В процессе оформления увольнения сотрудника часто возникает вопрос: кто имеет право ставить подпись в трудовой книжке? По практике и разъяснениям Министерства труда‚ главный бухгалтер может выступать в этой роли‚ особенно когда в организации нет отдельного отдела кадров․
Какие документы выдаются при увольнении?
Согласно действующему законодательству‚ при увольнении работодатель обязан выдать сотруднику несколько обязательных документов:
- Справку по форме СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности)․
- Приказ об увольнении (или акт об отсутствии на рабочем месте)․
- Окончательный расчет заработной платы и иные выплаты․
- Копию трудовой книжки (или подтверждение её отправки по почте)․
Если сотрудник перешел на электронный формат трудовой книжки или начал работать после 1 января 2021 года‚ вместо бумажной формы выдаётся электронная справка‚ которую можно оформить в бухгалтерской программе или подписать квалифицированной электронной подписью․
Форма СТД‑Р
Форма СТД‑Р утверждена Приказом Министерства труда от 10 ноября 2022 г․ Её можно:
- Заполнить самостоятельно и распечатать․
- Сформировать в бухгалтерской системе и вывести на печать․
- Оформить в электронном виде с КЭП (квалифицированной электронной подписью)․
Кто подписывает трудовую книжку при увольнении?
Согласно практике‚ подпись в трудовой книжке может ставить:
- Главный бухгалтер (если в организации нет отдельного отдела кадров)․
- Директор (в случае‚ когда он является единственным учредителем или работником)․
- Ответственный сотрудник отдела кадров (если он присутствует)․
Важно‚ чтобы подпись сопровождалась датой и указанием причины увольнения (например‚ «по статье 81 ТК РФ – грубое нарушение трудовых обязанностей»)․
Примеры подписи
В зависимости от основания увольнения в графе 3 трудовой книжки вносятся такие записи:
- «Уволен по статье 81 ТК РФ – грубое нарушение трудовых обязанностей»․
- «Уволен по соглашению сторон»․
- «Уволен по сокращению места работы»․
Как оформить запись в трудовой книжке при увольнении директора?
Особый случай – увольнение директора‚ особенно когда он единственный учредитель или единственный работник․ В этом случае:
- Запись в трудовой книжке вносится в том же порядке‚ что и для обычных сотрудников․
- Подпись может ставить главный бухгалтер‚ если он уполномочен на оформление кадровых документов․
- Если же главный бухгалтер не имеет такой полномочия‚ подпись ставит директор (если он ещё не уволен) или уполномоченный им сотрудник․
Пример оформления:
Графа 3: Уволен по статье 81 ТК РФ – грубое нарушение трудовых обязанностей․ Подпись: ___________________ (Ф․И․О․ главного бухгалтера)
Сроки выдачи документов
Согласно ст․ 84․1 ТК РФ‚ все документы‚ связанные с увольнением‚ должны быть выданы в день увольнения․ Если сотрудник отсутствует на рабочем месте‚ оформляется акт об отсутствии‚ который подписывается ответственным сотрудником․ После появления сотрудника его ознакомили с документами под текущую дату․
Сроки
- Приказ об увольнении – в день увольнения․
- Справка по форме СТД‑Р – в день увольнения․
- Окончательный расчет – в день увольнения․
- Копия трудовой книжки (или подтверждение её отправки) – в день увольнения․
Электронные формы и КЭП
С 2021 года многие организации переходят на электронные формы․ При этом:
- Электронная справка по форме СТД‑Р может быть подписана КЭП главного бухгалтера․
- Электронная трудовая книжка хранится в личном кабинете сотрудника в системе «Трудовое дело»․
- Подпись в электронных документах имеет ту же юридическую силу‚ что и рукописная‚ если использована квалифицированная подпись․
Часто задаваемые вопросы
- Может ли главный бухгалтер подписать трудовую книжку‚ если в компании есть отдел кадров? – Да‚ но только в случае‚ если он официально уполномочен на оформление кадровых документов․
- Нужна ли подпись в бумажной форме‚ если трудовая книжка электронная? – При электронном формате подпись указывается в электронном документе‚ а не в бумажной книжке․
- Что делать‚ если сотрудник ушёл без оформления увольнения? – Сформировать акт об отсутствии на рабочем месте‚ подписать его ответственным лицом и выдать справку․
Главный бухгалтер играет ключевую роль в процессе увольнения‚ особенно в малом и среднем бизнесе‚ где отдельный отдел кадров может отсутствовать․ Он:
- Оформляет необходимые документы (приказ‚ справку СТД‑Р‚ расчёт)․
- Подписывает трудовую книжку (или подтверждает её отправку в электронном виде)․
- Соблюдает установленные сроки и требования трудового законодательства․
Правильное оформление и своевременная выдача всех документов помогают избежать споров с сотрудниками и обеспечить соответствие требованиям законодательства․