Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все изменения в трудовой деятельности сотрудника. Её ведение регулируется Трудовым кодексом РФ и требованиями Федеральной службы по труду и занятости. Но кто непосредственно отвечает за заполнение этой важной бумаги?

Основные участники процесса

Работодатель (работодательский отдел кадров)

Работодатель не заполняет книжку самостоятельно, а обеспечивает условия и инструкции для её оформления. Основные функции работодателя:

• Обеспечение наличия формы трудовой книжки (бумажной или электронной).
• Утверждение формы и содержания записей.
• Контроль своевременного внесения сведений.
• Хранение и защита данных, в т.ч. при переходе на электронный формат.

Сотрудник

Сотрудник – главный инициатор внесения сведений в свою трудовую книжку. Он обязан:

• Своевременно предоставлять работодателю необходимые документы (трудовой договор, приказы об увольнении, приказы о переводе и т.д.).
• Проверять правильность внесённых данных.
• Подписывать соответствующие записи.

Представитель профсоюза (при наличии)

В случае профсоюзного участия представитель может:

• Ознакомить сотрудника с требованиями к оформлению трудовой книжки.
• Консультировать по вопросам правовой оценки записей.
• Обеспечить соблюдение интересов работников при внесении изменений.

Нотариус (в особых случаях)

Нотариальное заверение требуется, когда в книжку вносятся сведения, требующие официального подтверждения (например, сведения о расторжении трудового договора по соглашению сторон).

Этапы заполнения трудовой книжки

1. Приём на работу. При заключении трудового договора в книжку вносятся сведения о начале работы, месте и должности.
2. Переводы и изменения условий. При изменении места работы, должности или условий труда в книжку вносяться соответствующие записи.
3. Увольнение. При прекращении трудовых отношений в книжку вносятся сведения об увольнении, дата и причина.
4. Служебные документы. При выдаче приказов, дипломов, сертификатов – в книжку вносятся сведения о достижениях и квалификации.

Кто отвечает за содержание и точность записей?

Точность и законность записей лежат на плечах кадрового специалиста. Он:

• Составляет шаблоны записей, соответствующие требованиям Трудового кодекса.
• Контролирует соответствие вносимых данных официальным документам.
• Обеспечивает подпись сотрудника и, при необходимости, работодателя.
• Ведёт журнал учёта всех внесённых изменений.

Электронные и бумажные формы

С 2020‑го года в России допускается использование электронной трудовой книжки. При этом:

• Заполнение осуществляется в специализированных HR‑системах.
• Сотрудник получает уведомление о необходимости подтвердить ввод данных.
• Работодатель обеспечивает защиту персональных данных в соответствии с ФЗ‑152.

При использовании бумажной формы процесс остаётся прежним, однако все подписи и печати должны быть оригинальными.

Частые ошибки и как их избежать

• Недостаточное оформление переначислений. Внесите сведения о заработной плате только после их официального подтверждения.
• Отсутствие подписи сотрудника. Без подписи запись считается недействительной.
• Запоминание неверных дат. Проверяйте даты начала работы, увольнения и переводов.
• Неучёт дополнительных соглашений. При заключении соглашений о частичной занятости или удалённой работе отразите их в книжке.

Краткое резюме

Правильное и своевременное заполнение трудовой книжки – гарантия юридической защиты как работодателя, так и сотрудника, а также ключ к корректной работе с пенсионными и социальными выплатами.