Вопрос о том, расписывается ли работник в трудовой книжке, остается важным как для самих сотрудников, так и для кадровых специалистов. С введением электронных трудовых книжок (ЭТК) правила претерпели изменения. Данная статья подробно разбирает все нюансы заполнения, основываясь на актуальном законодательстве (ТК РФ, Приказ Минтруда №320н) и практике на 2026 год.

Что такое трудовая книжка и её разделы

Трудовая книжка (ТК) — это основной документ о трудовой деятельности. С 2020 года она может быть бумажной (устаревший формат) или электронной (основной с 2026 года).

Ключевой раздел — «Сведения о работе». Именно в него вносятся все записи о трудовом стаже работника.

Структура раздела «Сведения о работе»:

• Графа 1: Порядковый номер записи.
• Графа 2: Дата события (приема, увольнения, перевода и т.д.).
• Графа 3: Текст записи с указанием наименования организации, должности, основания и т.п.

Кто и когда расписывается: основные правила

Законодательство четко определяет, кто ставит подписи и заверяет записи.

Прием на работу

При приеме на работу работник не ставит свою подпись в самой записи о приеме в разделе «Сведения о работе». Запись вносит работодатель (или уполномоченное лицо) и заверяет своей подписью и печатью организации (если она есть).

Образец записи о приеме (бумажная ТК):
1 | | Принят на работу в должность [название должности] с на условиях, предусмотренных трудовым договором №… от . Подпись руководителя/кадровика. Печать.

Увольнение

При увольнении подпись работника в записи об увольнении больше не требуется (п. 36 Приказа №320н). Запись вносит и заверяет работодатель. Работник лишь получает книжку (или сведения в ЭТК) под свою подпись на отдельном листе выдачи.

Перевод, поощрение, иные изменения

Все записи о переводах, повышении разряда, награждении и т.д. вносятся и заверяются исключительно работодателем. Подпись работника в этих записях не ставится.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новая реальность с 2026 года

С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки не заводятся при первом трудоустройстве. Все сведения формируются в электронном виде в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР).

Как происходит «расписывание» в ЭТК?

Физической расписки работника в самой электронной записи не существует. Процесс выглядит так:

1. Заявление работника. Для перехода на ЭТК работник должен подать работодателю письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (на основании ст. 66.1 ТК РФ).
2. Запись в бумажной книжке (если она была). Если у работника уже есть бумажная ТК, при первом переходе на ЭТК в раздел «Сведения о работе» вносится специальная запись; Её текст утвержден Минтрудом:
   «Подано письменное заявление (Ф.И.О. работника в творительном падеже) о предоставлении ему/ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ).»
   Эта запись заверяется подписью ответственного лица и печатью работодателя.
3. Формирование ЭТК. После этого все последующие сведения (прием, увольнение и т.д.) автоматически формируются в ЭТК работодателем через кадровое программное обеспечение, интегрированное с ПФР. Работник может в любой момент посмотреть свою ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или через портал Госуслуг.

Где и как посмотреть ЭТК?

• Через личный кабинет на сайте ПФР (требуется подтвержденная учетная запись).
• Через -portal Госуслуг (в разделе «Трудовая книжка»).
• Через мобильное приложение «Трудовая книжка».

Важные нюансы и частые вопросы

Нужна ли печать в трудовой книжке?

Если организация имеет печать, то все записи в бумажной трудовой книжке должны быть заверены печатью и подписью ответственного лица. Если организация работает без печати (что возможно для ИП и некоторых ООО), достаточно только подписи.

Важно: Подпись самого работника в записях (при приеме, увольнении, переводе) не ставится. Его подпись ставится только на листе выдачи книжки (или заявлении о переходе на ЭТК).

Как правильно заполнять записи?

• Используйте только ручки с темными чернилами (черные, синие, фиолетовые).
• Почерк должен быть разборчивым.
• Не используйте сокращения и аббревиатуры (кроме общепринятых, например, «г.» для года).
• Все данные (названия, должности) указывайте полностью.

Как быть с военной службой?

При приеме на работу человека, который до этого проходил военную службу, не вносите в раздел «Сведения о работе» запись о годах службы. Военный стаж учитывается исключительно по данным военного билета при назначении пенсии. Запись о приеме на работу оформляется как обычно, на общих основаниях.

Как оформить запись о переводе внутреннего совместителя?

Если работник, который был внутренним совместителем, переводится на основное место работы, вносятся две отдельные записи:

1. Запись об увольнении с должности внутреннего совместителя (если совмещение прекращается).
2. Запись о приеме (или переводе) на основное место работы.

Что делать работнику? Краткий алгоритм

1. При первом трудоустройстве с 2026 года: Подайте работодателю заявление о переходе на ЭТК. Бумажную книжку вам не выдадут.
2. Если у вас уже есть бумажная книжка: При смене работы или переходе на ЭТК убедитесь, что в вашей книжке есть правильно заполненная запись о приеме на предыдущем месте работы, заверенная подписью и печатью. При переходе на ЭТК — запись о подаче заявления.
3. При увольнении: Получите от работодателя трудодоводную справку (если у вас ЭТК) или заверенную запись об увольнении в бумажной книжке. Ваша подпись в записи не требуется.
4. Контролируйте информацию: Регулярно проверяйте свою ЭТК в личном кабинете ПФР на наличие и правильность всех записей.

Работник не расписывается (не ставит свою подпись) в самой записи о приеме, увольнении или переводе в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. Все записи вносятся и заверяются работодателем (подпись и печать).

С 2026 года основной формат, электронная трудовая книжка. Для её оформления работник должен подать заявление. Все сведения thereafter ведутся в электронном виде, и их можно проверить через сервисы ПФР.

Главное для работника — следить за тем, чтобы все записи в вашей (бумажной или электронной) трудовой книжке были полными, точными и правильно заверены.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях обращайтесь к официальным источникам (ТК РФ, Приказ Минтруда №320н) или консультируйтесь с юристом.