С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что учет трудового стажа теперь преимущественно ведется в цифровом формате, а все изменения в штате необходимо отражать в подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1, которая отправляется в Социальный фонд России (СФР).
Но кто именно должен выполнять эту работу внутри компании? Кто несет ответственность за корректность данных: отдел кадров или бухгалтерия? Давайте разберем этот вопрос подробно.
Что говорит законодательство?
С точки зрения закона, обязанность ведения трудовой книжки — как бумажной, так и электронной, лежит на работодателе. Работодатель, в свою очередь, самостоятельно определяет, кто именно будет выполнять эти функции внутри организации.
В крупных и средних компаниях чаще всего эта задача делегируется:
- Специалисту кадрового обеспечения (отделу кадров);
- Бухгалтеру (бухгалтерии);
- Руководителю организации или ИП (если штат небольшой и нет выделенных специалистов).
Таким образом, строгих законодательных рамок, заставляющих передать эту функцию исключительно в ведение той или иной службы, не существует. Решение закрепляется внутренними нормативными актами компании: приказом, положением о структурных подразделениях или должностными инструкциями.
Роль отдела кадров
Исторически и логически ведение трудовых книжек — это зона ответственности кадровиков. Именно они:
- Заключают трудовые договоры;
- Оформляют прием, перевод и увольнение сотрудников;
- Владеют первичной информацией о кадровых мероприятиях;
- Принимают от работников заявления о выборе формата трудовой книжки (бумажной или электронной).
Как подтверждает практика, с заявлением о переходе на ЭТК сотрудник обращается именно в отдел кадров. Кадровик фиксирует дату перехода и формирует данные для отправки в СФР. В крупных компаниях именно кадровики заполняют подраздел 1.1 формы ЕФС-1, так как они являются источником первичной информации о трудовой деятельности.
Роль бухгалтерии
Почему же часто можно услышать, что электронными трудовыми книжками занимаются бухгалтеры? Ответ кроется в отчетности.
Форма ЕФС-1 объединила в себе сведения о трудовой деятельности (ранее СЗВ-ТД) и расчеты по страховым взносам. Поскольку именно бухгалтеры сдают основную отчетность в СФР и налоговые органы, во многих организациях (особенно небольших) обязанность по отправке сведений об ЭТК также легла на их плечи.
В малом бизнесе, где отдельный кадровик отсутствует, бухгалтер выполняет функции специалиста по кадровому обеспечению: он и заявление принимает, и отчет формирует, и в СФР отправляет. Поэтому в некоторых источниках ЭТК даже называют «форматом отчета, который бухгалтеры обязаны подавать».
Особые случаи: директор и малый бизнес
Если компания совсем небольшая, и в штате нет ни кадровика, ни бухгалтера (или они работают на аутсорсе), вести трудовые книжки может сам директор. В этом случае руководитель берет на себя ответственность за своевременную подачу сведений в СФР. Это же правило касается индивидуальных предпринимателей.
Как грамотно распределить обязанности?
Чтобы избежать путаницы, штрафов за несвоевременную сдачу отчетности и дублирования работы, в организации должен быть четко прописан порядок работы с ЭТК. Оптимальная схема распределения зон ответственности выглядит так:
Если функции разделены (есть и кадры, и бухгалтерия):
- Отдел кадров отвечает за сбор заявлений, фиксацию кадровых мероприятий (прием, увольнение, перевод) и заполнение данных в подразделе 1.1 формы ЕФС-1.
- Бухгалтерия отвечает за отправку сводного отчета ЕФС-1 в СФР через операторов электронного документооборота (например, Контур.Экстерн или СБИС) и контроль квитанций о приеме.
Если функции не разделены (малый бизнес):
- Все действия — от приема заявления до отправки отчета в СФР — выполняет один уполномоченный сотрудник (бухгалтер или руководитель).
Практический алгоритм работы с ЭТК
Независимо от того, кто именно в вашей организации ведет электронные трудовые книжки, процесс работы с ними включает несколько стандартных шагов:
- Получение заявления. При приеме на работу или при переходе на ЭТК уже работающего сотрудника, он пишет заявление.
- Внесение данных. Уполномоченный сотрудник заполняет данные о застрахованном лице и кадровом мероприятии. Например, в системе Контур.Экстерн для этого нужно выбрать сотрудника из справочника, нажать на его ФИО, в блоке «Заявления» выбрать «О представлении сведений о трудовой деятельности (в электронном виде)» и указать дату перехода на ЭТК.
- Формирование отчета. Данные вносятся в подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1.
- Отправка в СФР. Сведения можно отправить вместе с другими кадровыми мероприятиями или отдельным пакетом.
Важные нюансы, о которых нужно помнить
- Сроки сдачи: Сведения о приеме на работу или увольнении должны быть переданы в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
- Бумажная книжка: Если сотрудник перешел на ЭТК, бумажную трудовую книжку ему выдают на руки. С этого момента отдел кадров или бухгалтерия больше не несут ответственности за ведение бумажного документа.
- Исправление ошибок: Если работник самостоятельно обнаружил неточность в своей ЭТК, он должен обратиться в отдел кадров по месту работы. Уполномоченный сотрудник обязан подать в СФР корректирующие сведения.