Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж работника. Правильное оформление записей в ней имеет прямое юридическое значение как для сотрудника, так и для работодателя. Вопрос о том, кто именно подписывает трудовую книжку кадровика, часто возникает в кадровой практике, особенно при приёме на работу, переводе внутри организации и увольнении. Ниже представлен подробный разбор нормативных требований, практических нюансов и рекомендаций для специалистов по кадрам.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовых книжек), ст. 81 (увольнение).
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по ведению трудовых книжек» (в редакции, действующей на 2026 г.).
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей».
- Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (для электронных трудовых книжек).
Согласно пункту 2.2 Инструкции по ведению трудовых книжек, первая страница (ьный лист) трудовой книжки подписывается лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации. Все последующие записи (приём, перевод, увольнение, награждение и т.д.) также должны быть подписаны тем же уполномоченным лицом.
Кто может подписывать трудовую книжку?
Законодательство не привязывает подпись к конкретной должности, а определяет круг лиц, уполномоченных вести трудовые книжки. К ним относятся:
- Руководитель организации (директор, генеральный директор, ИП).
- Лицо, на которое возложена обязанность по ведению трудовых книжек (как правило, специалист отдела кадров – кадровик, инспектор по кадрам, руководитель отдела кадров).
- Уполномоченный сотрудник, получивший письменное распоряжение (или доверенность) от руководителя на подписание трудовых книжек.
Важно: подпись должна быть собственноручной (или электронной подписью, если речь идёт об электронной трудовой книжке). Печать организации ставится после подписи.
Подпись кадровика в своей трудовой книжке
Может ли кадровик подписать свою собственную трудовую книжку при приёме на работу или увольнении? Ответ зависит от того, кто именно уполномочен вести трудовые книжки в данной организации.
Ситуация 1: Кадровик – уполномоченное лицо
Если в штате есть должность «ответственный за ведение трудовых книжек» и она занята кадровиком, то он имеет право:
- подписывать ьный лист своей трудовой книжки при приёме на работу;
- вносить и подписывать записи о переводе, повышении, награждении;
- подписывать запись об увольнении (в этом случае подпись ставит либо сам руководитель, либо другое уполномоченное лицо, если кадровик увольняется).
- при приёме на работу подпись ставит уполномоченное лицо;
- при увольнении кадровика подпись ставит либо руководитель организации, либо новое лицо, назначенное руководителем на ведение трудовых книжек.
- Заполняются сведения о работнике (ФИО, дата рождения, профессия, специальность).
- Ставится дата приёма.
- Подпись ставит лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек (или его уполномоченный представитель).
- После подписи ставится печать организации.
- Указывается основание увольнения (например, «по собственному желанию», «в связи с ликвидацией организации» и т.д.).
- Ссылаются на соответствующую статью ТК РФ.
- Подпись ставит лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (или его заместитель по доверенности).
- Ставится печать организации.
- Уполномоченное лицо (кадровик или иной сотрудник) формирует электронный документ о приёме/увольнении.
- Документ подписывается УКЭП.
- Подписанный файл направляется в ПФР и хранится в личном кабинете работника на портале «Госуслуги».
- Признание записи недействительной (например, при оспаривании стажа в суде).
- Штрафы для организации по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение правил ведения трудовых книжек).
- Возможность требовать компенсации ущерба работником (например, при неправильном учёте стажа при назначении пенсии).
- Иметь при себе копию приказа о возложении обязанности по ведению трудовых книжек.
- Проверять наличие печати организации после каждой подписи.
- При переходе на электронный формат – обеспечить наличие действующей УКЭП у уполномоченного лица.
- Оформить внутренний регламент – закрепить в локальном нормативном акте (Положение об отделе кадров) кто именно уполномочен подписывать трудовые книжки.
- Хранить образцы подписей – для сравнения при проверке подлинности записей.
- Использовать шаблоны записей – чтобы не пропустить обязательные реквизиты (дата, основание, ссылка на статью ТК РФ).
- Контролировать сроки – запись в трудовую книжку должна быть внесена не позже трёх рабочих дней с даты события (приём, перевод, увольнение).
- При переходе на ЭТК – пройти обучение работе с УКЭП и обеспечить её своевременное обновление.
Ситуация 2: Кадровик не уполномочен
Если обязанность по ведению трудовых книжек возложена на другого сотрудника (например, старшего инспектора по кадрам или руководителя отдела кадров), то кадровик не может подписывать свою трудовую книжку. В этом случае:
Таким образом, ключевой момент – наличие официального распоряжения (приказа, доверенности) о возложении обязанности по ведению трудовых книжек на конкретное лицо.
Подпись при приёме на работу
При приёме сотрудника (в т.ч. кадровика) в трудовую книжку вносится запись о приёме. Согласно п. 3.1 Инструкции:
Если кадровик сам является уполномоченным лицом, он подписывает свою запись. Если нет – подпись ставит другое уполномоченное лицо.
Подпись при увольнении
При увольнении запись делается в соответствии со ст. 81 ТК РФ и п. 4.1 Инструкции:
В случае увольнения директора (или другого руководителя) подпись в трудовой книжке ставит уполномоченное лицо отдела кадров, а не сам увольняющийся руководитель. Это подтверждается разъяснениями Минтруда и практикой судов.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 г. при приёме на работу работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде через ПФР; Однако бумажная трудовая книжка всё ещё используется в ряде случаев (например, при работе у ИП, в некоторых отраслях).
Для ЭТК подпись заменяется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица. Процесс выглядит так:
Таким образом, в электронной среде роль «подписи» выполняет УКЭП, а не собственноручная подпись.
Ответственность за неправильную подпись
Нарушение порядка подписания трудовой книжки может повлечь:
Поэтому кадровику необходимо:
Практические рекомендации для кадровиков
Подпись в трудовой книжке кадровика ставит лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (или его уполномоченный представитель). Если кадровик сам занимает эту должность и имеет соответствующее распоряжение, он вправе подписывать свою трудовую книжку при приёме на работу и вносить другие записи. В случае отсутствия такого уполномочия подпись ставит другое лицо (руководитель организации или назначенный специалист).
Соблюдение порядка подписания, наличие печати (или УКЭП для электронного формата) и правильное оформление записей гарантируют юридическую значимость трудовой книжки и защищают интересы как работника, так и работодателя.
Статья актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ и официальных разъяснениях Минтруда России.