Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Вопрос о том, кто именно несёт ответственность за её ведение, хранение и своевременное внесение записей, регулируется Трудовым кодексом РФ, а также нормативными актами Минтруда и Пенсионного фонда. Ниже подробно рассмотрены все стороны, участвующие в этом процессе.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести и хранить трудовую книжку каждого сотрудника.
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – детализирует обязанности работодателя и уполномоченных лиц.
- Федеральный закон «О страховых пенсиях» – устанавливает требования к записям о стаже, влияющим на пенсионные выплаты.
Основные ответственные лица
Работодатель (организация или индивидуальный предприниматель)
Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель является главным ответственным за:
- приём на работу и выдачу трудовой книжки (или электронного аналога) новому сотруднику;
- внесение всех обязательных записей о приёме, переводе, увольнении, награждениях и иных трудовых действиях;
- обеспечение сохранности документа в течение всего периода трудовой деятельности и после увольнения (хранение не менее 50 лет).
Специалист по кадрам (HR‑менеджер, кадровик)
На практике непосредственное ведение трудовой книжки возлагается на уполномоченное лицо кадровой службы. Его обязанности включают:
- проверку правильности оформления записей (дата, наименование организации, должность, основание – приказ или трудовой договор);
- подписание записей уполномоченным представителем работодателя (директор, его заместитель или уполномоченное лицо);
- контроль за своевременным внесением изменений (например, после перевода или увольнения);
- хранение книжек в условиях, исключающих повреждение, утрату или несанкционированный доступ.
Работник
Хотя основная ответственность лежит на работодателе, работник также несёт определённые обязательства:
- предъявлять трудовую книжку при приёме на новую работу;
- проверять correctness внесённых записей и своевременно сообщать о неточностях;
- сохранять документ в надлежащем виде (не допускать повреждений, не передавать третьим лицам без согласия работодателя).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года введён обязательный переход на электронный формат ведения трудовых книжек. Ответственность за ЭТК распределяется следующим образом:
Работодатель
- обеспечивает доступ сотрудников к их электронным трудовым книжкам через личный кабинет на портале «Работа в России» или иную утверждённую систему;
- вносит все необходимые сведения в электронный формат в течение пяти рабочих дней с момента события (приём, перевод, увольнение и т.д.);
- обеспечивает защиту персональных данных и integrity информации.
Специалист по кадрам
- осуществляет ввод данных в электронную систему, проверяет их соответствие бумажным аналогам (если таковые велись ранее) и законодательным требованиям;
- контролирует своевременность обновлений и исправление ошибок.
Работник
- может в любой момент ознакомиться со своей ЭТК, выписать нужные сведения для подачи в Пенсионный фонд, соцзащиту или при приёме на новую работу;
- обязан сообщать работодателю о неточностях в электронной записи.
Ответственность за нарушения
Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечёт административную ответственность:
- ст. 5.27 КоАП РФ – штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб. для организаций;
- в случае утери или порчи документа по вине работодателя – возмещение ущерба работнику и возможное восстановление трудовой книжки через архивные органы.
Практический алгоритм действий при приёме на работу
- Проверка наличия трудовой книжки (или подтверждение отсутствия у newly hired сотрудника).
- Внесение записи о приёме:
- дата приёма;
- полное наименование организации;
- должность, отдел, структурное подразделение;
- основание – номер и дата приказа о приёме.
- Подпись и печать уполномоченного лица (директор или его заместитель) и специалиста по кадрам.
- Передача документа сотруднику (или подтверждение получения электронной выписки).
- Хранение в личном деле сотрудника с обеспечением условий конфиденциальности и сохранности.
Ответственность за трудовую книжку распределяется между работодателем (как главным гарантом ведения и хранения), кадровой службой (осуществляющей непосредственное внесение и контроль записей) и работником (который должен проверять correctness и сохранять документ). При переходе на электронный формат основные функции сохраняются, но добавляются требования по обеспечению доступа, защиты данных и своевременного обновления информации в электронной системе.
Соблюдение этих правил не только защищает права работника на подтверждение стажа и получение социальных выплат, но и помогает избежать штрафов и репутационных рисков для организации.