Вопрос о том, кто несет расходы на приобретение трудовой книжки и вкладыша к ней, часто возникает у новых сотрудников и у тех, кто впервые сталкивается с оформлением трудовых отношений․ Ниже представлена подробная разборная статья, в которой собраны основные нормы трудового законодательства, практические рекомендации и актуальные изменения, связанные с переходом на электронные формы․
Что говорит закон?
Согласно Трудовому кодексу РФ, статье 66, работодатель (за исключением физических лиц‑незарегистрированных ИП) обязан вести трудовую книжку для каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, если его деятельность является основной․ Это подразумевает, что трудовая книжка оформляется и выдается работодателем․
- Работодатель имеет право приобретать бланки только у изготовителей или у уполномоченных им дистрибьюторов․
- Получение бланка от работника и последующее указание в бухгалтерском учёте, что он получен от сотрудника, считается нарушением трудового законодательства․
- Стоимость бланка и вкладыша может быть взимаемой с работника, но эта обязанность обычно ложится на работодателя․
Покупка бланков – обязательный пункт
Пояснения от Автайкин и партнеры и официальные разъяснения КонсультантПлюс подтверждают, что трудовую книжку обязан покупать работодатель․ Это связано с тем, что бланк является защищённой полиграфической продукцией, и только лицензированный поставщик может гарантировать необходимый уровень защиты․
Может ли работник сам купить трудовую книжку?
В ряде публикаций (в т․ч․ на форумах и в юридических консультациях) отмечается, что в теории работник может приобрести бланк самостоятельно, однако:
- Работодатель не вправе принимать такой бланк и заполнять его самостоятельно – это нарушает ТК РФ․
- Если работник всё‑же покупает книжку, работодатель может взимать с него стоимость (п․ 22 августа 2012 г․, постановление о возмещении расходов)․
- Однако практика показывает, что работодатель обычно покупает бланк за свой счёт, особенно если речь идёт о первой работе․
Как оформляется процесс покупки и учёта?
Разъяснения из Трудового права: ГАРАНТ․РУ указывают, что:
- Приём в работу новых сотрудников требует получения бланка от работодателя․
- Работодатель должен вести приходно‑расходную книгу по учету бланков и вкладышей․
- Если бланк был приобретён работником, но затем использован, стоимость может быть возмещена из расходов работодателя, но только при условии, что это согласовано с внутренними документами компании․
Электронные трудовые книжки: новый этап
С 1 января 2026 года в России завершается переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Это значит, что:
- Трудовой стаж теперь фиксируется в электронной базе, что снижает риск потери данных․
- Переходный период (2020‑2026 гг․) предусматривает возможность одновременного использования бумажной и электронной форм, если работник не откажется от бумажной․
- Работодатель по‑прежнему отвечает за обеспечение сотрудника необходимыми документами, но теперь это делается через электронные платформы․
Что говорит практика и суды?
Суды обычно поддерживают позицию работников, которые оспаривают требование работодателя о самостоятельной покупке книжки․ Примеры:
- Суды благосклонно относятся к работникам, которые уклоняются от получения бумажной книжки, но потом используют её как доказательство опыта․
- Члены Госдумы, такие как Екатерина Стенякина, подчёркивают, что обязанность по закупке бланков лежит на работодателе, а работник лишь может быть попрошен возместить расходы в случае особых обстоятельств․
Итак, отвечая на главный вопрос:
- Работодатель обязан приобретать и выдавать трудовую книжку и вкладыш каждому новому сотруднику․
- Работник может самостоятельно купить бланк, но в этом случае работодатель не вправе принимать такой бланк для заполнения․
- Стоимость бланка иногда взимается с работника, однако эта практика регулируется внутренними документами компании и должна соответствовать ТК РФ․
- С 2026 года increasingly используется электронная форма, но процесс обеспечения документа всё равно остаётся обязанностью работодателя․
Понимание этих нюансов помогает избежать конфликтов при приёме на работу и гарантирует соблюдение всех требований трудового законодательства․
Автор: консультант по кадровому праву, 2026 год․