Ведение трудовых книжек — одна из важнейших обязанностей работодателя․ Однако в небольших компаниях, у индивидуальных предпринимателей или в организациях с минимальным штатом часто отсутствует выделенное кадровое подразделение․ В таких ситуациях возникает закономерный вопрос: кто имеет право подписывать трудовую книжку при приеме на работу и увольнении, если нет отдела кадров? Разберемся в этом подробно, опираясь на актуальные требования трудового законодательства․
Кто несет ответственность за трудовые книжки
Согласно законодательству, ответственность за организацию работы по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек всегда несет работодатель․ При этом отсутствие в штатном расписании должности инспектора по кадрам или целого кадрового отдела не освобождает его от этой обязанности․
Если в организации нет профильного специалиста, руководитель должен взять эту функцию на себя или делегировать ее другому сотруднику․ Варианты распределения обязанностей могут быть следующими:
- Руководитель организации — подписывает документы лично;
- Уполномоченное должностное лицо — сотрудник, назначенный приказом руководителя (бухгалтер, офис-менеджер, секретарь и т․д․);
- Индивидуальный предприниматель, ведет и подписывает трудовые книжки самостоятельно․
Порядок назначения ответственного лица
Если директор не хочет лично заниматься заполнением трудовых книжек, он обязан издать приказ о назначении лица, ответственного за ведение и выдачу трудовых книжек․ Этот документ является ключевым․
В приказе необходимо указать:
- ФИО и должность сотрудника, на которого возлагается ответственность;
- Перечень его обязанностей (ведение, хранение, учет, выдача бланков);
- Дату, с которой сотрудник приступает к выполнению этих обязанностей;
- Основание (например, «в связи с отсутствием в штатном расписании должности инспектора по кадрам»)․
С данным приказом назначенный сотрудник должен быть ознакомлен под подпись․ С этого момента именно он имеет законное право подписывать записи в трудовых книжках работников․
Особенности подписания и заверения записей
При увольнении работника (или в иных случаях внесения записей) важно правильно заверить информацию․ Здесь действуют строгие правила:
Кто ставит подпись
Все записи о работе, наградах и поощрениях должны быть заверены подписью:
- Работодателя (руководителя организации или ИП);
- Или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (того самого сотрудника, назначенного приказом)․
Специалист по кадрам (если он есть) имеет право ставить свою подпись только в том случае, если он назначен ответственным приказом руководителя․ Инспектор по кадрам не может подписывать документы от своего лица без соответствующих полномочий․
Какая печать ставится
Роструд неоднократно разъяснял этот вопрос․ Записи в трудовой книжке заверяются печатью организации (работодателя)․ Использовать печать отдела кадров для заверения подписи при увольнении недопустимо․ Печать кадровой службы может использоваться только на внутренних документах, но не на трудовой книжке;
Исключение составляют случаи, когда у индивидуального предпринимателя или организации вообще нет печати; В такой ситуации запись заверяется только подписью работодателя или уполномоченного лица․
Специфические ситуации
Если ответственный сотрудник временно отсутствует
Что делать, если бухгалтер, назначенный ответственным за трудовые книжки, ушел в отпуск или заболел, а нужно срочно уволить работника? В этом случае руководитель организации должен либо сам заверить записи в трудовой книжке, либо издать новый временный приказ о назначении другого сотрудника временно исполняющим обязанности по ведению трудовых книжек на период отсутствия основного специалиста․
Увольнение директора (руководителя организации)
Особый случай — увольнение руководителя, который является единственным лицом, имеющим право подписи в организации․ Кто подписывает трудовую книжку при увольнении директора?
Если увольняемый руководитель является единственным учредителем или единственным сотрудником, он может подписать запись о своем увольнении самостоятельно․ Однако на практике чаще всего подписантом выступает:
- Лицо, временно исполняющее обязанности руководителя (на основании приказа);
- Председатель общего собрания учредителей (если таковое проводилось для увольнения директора);
- Вновь назначенный руководитель организации․
Запись в любом случае заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации․
Если у работника нет трудовой книжки
Отдельно стоит вопрос, если у поступающего на работу сотрудника отсутствует бумажная трудовая книжка․ В соответствии с ч․ 5 ст․ 65 ТК РФ, в случае утраты, повреждения или по иной причине отсутствия документа, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку․ Для этого работник должен написать письменное заявление с указанием причины отсутствия․
Также важно помнить, что сейчас работники имеют право перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Сведения о таких сотрудниках отражаются в формах СЗВ-ТД, СТД-Р или СТД-ПФР, где фиксируется отметка о подаче заявления с выбором формата ведения трудовой книжки․ На таких работников бумажные дубликаты не заводятся (если они не переходят обратно на бумажный формат)․
Важное правило: учет выдачи
При увольнении работника и выдаче ему трудовой книжки не забывайте о документальном подтверждении этого факта․ Работник обязательно должен расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․ При отсутствии подтверждающей подписи работника доказать факт своевременной выдачи трудовой книжки будет крайне сложно, что может привести к судебным спорам и штрафам для работодателя․
Отсутствие отдела кадров, это не повод для нарушения трудового законодательства․ Главное правило: подписывает трудовую книжку тот, кто назначен ответственным приказом руководителя, либо сам руководитель․ Соблюдение порядка назначения ответственных лиц, правильное использование печати организации и грамотный учет выдачи документов помогут избежать ошибок и претензий со стороны проверяющих органов и самих работников․