Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Несмотря на активную цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), которые хранятся в Социальном фонде, бумажный формат все еще остается актуальным для многих сотрудников. При приеме на работу этот документ внимательно изучается, но кто именно и как его проверяет? В этой статье мы подробно разберем, кто отвечает за проверку трудовой книжки, на что обращают внимание и как меняются реалии в эпоху цифровых технологий.

Кто несет ответственность за ведение и проверку?

Согласно действующему законодательству, заполнением трудовой книжки гражданина занимается работодатель — это его прямая зона ответственности. На практике этим занимается специалист кадрового отдела. Именно кадровик первым принимает документ от нового сотрудника, проверяет его на соответствие установленным стандартам и вносит необходимые записи.

Однако важно отметить один юридический нюанс: нормами действующего законодательства не установлена прямая обязанность работодателя проверять подлинность трудовой книжки. Тем не менее, в интересах компании убедиться, что документ не поддельный и записи в нем достоверны. Эту задачу берет на себя служба безопасности.

Роль службы безопасности

Как показывает практика, именно служба безопасности занимается глубокой проверкой записей в трудовой книжке. Насколько въедливо к этому отнесутся, напрямую зависит от специфики компании.

В больших, серьезных или консервативных организациях трудовую книжку смотрят обязательно. Сотрудники службы безопасности проверяют:

• Непрерывность стажа и пробелы в карьере. Частая смена работы или длительные периоды без официального трудоустройства могут вызвать подозрения.
• Достоверность записей. Служба собственной безопасности может связаться с предыдущими работодателями, чтобы уточнить, действительно ли соискатель работал на указанной должности и как себя зарекомендовал.
• Подлинность документа. Выявление поддельных бланков, несовпадений дат, печатей и подписей.

Что именно проверяют в трудовой книжке?

И кадровики, и безопасники обращают внимание на ряд ключевых аспектов:

1. Опыт работы и должностные обязанности. Соответствует ли заявленный опыт реальным записям. Описание трудовой функции должно быть четким.
2. Сведения о переводах. Информация о переводах на другую постоянную работу должна быть корректно оформлена.
3. Записи об увольнении. Проверяются причины увольнения с прошлых мест работы (по собственному желанию, по сокращению или за нарушение).
4. Актуальность данных. Встречается ситуация, когда при проверке выявляется отсутствие записи о переименовании текущего работодателя (до увольнения работника). Это обязательный элемент, который должен быть отражен в документе.
5. Оформление вкладышей. Если трудовая книжка заполнена, должен быть вшит и правильно оформлен вкладыш. Часто возникает вопрос: кто должен заполнять вкладыш? Это делает текущий работодатель при приеме на работу или в процессе трудовой деятельности сотрудника.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии

Цифровизация коснулась трудовых отношений, и с 2021 года правила изменились:

• Тем, кто устраивается на работу впервые, бумажные трудовые книжки больше не заводят.
• Те, у кого бумажные книжки уже были, могли по желанию отказаться от их дальнейшего ведения в пользу электронного формата.

Теперь специалисты по кадрам при приеме на работу должны ориентироваться на данные ЭТК. Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде. В ней отражается:

• Информация о личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
• Сведения о месте работы и трудовой функции.
• Информация о переводах на другую постоянную работу и увольнениях.

Как проверить электронную трудовую?

Существует три основных способа проверки ЭТК:

1. Через портал «Госуслуги».
2. Через личный кабинет на сайте Социального фонда России.
3. Через работодателя (сотрудник может запросить выписку).

Если в записях ЭТК вы обнаружили ошибку, необходимо обратиться к текущему или предыдущему работодателю, который внес неверные данные, для их исправления и подачи корректирующих отчетов в фонд.

Международный опыт: цифровизация в Украине

Процесс перехода на электронный формат идет и в соседних странах. Например, в Украине с 10 июня 2021 года начали активно переводить бумажные документы в электронный формат. Учет трудового стажа теперь также ведется в электронном Реестре застрахованных лиц.

По словам инспектора по кадрам Татьяны Дейко, владельцы трудовых книжек, оформленных до 1 января 2004 года, должны оцифровать свои документы. До 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки в Украине должны быть оцифрованы и внесены в электронный реестр. С помощью трудовой книжки (теперь уже электронной) украинцы могут подтвердить опыт работы, а также стаж для назначения пенсии или социальных выплат. Если бумажная трудовая утеряна или испорчена, именно электронный реестр станет единственным источником достоверных данных.

Проверка трудовой книжки — это комплексный процесс. В нем участвуют как специалисты отдела кадров, проверяющие корректность оформления, наличие обязательных записей (например, о переименовании организации) и заполняющие новые данные, так и служба безопасности, задача которой, выявить обман, поддельные документы или скрытые факты биографии. С каждым годом фокус смещается в сторону электронных трудовых книжек, что делает процесс проверки более прозрачным, но не отменяет необходимости внимательно относиться к своей трудовой истории как в бумажном, так и в цифровом формате.