В 2026 году институт трудовых книжек в России претерпел окончательную трансформацию. Вопрос «кто платит за трудовую книжку» сегодня имеет однозначный ответ‚ но требует понимания различий между бумажным и электронным форматами‚ а также правил перехода между ними.
Кто оплачивает бланк трудовой книжки?
Согласно действующему законодательству и сложившейся практике‚ расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним несет работодатель.
Это фундаментальное правило‚ которое действует независимо от того‚ когда сотрудник был принят на работу:
- Первичное оформление: Если работник поступает на работу впервые‚ работодатель обязан бесплатно обеспечить его бланком трудовой книжки.
- Утеря или порча: В случае утери или порчи трудовой книжки по вине работодателя‚ новый бланк также предоставляется за счет организации.
- Запрет на удержание: Работодатель не имеет права требовать от сотрудника компенсации стоимости бланка или удерживать эти средства из заработной платы.
> Важно: С 2025 года‚ когда переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) завершился‚ необходимость в покупке бумажных бланков для новых сотрудников отпала‚ так как для них сразу формируется электронный реестр. Бумажные бланки могут потребоваться лишь для восстановления записей о прошлом стаже или по заявлению сотрудников‚ сохранивших бумажный вариант.
Электронная трудовая книжка: бесплатно и доступно
К 2026 году все работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде.
Преимущества электронного формата:
Отсутствие стоимости для работника: Оформление‚ ведение и хранение электронной трудовой книжки (ЭТК) полностью бесплатно для сотрудника.
Доступность данных: Сотрудник может в любой момент получить выписку о своей трудовой деятельности (форма СТД-Р) у текущего работодателя или через портал Госуслуг/СФР.
Безопасность: Данные хранятся в единой базе Социального фонда России (СФР)‚ что исключает риск физической утери документа.
Как отмечают эксперты‚ как только работодатель подает форму сведений (ранее СЗВ-ТД‚ теперь часть ЕФС-1)‚ электронная трудовая книжка становится доступна для просмотра самому работнику. Никто другой‚ кроме собственника данных и уполномоченных органов‚ доступа к ней не имеет.
Правила выдачи и заверения документов
Несмотря на цифровизацию‚ бумажный документооборот в кадрах сохраняется для определенных ситуаций‚ и здесь важно соблюдать строгие правила заверения.
Выдача трудовой книжки при увольнении
В день увольнения (последний день работы) работодатель обязан:
- Внести запись об увольнении в трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде).
- Выдать трудовую книжку работнику на руки.
- Предоставить заверенную выписку из формы ЕФС-1 (раздел «Сведения о трудовой деятельности»)‚ которая заменяет бумажную книжку в цифровом пространстве.
Переход на электронный формат
Если сотрудник ранее вел бумажную трудовую и подал заявление о переходе на ЭТК:
В бумажную книжку вносится запись о подаче заявления о переходе на электронный формат (согласно ст. 66.1 ТК РФ).
Запись заверяется подписью работодателя (или ответственного лица) и печатью организации (при наличии).
После этого бумажная книжка выдается работнику на руки‚ и работодатель больше не ведет в ней записей.
Заверение копий
Копия трудовой книжки может потребоваться для оформления субсидий‚ пособий или при трудоустройстве на совместительство.
- Копия должна быть заверена работодателем.
- На каждой странице копии ставится надпись «Копия верна»‚ должность‚ подпись ответственного лица‚ дата и печать организации.
- В 2026 году актуально использование электронной подписи для заверения цифровых выписок.
Учет и хранение: обязанности работодателя
Даже в эпоху «цифры» работодатель обязан вести строгий учет бланков трудовых книжек‚ если они хранятся в организации (например‚ бланки строгой отчетности для восстановления стажа или старые книжки сотрудников‚ не перешедших на ЭТК).
Требования к учету:
- Книги учета: Должны вестись приходно-расходная книга по учету бланков и книга учета движения трудовых книжек.
- Оформление книг: Книги должны быть пронумерованы‚ прошнурованы‚ заверены подписью руководителя и скреплены сургучной печатью или опломбированы.
- Ответственность: За нарушение правил ведения‚ хранения и выдачи трудовых книжек работодатель несет материальную и административную ответственность.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Может ли работодатель потребовать деньги за заполнение трудовой книжки?
Ответ: Нет. Услуги по ведению и заполнению трудовой книжки входят в обязанности работодателя и оплачиваются им. Удержание средств за «заполнение» незаконно.
Вопрос: Что делать‚ если в электронной трудовой ошибка?
Ответ: Необходимо обратиться к работодателю‚ допустившему ошибку. Он обязан подать корректирующие сведения в СФР через форму ЕФС-1. Если работодатель ликвидирован‚ вопрос решается через архивы или суд.
Вопрос: Нужно ли хранить бумажную трудовую‚ если есть электронная?
Ответ: Если вы написали заявление о переходе на ЭТК‚ бумажную книжку вам выдадут на руки. Хранить ее рекомендуется как исторический документ‚ подтверждающий стаж до 2020 года (или до даты перехода)‚ но для новых записей она использоваться не будет.
В 2026 году принцип «трудовая книжка за счет работодателя» остается незыблемым. Будь то покупка редкого бумажного бланка для восстановления архивных данных или расходы на кадровое программное обеспечение для передачи данных в СФР — все финансовые обязательства лежат на организации. Для работника же трудовая книжка‚ особенно в электронном формате‚ остается бесплатным и защищенным документом‚ подтверждающим его профессиональный путь.