Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовой стаж и историю занятости работника. Несмотря на развитие электронного учёта, многие организации продолжают вести бумажные трудовые книжки, а вопрос о том, кто именно должен покупать бланк (или вкладыш) трудовой книжки, остаётся актуальным для кадровых служб и самих сотрудников.
Нормативная база
- Статья 65 ТК РФ – трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
- Статья 66 ТК РФ – устанавливает порядок ведения, хранения и изготовления бланков трудовых книжек; регулирует обеспечение ими работодателей.
- Постановления Правительства РФ и приказы Минтруда России уточняют, что бланки трудовых книжек и вкладышей в них обязаны приобретать работодатели (за исключением индивидуальных предпринимателей‑физических лиц, которые могут приобретать бланки самостоятельно).
Согласно действующему законодательству и разъяснениям контролирующих органов (КонсультантПлюс, Банки.ру, судебная практика), обязанность по приобретению бланков трудовых книжек и вкладышей в них лежит на работодателе. Это означает, что:
- При приёме на работу сотрудник получает уже готовый бланк трудовой книжки (или вкладыш к существующей книжке), приобретённый организацией.
- Работник не обязан самостоятельно покупать бланк; однако он может сделать это по собственной инициативе, если, например, хочет иметь резервный экземпляр.
- Если работник всё‑же приобрёл бланк самостоятельно, работодатель имеет право заполнять его, но только после того, как убедится, что бланк соответствует установленному образцу и имеет необходимые реквизиты (серия, номер).
Порядок учёта приобретённых бланков
Приобретённые бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат учёту в соответствии с внутренними нормативными актами организации. Обычно используется:
- Приходно‑расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё – фиксируется дата получения, серия, номер, количество received бланков, а также их дальнейшее распределение (выдача сотрудникам, хранение в отделе кадров).
- При выдаче бланка сотруднику делается отметка в этой же книге о выданном экземпляре (номер, серия, ФИО работника, дата выдачи).
Электронная трудовая книжка и бумажный вариант в 2026 году
С 2021 года работники могли выбрать между традиционной бумажной трудовой книжкой и электронной формой (через ПФР). По состоянию на май 2026 года:
- Большинство крупных и средних компаний продолжают вести бумажные трудовые книжки для тех сотрудников, которые предпочли этот вариант или не подали заявление о переходе на электронный формат.
- Электронная трудовая книжка ведётся в системе ПФР и не требует приобретения бланков; однако работодатель всё равно обязан обеспечивать доступ сотрудников к их электронным данным и своевременно передавать сведения в ПФР.
Практические рекомендации для кадровых служб
- Закупайте бланки централизованно. Заключите договор с authorised поставщиком (изготовителем или его дистрибьютором) и обеспечьте достаточный запас бланков с учётом текущей текучести кадров.
- Ведите учёт бланков. Используйте приходно‑расходную книгу или электронный журнал, фиксируя серию, номер, дату получения и выдачи.
- Информируйте сотрудников. При приёме на работу разъясняйте, что бланк трудовой книжки предоставляется работодателем бесплатно; если сотрудник желает приобрести собственный экземпляр, это делается по его инициативе и не влияет на обязательства работодателя.
- Контролируйте соответствие бланков образцу. Перед выдачей проверяйте наличие всех обязательных реквизитов (серия, номер, watermark, защитные элементы).
- Храните бланки в условиях, исключающих повреждение. Сухое, прохладное помещение, защищённое от прямого солнечного света и влаги.
Таким образом, согласно Трудовому кодексу РФ и разъяснениям контролирующих органов, обязанность по приобретению бланков трудовых книжек и вкладышей в них лежит на работодателе. Работник не обязан покупать бланк при приёме на работу, хотя может сделать это по собственному желанию. Правильный учёт и хранение бланков обеспечивает соблюдение законодательства, упрощает процесс оформления трудовых отношений и гарантирует сохранность важного документа о трудовой стаже работника.
Статья актуальна на май 2026 года.