Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника. При прекращении трудового договора в ней вносится запись об увольнении, которая должна быть надлежащим образом оформлена. Вопрос о том, кто именно подписывает эту запись, часто вызывает затруднения у работодателей и работников. В статье подробно разберём правовые нормы, порядок оформления, а также последствия отсутствия подписи.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 80, пункт 2 (обязанность работодателя вести трудовую книжку).
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225). Особенно важны пункты:
- п. 10 – порядок оформления записей при прекращении трудового договора;
- п. 15 – требования к подписи работника и работодателя;
- п. 36 – порядок заполнения, если в разделе «Сведения о работе» не хватает места.
- Письмо Роструда от № 1168‑6‑1, в котором подтверждается обязательность проставления печати и подписи в трудовой книжке при увольнении.
Кто обязан подписывать запись об увольнении?
Подпись работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек)
Согласно п. 10 Правил, запись об увольнении заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью организации.
К таким лицам относятся:
- Генеральный директор (ГД) организации.
- Уполномоченный по кадровым вопросам (начальник отдела кадров, кадровый специалист).
- Лицо, назначенное руководителем организации в качестве ответственного за ведение трудовых книжек (может быть доверенное лицо).
Подпись работника
Работник также ставит свою подпись под записью об увольнении (п. 15 Правил). Это подтверждает согласие работника с датой и основанием увольнения.
Что делать, если подпись работника отсутствует?
Отсутствие подписи работника может трактоваться как непринятие записи. В таком случае:
- Работник может оспорить запись в суде, ссылаясь на нарушение ТК РФ.
- Работодатель рискует получить претензии о недостоверных сведениях в трудовой книжке, что может привести к штрафам (пункт 5.2 статьи 5.27 КоАП РФ).
- В случае спора суд может потребовать предоставить подтверждающие документы (приказ об увольнении, заявление работника и т.д.).
Особые случаи
Передача полномочий генерального директора по доверенности
Если генеральный директор передал свои полномочия другому лицу (например, исполняющему обязанности директора), запись об увольнении подписывает лицо, действующее на основании доверенности. При этом в доверенности должно быть указано право подписи в трудовых книжках.
Увольнение самого ответственного за ведение трудовых книжек
Когда увольняется сотрудник, который является ответственным за ведение трудовых книжек, запись подписывает:
- Руководитель организации (ГД, президент, учредитель) – если в организации нет другого уполномоченного лица.
- Новое лицо, назначенное на должность ответственного за ведение трудовых книжек (может быть временно назначено до проведения кадровой перестановки).
Увольнение директора (единственного учредителя)
В случае, когда увольняется генеральный директор‑единственный учредитель, запись в его трудовой книжке подписывает сам учредитель (если он сохраняет статус работодателя) либо уполномоченный представитель организации. Если же учредитель полностью покидает предприятие, запись оформляется приказом нового руководителя.
Отсутствие кадровой службы
Если в организации нет отдельного кадрового отдела, запись об увольнении может подписать:
- Руководитель организации.
- Лицо, назначенное им в качестве ответственного за ведение трудовых книжек (например, главный бухгалтер).
Пошаговый порядок оформления записи об увольнении
- Подготовка приказа об увольнении (или иного распорядительного документа). В приказе указываются:
- Дата увольнения;
- Основание увольнения (ст. 81 ТК РФ);
- Подпись руководителя.
- Работнику вручается копия приказа и подписывается заявление об увольнении (если требуется).
- В трудовой книжке вносятся сведения:
- Дата начала работы;
- Должность, разряд, тарифная ставка;
- Дата увольнения;
- Основание увольнения;
- Подпись работника;
- Подпись и печать работодателя (или ответственного лица).
- Если в разделе «Сведения о работе» не хватает места, запись переносится на следующую страницу, но подпись и печать ставятся в том же месте, где закончилась запись (п. 36 Правил).
- Работнику вручается трудовая книжка с отметкой об увольнении, а также справка о заработной плате (если требуется).
Пример оформления записи
Ниже – типовой образец записи об увольнении (формат соответствует требованиям ТК РФ).
Сведения о работе Дата начала работы: Должность: инженер‑технолог Тарифная ставка: 1,5 Дата увольнения: Основание увольнения: статья 81 ТК РФ, пункт 2 (по инициативе работодателя) Подпись работника: _______________________ Подпись (ФИО) лица, ответственного за ведение трудовых книжек: _______________________ Печать организации
Последствия неправильного оформления
- Для работника: отсутствие подписи может стать препятствием при получении новых рабочих мест, так как потенциальный работодатель может усомниться в достоверности сведений.
- Для работодателя: нарушение правил оформления может привести к административной ответственности (штраф до 300 000 руб. за нарушение требований к трудовым книжкам) и к судебным искам со стороны работников.
- В случае проверки инспекцией труда, отсутствие подписи работодателя или печати считается серьёзным нарушением и фиксируется в акте проверки.
Как избежать ошибок
- Назначьте в организации ответственного за ведение трудовых книжек (должностная инструкция, доверенность).
- Обеспечьте наличие образцов приказов и форм заявлений у кадровой службы.
- Проверяйте каждую запись на наличие:
- Дата и основание увольнения;
- Подпись работника;
- Подпись и печать уполномоченного лица.
- Если в книге не хватает места, используйте дополнительный лист и указывайте номер страницы.
- Сохраняйте копии всех документов (приказ, заявление, справка) в личном деле сотрудника.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Кто может подписать запись, если в организации нет кадровика?
Запись может подписать любой сотрудник, уполномоченный руководителем организации (например, главный бухгалтер или заместитель директора). Главное – наличие письменного поручения.
Можно ли обойтись без печати организации?
Нет. По пункту 10 Правил печать обязательна, так как она подтверждает подлинность записи.
Что делать, если работник отказывается ставить подпись?
Необходимо оформить акт о разногласиях, в котором фиксируется отказ работника подписать запись. К актам прилагаются копии приказа об увольнении и заявление работника. При дальнейшем споре акт будет служить доказательством попытки работодателя выполнить требования закона.
Можно ли подписать запись от имени другого лица (например, генерального директора) без доверенности?
Только если данное лицо официально назначено в качестве ответственного за ведение трудовых книжек. Иначе подпись будет считаться недействительной.
Как оформить запись, если увольнение происходит в последний день месяца, а в книге уже нет места?
Согласно п. 36 Правил, запись переносится на следующую страницу, а подпись и печать ставятся в том же месте, где закончилась запись. При этом в первой части указывается «продолжение».
Запись об увольнении в трудовой книжке – документ, требующий строгого соблюдения юридических требований. Подписывать её обязан:
- Работодатель (или лицо, уполномоченное им вести трудовые книжки) – подпись + печать.
- Работник – подпись, подтверждающая согласие с датой и основанием увольнения.
Отсутствие любой из этих подписей может привести к юридическим последствиям как для работника, так и для работодателя. Поэтому важно заранее определить ответственного за ведение трудовых книжек, оформить доверенности при необходимости и контролировать правильность заполнения каждой записи.
При соблюдении указанных правил запись будет признана законной, а трудовая книжка – надёжным подтверждением профессионального стажа.