Вопрос о том, кто именно создает и оформляет трудовую книжку, является фундаментальным для каждого человека, начинающего свой трудовой путь, а также для работодателей. В 2026 году, когда процесс цифровизации трудовых отношений завершен, правила стали четкими, но имеют свои нюансы в зависимости от даты первого трудоустройства работника. Давайте разберем подробно, кто несет ответственность за создание этого важного документа.
Главный ответ: ответственность лежит на работодателе
Согласно действующему законодательству Российской Федерации (в частности, ст. 66 ТК РФ), основным субъектом, который создает, ведет и хранит трудовую книжку, является работодатель.
Это правило распространяется на:
- Организации всех форм собственности;
- Индивидуальных предпринимателей (ИП);
- Нотариусов, адвокатов и других лиц, занимающихся частной практикой.
Важное исключение: Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями (например, при найме домработницы или водителя для личных нужд), не имеют права вносить записи в трудовые книжки и не создают их.
Различия в создании бумажной и электронной книжки
Ответ на вопрос «кто создает» зависит от того, о какой версии документа идет речь: бумажной или электронной. С 1 января 2020 года в России действует переходный период, который к 2026 году сформировал окончательные правила.
Кто создает электронную трудовую книжку (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это не файл на компьютере сотрудника, а запись в базе данных Социального фонда России (СФР, ранее ПФР).
- Момент создания: Электронная трудовая книжка формируется автоматически при первом официальном трудоустройстве гражданина.
- Кто инициирует: Первый работодатель подает в СФР отчетность (форма ЕФС-1, ранее СЗВ-ТД) с данными о приеме сотрудника на работу.
- Результат: На основании этих данных в реестре СФР создается индивидуальный лицевой счет с разделом «Трудовая деятельность». С этого момента у работника есть ЭТК.
Для тех, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка уже не оформляется — существует только электронная версия.
Кто создает бумажную трудовую книжку?
Ситуация с бумажным бланком зависит от стажа работника:
- Для работников, впервые принятых на работу до 1 января 2021 года:
Бумажная трудовая книжка уже была заведена ранее. Текущий работодатель не создает новую, а лишь продолжает вести имеющуюся, внося записи о приеме, переводах и увольнениях. Если книжка утеряна или испорчена, работодатель выдает дубликат.
- Для работников, впервые устраивающихся после 1 января 2021 года:
Создание новой бумажной трудовой книжки запрещено. Даже если работник настаивает, работодатель не имеет права заводить бумажный бланк. Вся информация ведется исключительно в электронном виде.
Процедура оформления при первом трудоустройстве
Рассмотрим пошагово, как происходит создание трудовой книжки новым сотрудником в текущих реалиях 2026 года:
- Подписание договора: Работник и работодатель подписывают трудовой договор.
- Издание приказа: Работодатель издает приказ о приеме на работу, с которым сотрудник должен быть ознакомлен.
- Подача отчетности:
- Работодатель формирует отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1 «Прием, перевод, увольнение»).
- Отчет передается в Социальный фонд России (СФР).
- Фиксация в реестре: СФР обрабатывает данные, и в системе появляется запись о начале трудовой деятельности гражданина. Это и есть момент создания электронной трудовой книжки.
Важно: Работодатель обязан уведомить работника о подаче сведений в СФР. Если у работника есть бумажная трудовая (например, он работал до 2021 года), сведения о переходе на электронный формат или продолжении ведения бумажной также отражаются в ней.
Кто оплачивает бланк?
В случаях, когда бумажная трудовая книжка все же оформляется (например, выдача дубликата взамен утерянной по вине работодателя или для тех, кто вел бумажную до 2021 года и потерял её):
- Стоимость бланка оплачивает работодатель.
- Удерживать стоимость бланка из заработной платы работника запрещено.
Частые вопросы (FAQ)
Может ли работник сам завести себе трудовую книжку?
Нет. Бумажный бланк приобретается и заполняется только работодателем (отделом кадров). Электронная создается автоматически по данным от работодателя. Самостоятельное заполнение или покупка бланка «про запас» не имеют юридической силы.
Что делать, если первый работодатель не подал данные в СФР?
Если работодатель нарушил закон и не отправил форму ЕФС-1, электронная трудовая книжка не сформировалась. В этом случае работнику необходимо обратиться к работодателю с требованием исправить ситуацию. Если работодатель отказывает или ликвидирован, подтверждать стаж придется через суд или архивные справки, после чего данные можно будет внести в СФР через нового работодателя или территориальный орган фонда.
Кто хранит трудовую книжку?
- Бумажная: Хранится у текущего работодателя. При увольнении выдается на руки работнику.
- Электронная: Хранится в информационной системе Социального фонда России. Работодатель только передает данные, но не хранит саму «книжку».
Таким образом, создателем трудовой книжки всегда выступает работодатель в момент первого оформления сотрудника. В современном мире (2026 год) это преимущественно создание цифровой записи в государственном реестре через подачу формы ЕФС-1. Бумажный вариант уходит в прошлое и больше не создается для новых работников, оставаясь актуальным только для сохранения истории стажа тех, кто начал карьеру ранее.
Работникам важно помнить: при первом трудоустройстве достаточно подписать трудовой договор и предоставить СНИЛС (или сообщить номер). Все остальное — обязанность работодателя.