Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Она содержит сведения о месте работы, должности, наградах, увольнениях и других значимых событиях карьеры. В 2026 году в России действуют две формы трудовой книжки: бумажная и электронная (ЭТК). Но вопрос, кто именно оплачивает её оформление, остаётся актуальным для многих сотрудников и работодателей. Давайте разберёмся подробно, кто и за что платит, на основании действующего законодательства РФ.

Кто обязан оформлять трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся ИП) обязан вести трудовые книжки на каждого принятого на работу сотрудника. Это означает, что:

• Организации, ООО, АО и другие юридические лица, обязаны оформлять и вести трудовые книжки за счёт своих средств.
• Индивидуальные предприниматели (ИП) — также обязаны оформлять трудовые книжки своим сотрудникам.
• Физические лица, не являющиеся ИП (например, частный няня, репетитор, домашний мастер), — не обязаны вести трудовые книжки, если они не зарегистрированы как ИП.

Кто платит за первую трудовую книжку при первоначальном трудоустройстве?

Работодатель полностью оплачивает первую трудовую книжку, если работник принимается на работу впервые.

Согласно пункту 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику в присутствии работника не позднее одной недели со дня его приема на работу.

При этом:

• Бланк трудовой книжки приобретается работодателем за счёт собственных средств.
• Ни в коем случае работодатель не вправе переложить эту обязанность на сотрудника, запрещено требовать от работника оплаты за первую трудовую книжку.
• Даже если работник ранее не работал и не имел трудовой книжки — это не основание для взыскания с него денег.

Также подтверждение этого правила содержится на образовательной платформе Курс от Альфа-Банка: «Первое трудоустройство. Работодатель оформляет сотруднику новую книжку и оплачивает бланк».

Кто платит за вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который выдаётся, когда основная книжка заполнена. Он прикрепляется к основной книжке и имеет такую же юридическую силу.

Согласно пункту 47 Правил ведения трудовых книжек:

• Если вкладыш выдаётся в связи с заполнением основной книжки — то его стоимость оплачивает работодатель.
• Если вкладыш выдаётся по вине работника (например, книжка утеряна или испорчена по его небрежности) — тогда стоимость вкладыша может быть возмещена работодателю за счёт работника;

Важно: работодатель не может просто так удержать деньги за вкладыш. Он должен:

1. Доказать, что утрата или порча произошли по вине работника (например, через акт о повреждении или заявление работника об утрате).
2. Получить письменное согласие работника на удержание.
3. Удержать сумму не более чем 20% от заработной платы за один расчётный период (согласно ст. 138 ТК РФ).

Кто платит за дубликат трудовой книжки?

Если трудовая книжка утеряна, повреждена или уничтожена, работник имеет право получить дубликат.

Правила следующие:

• Если утрата произошла по вине работника (например, он потерял книжку, испортил её, не сохранил), работник оплачивает стоимость дубликата.
• Если утрата произошла по вине работодателя (например, книжка была утеряна в офисе, сгорела при пожаре, украдена из архива) — работодатель обязан оформить и оплатить дубликат бесплатно.

При этом работодатель не вправе требовать оплату за дубликат, если работник не виновен в утрате. Любое удержание без согласия работника и без оснований — нарушение трудового законодательства.

Может ли работник сам купить трудовую книжку?

Согласно пункту 47 Правил ведения трудовых книжек, работник может приобрести бланк трудовой книжки самостоятельно — но только при условии, что:

• Он предоставит его работодателю для оформления.
• Работодатель обязан принять такой бланк, если он соответствует установленному образцу (с серийным номером, водяными знаками и т.д.).
• Работодатель не вправе требовать от работника оплаты за бланк, если он сам обязан его оформить.

Однако, если работник сам купил книжку и передал её работодателю, то работодатель может возместить ему расходы — но это не обязанность, а добровольное решение. В этом случае работодатель может вернуть деньги при выдаче книжки или включить сумму в зарплату.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): кто платит?

С 2020 года в России появилась возможность вести трудовую книжку в электронном виде. ЭТК, это цифровой аналог бумажной книжки, хранящийся в системе Пенсионного фонда РФ.

Особенности ЭТК:

• Нет никаких расходов на бланки, печать, хранение — всё бесплатно для работника и работодателя.
• Работодатель передаёт сведения о трудовой деятельности в ПФР через электронный отчёт (формат СЗВ-ТД).
• Работник может выбрать: оставить бумажную книжку или перейти на ЭТК — только по его письменному заявлению.
• Если работник подал заявление на переход на ЭТК — работодатель не вправе требовать оплату за этот переход.

Электронная трудовая книжка — это бесплатный сервис государства. Ни работодатель, ни работник не платят за её ведение. Все расходы на IT-инфраструктуру несёт государство.

Что делать, если работодатель требует оплату за трудовую книжку?

Если работодатель требует от вас оплатить:

• Первую трудовую книжку при трудоустройстве,
• Вкладыш при заполнении,
• Дубликат при утрате, если вы не виноваты,

— это нарушение Трудового кодекса РФ.

Ваши действия:

1. Попросите работодателя предоставить письменное обоснование требования (например, приказ или внутренний регламент).
2. Сохраните все квитанции об оплате, если деньги уже были перечислены.
3. Напишите жалобу в Государственную инспекцию труда (Роструд) или в прокуратуру.
4. Обратитесь в суд с требованием вернуть удержанные средства и компенсировать моральный вред.

Согласно статье 236 ТК РФ, за задержку выплаты заработной платы или незаконные удержания работодатель обязан выплатить проценты за каждый день просрочки.

Важно помнить:

• Работодатель не вправе требовать оплату за первую трудовую книжку, это прямое нарушение закона.
• Электронная трудовая книжка, бесплатна и удобна. Переход на неё — только по вашему желанию.
• Никакие удержания за книжку без вашего письменного согласия, незаконны.
• Если вы столкнулись с незаконными требованиями — защищайте свои права. Обратитесь в Роструд или к юристу.

Трудовая книжка — это не просто бумага. Это ваша профессиональная биография. И она должна быть оформлена бесплатно, законно и честно. Помните: ваш труд — не товар, а право. И государство гарантирует его защиту.

Сохраняйте все документы, не бойтесь требовать соблюдения закона — и ваша карьера будет надёжно защищена.