Вопрос о том, кто несет финансовые расходы на оформление и ведение трудовой книжки, остается одним из самых актуальных для работодателей и сотрудников. С учетом перехода на электронные форматы и сохранения бумажного документооборота для части работников, правила распределения затрат имеют свои нюансы. В данной статье мы подробно разберем, кто и в каких случаях оплачивает бланки, услуги по заполнению и хранение документов о стаже.

Основное правило: за чей счет покупается бланк?

Согласно действующему законодательству Российской Федерации, а именно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, расходы на приобретение бланков трудовой книжки и вкладышей к ней несет работодатель.

Это фундаментальное правило действует независимо от формы собственности организации (ООО, ИП, АО) и системы налогообложения. Работодатель закупает бланки у официальных распространителей за свой счет и учитывает их как материально-ответственные ценности.

Можно ли требовать деньги с сотрудника?

Нет, требовать с работника компенсацию стоимости бланка трудовой книжки незаконно. Даже если сотрудник принимается на работу впервые и для него нужно завести новую книжку, все расходы ложатся на плечи организации-работодателя.

• Запрет на удержание: Работодатель не имеет права удерживать стоимость бланка из заработной платы сотрудника, даже с его письменного согласия. Такие действия могут быть расценены как нарушение трудового законодательства.
• Первый работник: Если человек трудоустраивается впервые в жизни (или впервые после 2020 года, когда началась активная фаза перехода на ЭТК), работодатель обязан бесплатно предоставить ему бланк (бумажный, если выбран этот формат, или обеспечить формирование электронной записи).

Особенности расходов в эпоху электронных трудовых книжек (2026 год)

По состоянию на май 2026 года, в России уже несколько лет успешно функционирует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Информация о трудовой деятельности хранится в базе Социального фонда России (СФР). Как это влияет на расходы?

Для тех, кто выбрал электронную трудовую книжку

Если сотрудник принял решение вести трудовую книжку только в электронном виде (или был принят на работу впервые после 1 января 2020 года и не подал заявления о бумажном варианте):

• Расходы на покупку бумажного бланка отсутствуют.
• Работодатель несет расходы только на обеспечение технической возможности передачи данных в СФР (интернет, специализированное ПО для сдачи формы ЕФС-1).
• Государственные пошлины за внесение записей в электронную базу не взимаются ни с работодателя, ни с сотрудника.

Для тех, кто сохранил бумажную версию

Сотрудники, которые ранее работали и подали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, продолжают вести её параллельно с электронной. В этом случае:

• Если в бумажной книжке закончились страницы, работодатель обязан бесплатно выдать и вшить вкладыш. Стоимость вкладыша также полностью оплачивает организация.
• Если бумажная трудовая книжка утеряна или повреждена по вине работодателя, организация обязана выдать сотруднику новый бланк за свой счет и восстановить записи.

Кто платит за восстановление и дубликаты?

Ситуация с оплатой может измениться, если речь идет не о первичном заведении, а о восстановлении утраченного документа. Здесь важно установить виновника потери:

1. Утрата по вине работодателя: Если трудовая книжка потеряна или испорчена пока находилась в отделе кадров или у руководителя, организация обязана выдать работнику новый бланк бесплатно и восстановить все записи на основании имеющихся документов (приказов, справок).
2. Утрата по вине работника: Если сотрудник потерял свою трудовую книжку вне рабочего места (например, дома), он обращается к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. В этом случае сотрудник обязан приобрести новый бланк за свой счет и предоставить его работодателю для заполнения. Работодатель лишь вносит данные о стаже на основании подтверждающих документов.

Административные расходы и штрафы

Помимо стоимости самих бланков, работодатель несет расходы на организацию процесса учета:

• Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей.
• Обеспечение хранения книжек в условиях, исключающих их утрату (сейфы, запираемые шкафы).
• Оплата труда сотрудников кадрового отдела, занимающихся внесением записей.

Важно помнить: Неверное ведение трудовых книжек или отказ в их выдаче грозит работодателю штрафами. Согласно КоАП РФ, штрафы для юридических лиц могут достигать значительных сумм, что несопоставимо со стоимостью самого бланка.

Резюме: краткий справочник расходов

Для удобства сведем информацию в таблицу:

Таким образом, законодательство РФ в 2026 году четко защищает права работника: основной документ о стаже предоставляется за счет средств организации. Единственный случай, когда сотрудник тратит личные средства на трудовую книжку — это восстановление утраченного по его собственной небрежности документа.