Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Как подчеркивают эксперты, даже незначительные на первый взгляд неточности в этом документе могут привести к серьезным последствиям: отказу в назначении пенсии, ее отсрочке или существенному уменьшению размера выплат. Именно поэтому правильность ведения трудовой книжки критически важна.

Если с рядовыми сотрудниками ситуация более или менее понятна, записи делает работодатель в лице кадровика или самого руководителя, то с директором (генеральным директором, CEO) возникает логичный парадокс: директор — это главный исполнительный орган и единоличный представитель работодателя. Кто же делает запись ему? Разберемся в этом вопросе подробно.

Правовой статус руководителя

Согласно Трудовому кодексу РФ, руководитель организации — это такой же работник, с которым заключается трудовой договор. Разница заключается лишь в том, что от имени работодателя с ним подписывает договор представитель собственника (учредителя, акционера, участника ООО). Следовательно, все правила ведения трудовых книжек распространяются на директора в полной мере.

Кто уполномочен вносить записи?

Ответ на вопрос о том, кто подписывает трудовую книжку директора, зависит от нескольких факторов:

В компании есть кадровая служба

Самая распространенная ситуация. Если в штате организации есть специалист по кадрам, отдел кадров или бухгалтер, на которого возложены обязанности по ведению трудовых книжек, то именно этот сотрудник вносит все записи в трудовую книжку директора. Делается это на основании:

• Приказа о приеме на работу (увольнении) директора;
• Протокола общего собрания учредителей (акционеров) или решения единственного учредителя.

В графе «Наименование должности» указывается должность руководителя (например, «Генеральный директор»), а в графе «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек» кадровик ставит свою подпись.

В компании нет кадровика (микропредприятие)

Если организация небольшая и штатного кадровика нет, обязанности по ведению трудовых книжек обычно возлагаются на самого руководителя. В этом случае возникает ситуация, когда директор вносит записи самому себе.

Как это оформляется юридически?

1. Директор издает приказ: «Возложить на себя обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек».
2. На основании решения учредителей (о назначении директора) и собственного приказа (о возложении обязанностей) он вносит запись в свою трудовую книжку.
3. В графе «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек» директор ставит свою подпись и расшифровку (И.И. Иванов).

Это абсолютно законный порядок, подтвержденный судебной практикой и разъяснениями Роструда.

Назначение нового директора

Часто бывает так, что увольняющийся директор должен передать дела новому руководителю. Кто делает запись об увольнении уходящему директору?

Здесь работает простое правило: пока полномочия старого директора не прекращены, он имеет право вносить записи, в т.ч. и о своем увольнении. Либо эту запись может внести кадровый работник, если он остается в штате. Новый директор не имеет права подписывать трудовую книжку предыдущего руководителя в графе ответственного лица, так как на момент увольнения предшественника он еще не вступил в должность.

На основании каких документов вносятся записи?

Для рядового сотрудника достаточно приказа о приеме на работу. Для руководителя перечень документов шире, так как он назначается собственником бизнеса. Запись делается на основании:

• Решения единственного учредителя (если один собственник) или Протокола общего соббрания (если собственников несколько).
• Трудового договора, подписанного с обеих сторон.
• Приказа о приеме на работу (или об увольнении). Важно: приказ директор подписывает сам, если иное не предусмотрено уставом.

Типичные ошибки и их последствия

Как напоминают специалисты Социального фонда России и эксперты рынка, ошибки в трудовой книжке могут стоить дорого. К самым частым ошибкам при оформлении записей директору относятся:

1. Неверное указание должности. Если в Уставе компании должность называется «Генеральный директор», а в трудовой книжке написано просто «Директор», при ликвидации компании или проверке стажа могут возникнуть проблемы. Должность должна строго соответствовать учредительным документам.
2. Отсутствие ссылки на решение учредителей. В графе «Наименование документа» часто указывают только приказ, забывая упомянуть протокол/решение. Хотя по текущим правилам достаточно указать реквизиты приказа, надежнее дублировать данные решения собственников, чтобы избежать отказа в учете специального стажа.
3. Нарушение сроков. Запись о приеме на работу должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня приема на работу.

Что делать, если компания ликвидирована?

Бывает так, что организация уже прекратила свое существование, а в трудовой книжке руководителя обнаружена ошибка (например, неверно указана должность, или запись об увольнении внесена с нарушениями). Поскольку работодателя больше нет, исправить запись некому.

В таком случае бывшему руководителю необходимо:

• Обратиться в государственный архив, где хранятся документы ликвидированной организации.
• Получить архивную справку, подтверждающую факт работы в должности руководителя.
• С этой справкой обратиться в суд для установления факта работы в определенной должности, после чего внести изменения на основании решения суда.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С переходом на электронные трудовые книжки ситуация стала несколько проще. Данные о приеме и увольнении директора передаются работодателем в Социальный фонд России (СФР) в форме электронных отчетов (ЕФС-1). СФР автоматически учитывает этот специальный стаж при оформлении страховых пенсий. Тем не менее, если сотрудник (в т.ч. директор) не перешел полностью на ЭТК и оставил бумажный вариант, бумажная книжка продолжает вестись по всем строгим правилам.

Запись в трудовую книжку директору делает уполномоченное лицо: кадровик (если он есть в штате) или сам руководитель (если на него возложены функции по ведению трудовых книжек). Главное правило — строгое соблюдение должностных инструкций, соответствие должности Уставу и наличие корректных оснований (решения учредителей и приказы). Помните, что от точности этих записей напрямую зависит будущий размер пенсии и подтверждение стажа, поэтому халатность здесь недопустима.