Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Вопрос о том, кто несет расходы по ее оформлению и ведению, часто вызывает вопросы у как самих сотрудников, так и у работодателей. Согласно действующему законодательству РФ (Трудовой кодекс), все расходы, связанные с оформлением, выдачей и ведением трудовой книжки, полностью ложатся на работодателя.

Ключевые принципы финансирования

Законодательство четко разделяет ответственность:

• Работодатель (организация или ИП) обязан бесплатно:
  • Оформить трудовую книжку при приеме на работу (впервые или при отсутствии документа).
  • Внести в нее все необходимые записи (прием, увольнение, переводы, награждения).
  • Обеспечить хранение бланков (для бумажного варианта) и корректную передачу данных в Социальный фонд России (СФР) для электронной формы.
  • Выдать дубликат в случае утери или порчи.
• Работник не должен нести никаких финансовых затрат. Любые требования оплаты за оформление, внесение записей или выдачу дубликата являются нарушением ТК РФ.

Электронная vs. Бумажная трудовая книжка: кто и что оплачивает?

С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 2021 года для вновь принимаемых на работу, ранее не имевших трудовой книжки, оформление происходит только в электронной форме. Остальные работники могут выбрать формат по своему заявлению.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Это цифровая запись в базе данных Социального фонда России (СФР). Физический документ не выдается.

• Что оплачивает работодатель:
  • Технические средства и связь для передачи данных в СФР (это входит в общие расходы на деятельность организации).
  • Работу кадровика или бухгалтера по формированию и отправке Сведений о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) в СФР после каждого события (прием, увольнение).
  • Никаких бланков или бумаг не закупается.
• Что получает работник:
  • Доступ к своей ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или через работодателя.
  • Возможность получить выписку из ЭТК (она может быть нужна для банка, визы и т.д.). Работодатель обязан предоставить такую выписку по первому требованию бесплатно.

Бумажная трудовая книжка

Классический формат в установленной государством форме.

• Что оплачивает работодатель:
  • Покупку бланка трудовой книжки у официальных поставщиков (типография, утвержденная Минтрудом). Стоимость бланка — расходы работодателя.
  • Оформление (заполнение ьного листа, внесение записей).
  • Хранение книги (если она находится у работодателя) или выдачу ее работнику (если он хранит сам).
  • Оформление и выдачу дубликата при утере/порче.
• Важный нюанс: Если работник уже имеет свою бумажную книжку (например, с предыдущего места работы), он вправе предъявить ее новому работодателю. В этом случае работодатель не покупает новый бланк, а лишь вносит в уже имеющийся документ записи о новой работе. Затрат на это нет.

Ответственность за хранение и учет

Работодатель обязан вести строгий учет:

1. Книгу учета движения трудовых книжек (если используются бумажные).
2. Книгу учета бланков трудовых книжек (для бумажных).

Эти книги ведут на бумажном носителе. Их ведение, тоже обязанность и расход работодателя.

Частые вопросы и ответы

Может ли работодатель потребовать оплаты за оформление?

Нет, не может. Любая такая практика прямо нарушает ст. 66 и 66.1 ТК РФ. Работник вправе отказаться от подобных требований и обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд.

Кто оплачивает дубликат трудовой книжки?

Работодатель. Если книжка утеряна или испорчена, по заявлению работника работодатель обязан оформить дубликат за свой счет. Для электронной формы дубликат не выдается, но работник в любой момент может получить официальную выписку из СФР.

Что, если работник хочет перейти с бумажной на электронную форму?

Работник подает заявление работодателю. После этого работодатель прекращает вести бумажную книжку и начинает передавать все сведения о трудовой деятельности этого сотрудника в СФР (формы ЕФС-1). Переход инициируется работником, но технически и финансово обеспечивается работодателем.

А что с работниками, принятыми до 2021 года?

Они сохранили право на бумажную книжку, если уже имели ее. Но они также могут в любой момент написать заявление о переходе на электронную форму. Если заявления нет, работодатель продолжает вести бумажный документ (или электронный, если так решил сам работодатель, но с учетом права работника на бумажный носитель).

Работнику не нужно платить ни за сам бланк, ни за внесение записей, ни за дубликат, ни за доступ к информации в электронном виде. Трудовая книжка (в любой форме), это бесплатный и гарантированный законом документ, который работодатель обязан вести и предоставлять.

Если вас заставляют оплачивать какие-либо процедуры с трудовой книжкой — это прямое нарушение. Обращайтесь в Госинспекцию труда или консультируйтесь с юристом.

Источники информации: Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1), разъяснения Минтруда России, информация о деятельности Социального фонда России (СФР).

Дата актуальности информации: май 2026 года. Законодательство может меняться, уточняйте детали на официальных ресурсах.