В условиях продолжающейся цифровизации экономики России вопрос о том, кто предоставляет трудовую книжку, остается одним из самых актуальных для работников и работодателей. С 2021 года в стране действует переходный период, а к 2026 году правила ведения учета трудового стажа окончательно устоялись. В этой статье мы подробно разберем, какой документ является основным, где он хранится и кто несет ответственность за его предоставление.

Основной принцип: бумажная vs электронная трудовая

На сегодняшний день в России параллельно существуют два формата учета трудового стажа, но статус у них разный:

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это основной формат ведения записей о трудовой деятельности для всех работников, устроившихся на работу после 1 января 2021 года, а также для тех, кто ранее выбрал электронный формат;
Бумажная трудовая книжка — сохраняется только для узкой категории граждан (те, кто подал заявление о сохранении бумажной версии до конца 2020 года) или используется как архивный документ;

Где хранится информация?

Важно понимать фундаментальное различие в хранении данных:

• Электронная трудовая книжка хранится в информационной системе Социального фонда России (СФР). Именно СФР является главным оператором данных. В ней отражается полная информация: личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), даты приема и увольнения, должности и причины изменений.
• Бумажная трудовая книжка находится на руках у работника (при увольнении) или в сейфе работодателя (во время работы), но её юридическая сила как единственного доказательства стажа уходит в прошлое.

Кто предоставляет трудовую книжку при приеме на работу?

Ответ на этот вопрос зависит от даты вашего первого трудоустройства и сделанного ранее выбора.

Ситуация 1: Сотрудник принят на работу после 1 января 2021 года

Для таких работников бумажные трудовые книжки не заводятся и не предоставляются.

• Кто предоставляет: Никто не предоставляет бумажный документ.
• Действия работодателя: При приеме на работу сотрудник заполняет форму заявления о выборе формата трудовой книжки (хотя для новых сотрудников выбор фактически сделан в пользу электронной). Работодатель обязан передать сведения о приеме в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
• Где посмотреть запись: Сотрудник может получить выписку из электронной трудовой через портал «Госуслуги», в личном кабинете на сайте СФР или обратившись в МФЦ.

Ситуация 2: Сотрудник сохранил бумажную трудовую (выбор сделан в 2020 году)

Если работник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки до 31 декабря 2020 года:

• Кто предоставляет: Трудовую книжку предоставляет сам работник при приеме на работу.
• Обязанности работодателя: Работодатель обязан вести бумажную трудовую наравне с электронной. Все записи вносятся в оба формата. При увольнении бумажная книжка выдается работнику на руки.

> Важное напоминание: Если вы отказались от бумажной трудовой книжки в пользу электронной, это решение является окончательным и необратимым. Вернуться к бумажному формату нельзя, что подтверждается разъяснениями Минтруда (в т.ч. письмами, актуальными в 2024-2026 гг.).

Обязанности работодателя: кто и когда передает данные?

Хотя физическую бумажную книжку теперь предоставляет чаще всего сам гражданин (если она у него есть), основным поставщиком информации о стаже является работодатель.

Процесс выглядит следующим образом:
Издается приказ о приеме или увольнении сотрудника.
Работодатель формирует отчет ЕФС-1 (ранее известный как СЗВ-ТД).
Отчет передается в Социальный фонд России.

• При приеме или увольнении — не позднее следующего рабочего дня.
• При переводе на другую должность или переименовании компании — в месячном отчете.

Именно работодатель несет ответственность за достоверность и своевременность передачи этих данных. Если в электронной трудовой обнаружена ошибка, обращаться за её исправлением нужно к последнему работодателю, допустившему неточность.

Что делать, если потеряна бумажная трудовая?

В 2026 году потеря бумажной трудовой книжки уже не является катастрофой для большинства граждан, так как основной реестр ведется в электронном виде в СФР.

• Если у вас есть бумажная книжка и вы её потеряли, вы можете запросить выписку из электронной трудовой в СФР. Там будет отражен весь ваш официальный стаж, о котором работодатели подавали отчеты.
• Для восстановления записей о периодах работы до 2020 года, которые могли не попасть в электронную базу, придется собирать справки с архивов и прежних мест работы, чтобы работодатель мог внести недостающие данные в ЭТК.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли сейчас завести новую бумажную трудовую?

  Нет, для работников, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки не заводятся.

• Нужно ли нести бумажную трудовую новому работодателю?

  Только если вы ранее написали заявление о сохранении бумажной трудовой. В этом случае вы обязаны предоставить её работодателю для внесения записей. Если вы перешли на электронный формат — предоставлять нечего, работодатель сам увидит ваш стаж в системе СФР.

• Кто выдает трудовую при увольнении?

  Бумажную трудовую книжку работодатель обязан выдать работнику в день увольнения под подпись. Электронная версия никуда не выдается физически, она остается в базе СФР, а работник получает лишь выписку (справку) о трудовой деятельности.

Главным поставщиком сведений о трудовой деятельности в современной России является работодатель, передающий данные в Социальный фонд России. Физическую бумажную трудовую книжку предоставляет сотрудник при приеме на работу, но только в том случае, если он сохранил право на её ведение.

Цифровизация сделала процесс прозрачнее: больше нет риска потерять документ при переезде или смене работы, так как вся история карьеры надежно хранится в государственной информационной системе. Помните, что переход на электронную трудовую — это шаг в будущее, который избавляет от бумажной волокиты, но требует внимательного отношения к своевременности подачи данных вашим работодателем.