Вопрос о том, имеет ли право будущий работодатель проверять сведения из трудовой книжки (бумажной или электронной), волнует многих соискателей. Ответ зависит от законодательства РФ, практики работодателей и особенностей электронного документооборота. В этой статье мы разберём:

• Какие правовые нормы регулируют проверку трудовой книжки;
• Различия между бумажной и электронной формой;
• Какие сведения работодатель может запросить и как они проверяются;
• Какие ограничения существуют у работодателя;
• Что делать соискателю, чтобы подготовиться к проверке.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие вопросы трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66.1 «Трудовая книжка», статья 67 «Ведение трудовой книжки», статья 68 «Выдача трудовой книжки».
2. Приказ Минтруда России от № 738н «Об утверждении Положения о введении в действие электронных трудовых книжек».
3. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании» (пункт о проверке страховых взносов).

Согласно статье 66.1 ТК РФ работник имеет право запросить у работодателя сведения о своей трудовой деятельности. При этом работодатель может получить сведения только от самого работника (см. пример из ФОРУС: «Если работник отказывается предоставить бумажную трудовую книжку, работодатель не может самостоятельно проверить её содержание»).

Что именно может запросить работодатель?

Работодатель, принимая на работу, обычно запрашивает:

• копию (или оригинал) трудовой книжки;
• выписку из электронной трудовой книжки, полученную через портал Госуслуги или ПФР;
• справку из ПФР о страховом стаже (для подтверждения отчислений).

Эти документы позволяют убедиться в:

• наличии стажа, необходимого для выполнения должностных обязанностей;
• отсутствии записей о дисциплинарных проступках (прогулы, увольнение по инициативе работодателя и т.п.);
• правильности указанных дат начала и окончания предыдущих мест работы.

Бумажная vs электронная трудовая книжка

Бумажная трудовая книжка

Традиционный документ, который работник хранит у себя. Приём на работу обычно подразумевает:

• показ оригинала работодателю;
• выписку (копию) для архива компании.

Работодатель может самостоятельно проверить подлинность записей, сравнив их с оригиналом. Однако, как отмечает КонсультантПлюс, трудовое законодательство не обязывает работодателя проверять подлинность документов – это остаётся на усмотрение компании.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК хранится в единой государственной системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК); Доступ к ней имеет только работник и уполномоченные органы. Поэтому:

• Работодатель не может напрямую зайти в ЭТК и посмотреть записи;
• Работник обязан предоставить выписку из ЭТК (скачать её через Госуслуги или ПФР и передать работодателю);
• Если выписка содержит ошибки, работник может потребовать их исправления в системе, а работодатель – запросить обновлённый документ.

Пример из практики: «Если ведётся электронная трудовая книжка, онлайн проверить записи в ней наниматель не может, поэтому работник при необходимости сам получает выписку из электронной формы и передает её работодателю» (Современный предприниматель, 2021).

Ограничения и обязанности работодателя

• Запрет на принудительное изъятие оригинала. Работодатель может потребовать копию, но оригинал должен оставаться у работника.
• Соблюдение конфиденциальности. Информация из трудовой книжки относится к персональным данным (ФЗ‑152 «О персональных данных»). Работодатель обязан хранить её в тайне и использовать только в целях трудоустройства.
• Отсутствие обязательства проверять подлинность. Как указано в КонсультантПлюс, проверка подлинности не является обязательной, но может быть частью внутренней политики компании.
• Сроки предоставления. По статье 66.1 ТК РФ работодатель обязан выдать трудовую книжку (или её копию) работнику в течение трёх рабочих дней после подачи заявления.

Как подготовиться соискателю?

1. Проверьте актуальность записей. Войдите в личный кабинет ПФР или на портал Госуслуги и скачайте выписку из ЭТК. Убедитесь, что даты и названия организаций совпадают с вашими документами.
2. Сделайте копию трудовой книжки. Если у вас бумажная книжка, сделайте заверенную копию (можно в нотариате) – это ускорит процесс приёмки.
3. Подготовьте справку из ПФР. Справка о страховом стаже часто запрашивается в дополнение к трудовой книжке.
4. Уточните у работодателя форму предоставления. Некоторые компании принимают только электронные выписки, другие – оригиналы.
5. Обратите внимание на записи о «прогуле» и «увольнении по инициативе работника». Если такие записи есть, будьте готовы объяснить обстоятельства.

Практические советы для работодателя

• Включите в вакансию требование о предоставлении выписки из ЭТК и/или копии бумажной трудовой книжки.
• Разработайте внутренний регламент проверки документов: кто отвечает, какие сроки, как хранить полученные копии.
• Используйте сервисы 1С‑Отчетность или Астрал Отчет 5.0 для контроля правильности передачи данных в СФР (см. информацию о проверке электронных трудовых книжек).
• Соблюдайте закон о персональных данных: храните копии в защищённом виде, ограничьте доступ только уполномоченным лицам.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли работодателю самостоятельно проверить электронную трудовую книжку?

Нет. Доступ к ЭТК имеет только работник и уполномоченные государственные органы. Работодатель может получить только выписку, предоставленную работником.

Что делать, если в трудовой книжке есть запись об увольнении по инициативе работника?

Запись не считается «дискриминационным» фактором, если она не противоречит требованиям должности. Лучше заранее подготовить объяснение (например, сокращение, переезд, изменение карьерных планов).

Обязан ли работодатель проверять подлинность копии трудовой книжки?

Закон не обязывает, но многие компании проводят проверку через ПФР или запросы в СФР, чтобы убедиться в достоверности данных.

Можно ли отказать в приёме на работу из‑за отсутствия трудовой книжки?

Трудовой кодекс не позволяет отказывать в приёме только из‑за отсутствия трудовой книжки, однако работодатель может потребовать подтверждающие документы (справку из ПФР, выписку из ЭТК).

Работодатель имеет законное право запросить сведения о трудовой деятельности соискателя, но:

• Он может проверять только те документы, которые предоставил сам работник;
• Для бумажной трудовой книжки возможна проверка оригинала и копии;
• Для электронной трудовой книжки требуется выписка, полученная работником через Госуслуги или ПФР;
• Все действия должны соответствовать требованиям о защите персональных данных.

Подготовка к проверке – совместная ответственность: соискатель обеспечивает актуальность и полноту документов, а работодатель формирует прозрачные процедуры их получения и обработки.

Дата публикации: