Вопрос о том, кто отвечает за приобретение трудовой книжки, часто вызывает недоразумения. В России трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. С переходом на электронный формат (ЭТК) ситуация изменилась, но принципы остаются прежними. Ниже разберёмся, кто именно должен обеспечивать наличие трудовой книжки, какие обязанности закреплены в законодательстве и как это реализуется на практике.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, заработная плата, причины увольнения и т.д. До 2021 года трудовая книжка была исключительно бумажной, но с 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК).

• Бумажная трудовая книжка хранится в социальном фонде.
• Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог, который автоматически обновляется из базы данных Фонда социального страхования.

Законодательные основы

Обязанности по оформлению трудовой книжки закреплены в Трудовом кодексе Российской Федерации (ст. 112) и в Постановлении Правительства РФ № 1200 от 29 ноября 2020 г. о порядке перехода на ЭТК.

1. Работодатель обязан выдать трудовую книжку при приёме на работу.
2. Работник обязан заполнить и подписать записи в трудовой книжке.
3. При увольнении работодатель обязан выдать справку о трудовой деятельности.

Кто покупает трудовую книжку?

Вопрос «покупает» в буквальном смысле не имеет места в российской системе. Трудовая книжка – это государственный документ, выдаваемый работодателем. Однако в практическом смысле можно выделить два этапа:

• Покупка бумажной трудовой книжки – это действие работодателя, который заказывает экземпляр в Фонде социального страхования. Стоимость обычно включена в расходы на персонал.
• В случае электронной трудовой книжки – работодатель не «покупает» отдельный документ, а регистрирует работника в системе ЭТК, после чего данные автоматически попадают в электронный реестр.

Таким образом, ответственность за наличие трудовой книжки лежит на работодателе. Работник лишь подписывает и подтверждает правильность записей.

Практический процесс оформления

Приём на работу (бумажная книжка)

1. Работодатель заказывает новую трудовую книжку в Фонде социального страхования.
2. Получает экземпляр и передаёт работнику;
3. Работник заполняет данные о себе (ФИО, СНИЛС, дата рождения) и подписывает.
4. Работодатель вносит запись о приёме на работу.

Приём на работу (ЭТК)

1. Работодатель регистрирует работника в системе ЭТК через портал Фонда социального страхования.
2. В системе автоматически создаётся электронная трудовая книжка.
3. Работник получает доступ к своим данным через личный кабинет.
4. Все изменения (увольнение, перевод, повышение) фиксируются автоматически.

Увольнение

1. Работодатель оформляет справку о трудовой деятельности.
2. Для бумажной книжки – выдает справку и закрывает запись.
3. Для ЭТК – данные автоматически обновляются в реестре.

Почему важно, чтобы работодатель оформлял трудовую книжку?

• Трудовая книжка – доказательство трудового стажа, необходимое при оформлении пенсии, получения льгот и т.д.
• Нарушения в оформлении могут привести к потерям для работника (отсутствие стажа, штрафы).
• Работодатель несёт юридическую ответственность за правильность записей.

Что делать, если трудовая книжка не оформлена?

Если работник обнаружил, что трудовая книжка не была выдана, он должен:

1. Обратиться к работодателю с письменным запросом.
2. Если ответ не удовлетворительный, подать жалобу в Фонд социального страхования.
3. В случае отказа работодателя можно обратиться в суд, где будет доказано, что работник был приёман на работу.

Вопрос о том, кто должен «покупать» трудовую книжку, решается тем, что обязанность за её наличие и правильность оформления лежит на работодателе. Работник лишь подтверждает данные и подписывает записи. С переходом на электронный формат эти обязанности сохраняются, но теперь они реализуются через цифровую систему ЭТК, где данные автоматически обновляются.

Таким образом, ответ прост: работодатель отвечает за приобретение и оформление трудовой книжки, а работник – за её правильное заполнение и подпись.