Важное уточнение: Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) в Российской Федерации и Украине является добровольным и осуществляется исключительно с письменного согласия работника. Однако существуют веские причины и временные рамки, которые делают этот процесс крайне желательным для каждого работающего гражданина.

Ключевые даты и законодательные изменения

Процесс цифровизации трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

• Россия:
  • С 1 января 2020 года вступила в силу статья 66.1 ТК РФ, запустившая механизм перехода на ЭТК.
  • С 1 января 2023 года применяется новая форма трудовой книжки (Приказ Минтруда России от № 320).
  • Критическая дата: 1 января 2026 года, завершение переходного периода. После этой даты Пенсионный фонд России (ПФР) будет вести только электронные сведения о трудовой деятельности. Бумажные книжки, выданные ранее, сохранят силу, но новые записи, как правило, будут вноситься в ЭТК.
• Украина:
  • Переходный период начался 10 июня 2021 года.
  • Он продлится до 9 июня 2026 года. В течение этого времени можно параллельно использовать и бумажную, и электронную версии.
  • После 9 июня 2026 года Пенсионный фонд Украины также будет формировать только электронные данные о стаже.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

ЭТК — это официальный цифровой документ, который ведётся и хранится в информационной системе Пенсионного фонда (в РФ — в Единой государственной информационной системе социального обеспечения (ЕГИСС)). В неё вносятся все сведения, которые ранее заносились в бумажную книжку:

• ФИО, дата рождения, СНИЛС (в РФ).
• Наименования всех работодателей (организаций, ИП).
• Даты приёма, перевода, увольнения.
• Основания для приёма, увольнения, перевода.
• Сведения о трудовом стаже и начисленных страховых взносах.

Почему это важно перевестись на электронный формат до 2026 года?

Хотя переход добровольен, проигнорировать этот процесс не рекомендуется. Вот основные причины:

1. Беспрепятственное подтверждение стажа в будущем

   С 2026 года ПФР будет формировать только электронные выписки. Если у вас останется только бумажная книжка, для подтверждения стажа вам придётся самостоятельно нести её в отделение ПФР для внесения данных в систему. Это займёт время и может создать сложности при оформлении пенсии или других социальных выплат.

2. Защита от потери или порчи

   Бумажная книжка может быть утеряна, испорчена (промокнуть, порваться, сгореть). Электронная версия хранится в защищённой государственной системе и доступна в любой момент через личный кабинет на портале Госуслуг или сайта ПФР.

3. Удобство и скорость

   Получить официальную выписку из ЭТК можно мгновенно онлайн. Не нужно ждать в очередях, платить за нотариальное заверение копий или заказывать дубликат при смене работы.

4. Автоматическое заполнение

   С 1 января 2021 года работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР. Если вы согласились на ЭТК, все ваши записи будут автоматически и безошибочно попадать в вашу цифровую книжку.

5. Совмещение форматов (на переходный период)

   До 2026 года вы можете иметь и бумажную, и электронную книжки одновременно. Запись в одной из них не отменяет запись в другой. Это даёт время на плавный переход без риска потерять историю.

Как перевести трудовую книжку в электронный вид? Пошаговая инструкция

Процесс прост и состоит из одного ключевого шага:

1. Напишите заявление

   Оформите письменное заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки и о переходе на электронную. Образец заявления утверждён. В нём нужно указать:

   • Свои ФИО, дату рождения, СНИЛС.
   • Наименование работодателя.
   • Чёткую формулировку о согласии на ведение ЭТК.

2. Передайте заявление работодателю

   Отнесите заявление в отдел кадров (ОК) или бухгалтерию вашей организации. Работодатель обязан:

   • Принять заявление.
   • Внести в него дату приёма и подпись ответственного лица.
   • Передать сведения о вас (включая ваше заявление) в ПФР для открытия ЭТК.

3. Получите подтверждение

   После обработки данных ПФР откроет вашу электронную трудовую книжку. Уведомление об этом придет через личный кабинет на Госуслугах или будет направлено работодателю. Проверьте актуальность всех записей в своей ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Меня могут заставить перейти на ЭТК против моей воли?

Нет. Это прямо запрещено законом. Переход возможен только с вашего письменного согласия. Если работодатель оказывает давление, вы можете обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или прокуратуру.

Что будет с моей старой бумажной книжкой, если я перейду на ЭТК?

После вашего заявления работодатель обязан вернуть вам бумажную трудовую книжку (если она у него хранилась) с отметкой о переходе на электронный формат. Вы можете хранить её у себя как исторический документ. Все новые записи после даты перехода будут вноситься только в ЭТК.

А если у меня нет доступа к Госуслугам?

Это не проблема. Вы можете получить выписку из ЭТК:

• Через любое отделение Пенсионного фонда России (необходимо иметь паспорт).
• Через мобильное приложение «ПФР».
• Через многофункциональные центры (МФЦ) «Мои документы».

Что, если я не перейду на ЭТК до 1 января 2026 года?

Вы сохраните право на бумажную книжку. Однако:

• Все новые записи о вашей трудовой деятельности (при приёме на новую работу, увольнении) работодатель будет обязан направлять в ПФР в электронном виде.
• Для подтверждения стажа при оформлении пенсии вам, скорее всего, потребуется предоставить ПФР и бумажную книжку, чтобы они свели данные в единую выписку. Это может усложнить и продлить процедуру.
• У вас не будет возможности оперативно получить актуальную выписку онлайн.

Хотя перевод трудовой книжки в электронный вид не является обязательным по закону на сегодняшний день, крайне рекомендуется сделать это до наступления 2026 года. Это:

• Гарантия того, что ваш трудовой стаж будет учтён ПФР в полном объёме и без задержек.
• Защита от утери документа.
• Удобство для себя и своих наследников в будущем.

Действуйте: Напишите заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и передайте его работодателю. Это займёт у вас 5 минут, но обеспечит надёжность и доступность вашей трудовой истории на десятилетия вперёд.

Статья составлена на основе актуальной законодательной базы РФ и Украины по состоянию на май 2026 года. Для получения персональной консультации обращайтесь в отдел кадров своей организации, Пенсионный фонд или к юристу по трудовому праву.

Автор: Полезный помощник