Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), которые появились в России несколько лет назад, бумажный вариант остается актуальным. Цифровой стаж не может обнулить реальные годы работы, а для многих категорий работников бумажная трудовая по-прежнему остается главным доказательством опыта. Кроме того, одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.

Однако при оформлении на работу часто возникает спорный вопрос: за чей счет должен приобретаться бланк трудовой книжки? Разберем эту тему подробно, опираясь на нормы Трудового кодекса РФ.

Согласно российскому законодательству, обязанность по обеспечению сотрудников трудовыми книжками полностью лежит на работодателе. Это правило закреплено в статье 66 Трудового кодекса РФ, а также в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225).

Работодатель обязан:

• Иметь в запасе необходимое количество чистых бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
• Оформлять документ при первичном трудоустройстве сотрудника.
• Выдавать дубликат в случае утери или порчи книжки (по заявлению работника).

Может ли работодатель взять деньги с сотрудника?

Законодательство делает одну важную оговорку: работодатель имеет право удержать стоимость бланка из заработной платы работника. Это означает, что изначально покупка осуществляется за счет средств компании (работодатель закупает бланки в специализированных типографиях или у распространителей), но затем он вправе возместить свои затраты.

Порядок возмещения стоимости выглядит так:

1. При первичном оформлении — работодатель выдает новую трудовую книжку, а затем удерживает ее стоимость из зарплаты сотрудника (с обязательным письменным согласием работника или на основании его заявления).
2. При выдаче дубликата — если книжка утеряна по вине работника, стоимость нового бланка удерживается из его зарплаты.
3. Порча бланка по вине работодателя — если трудовая книжка была испорчена сотрудником отдела кадров при заполнении, стоимость нового бланка оплачиваеться исключительно за счет работодателя. Удерживать деньги с работника в этом случае строго запрещено.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и вопрос оплаты

Электронная трудовая книжка появилась в России 5 лет назад. Это стало удобно и сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и сотрудников. Переход на ЭТК решил множество проблем, в т.ч. и финансовый вопрос приобретения бумажных бланков.

Особенности ЭТК:

• Бесплатность для работника — ведение электронной трудовой книжки не требует покупки физического бланка. Данные хранятся на серверах Социального фонда России (СФР).
• Бесплатность для работодателя — работодателю больше не нужно закупать защищенные бланки строгой отчетности для сотрудников, выбравших электронный формат.

Важно помнить, что одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. В таком случае работодатель ведет оба формата, и если бумажная книжка была утеряна или заканчивается, вопрос покупки нового бланка или вкладыша решается по стандартным правилам (с правом удержания стоимости из зарплаты).

Как подтвердить наличие ЭТК при приеме на работу?

С 2021 года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажный вариант им больше не выдается. Чтобы подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки, сотрудник должен предоставить работодателю:

• Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР (выписку из электронного фонда).
• Либо просто сообщить о выборе электронного формата, после чего работодатель самостоятельно запросит нужные сведения в СФР через систему электронного документооборота.

Что делать, если работодатель нарушает правила?

Иногда недобросовестные работодатели требуют, чтобы сотрудник самостоятельно купил чистую трудовую книжку в киоске или интернете и принес ее на работу. Это является прямым нарушением трудового законодательства.

Почему так делать нельзя:

• Трудовые книжки и вкладыши к ним — это документы строгой отчетности. Они имеют специальные степени защиты (водяные знаки, микротекст, серийный номер).
• Работодатель обязан закупать бланки только через официальные каналы (Гознак) и регистрировать их в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности.
• Купленная на стороне книжка может оказаться поддельной, что в будущем создаст огромные проблемы для сотрудника при оформлении пенсии.

Если вас заставляют покупать бланк самостоятельно, вы имеете право отказаться и потребовать предоставить чистую трудовую книжку за счет организации (с последующим законным удержанием ее стоимости из вашей зарплаты). В случае отказа можно обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ).

1. Приобретение бланка трудовой книжки — это обязанность работодателя.
2. Работодатель закупает бланки за свой счет, но имеет законное право удержать стоимость документа из заработной платы сотрудника (кроме случаев порчи бланка по вине кадровика).
3. Заставлять работника самостоятельно искать и покупать трудовую книжку — незаконно.
4. Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) избавляет обе стороны от необходимости покупать и хранить бумажные бланки, однако цифровой и бумажный форматы могут существовать параллельно по желанию работника.

Знание своих прав в вопросах оформления трудовой книжки поможет избежать лишних трат и убережет ваш стаж от возможных проблем в будущем.