Заверение копии трудовой книжки, стандартная кадровая процедура, которая обычно не вызывает вопросов. Однако когда за документом обращается сам руководитель организации (генеральный директор), возникает парадоксальная ситуация: кто должен поставить подпись, если заявитель является главным начальником?

В этой статье мы подробно разберем, как действовать директору в такой ситуации, какие существуют законодательные нормы и как правильно оформить заверительную надпись по актуальным стандартам 2026 года.

Правовая база: сроки и основания

Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Это правило едино для всех: от рядового сотрудника до генерального директора.

Важно помнить, что устной просьбы недостаточно. Директор, как и любой другой работник, должен написать заявление о выдаче документа. Исключение составляет лишь случай, если в организации нет других сотрудников, и заявление писать некому — в такой ситуации процедура носит упрощенный характер.

Кто имеет право заверить трудовую книжку директора?

Именно этот вопрос вызывает больше всего сложностей. Порядок действий зависит от штатного расписания и распределения обязанностей в компании:

В организации есть кадровик или бухгалтер

Если в штате компании есть лицо, назначенное приказом руководителя ответственным за ведение и хранение трудовых книжек (кадровик, бухгалтер или другой специалист), то именно этот сотрудник заверяет копию трудовой книжки директора. В этом случае директор выступает в роли обычного работника, а кадровик — в роли уполномоченного представителя работодателя.

Директор — единственный сотрудник (и бухгалтер, и кадровик в одном лице)

В небольших организациях часто бывает так, что генеральный директор является единственным учредителем и единственным работником. В таком случае, согласно сложившейся правоприменительной практике, директор имеет полное право самостоятельно заверять копии своей трудовой книжки.

Поскольку работодатель и работник находятся в одном лице, никто другой не может выполнить эту функцию. Это правило подтверждается разъяснениями специалистов и кадровых форумов.

Кадровик есть, но сомневается в своих полномочиях

Иногда кадровый сотрудник опасается заверять документ руководителя. В таком случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора (например, подпись директора на заявлении или отдельный приказ будет служить основанием). Однако на практике проще, если кадровик заверит документ сам, так как он уже наделен полномочиями по работе с трудовыми книжками.

Пошаговая инструкция по заверению копии

Независимо от того, кто именно ставит подпись (сам директор или кадровик), процедура заверения должна соответствовать ГОСТу и правилам делопроизводства.

1. Снятие копий. Работодатель (или сам директор) снимает копии всех заполненных страниц трудовой книжки, включая разворот с первой страницей (где указаны ФИО и дата рождения) и все страницы с записями о работе.
2. Сшивание (при необходимости). Если копия многостраничная, ее можно сшить. На месте сшивки наклеивается листок с указанием количества листов, подписью заверяющего лица и печатью.
3. Оформление заверительной надписи. На каждой странице (или в конце сшитого документа) проставляется специальная отметка.

Образец заверительной надписи по стандартам 2026 года

Чтобы копия имела юридическую силу, необходимо строго соблюдать требования к заверительной надписи. На основании актуальных правил (включая п. 5.26 ГОСТ Р 7;0.97-2016), отметка должна содержать следующие элементы:

• Слово «Верно» (без кавычек);
• Должность лица, заверяющего документ (например, «Генеральный директор» или «Инспектор отдела кадров»);
• Личная подпись заверяющего;
• Расшифровка подписи (И.О. Фамилия);
• Дата заверения;
• Печать организации (при наличии).

Пример для директора, заверяющего документ самому себе:

Верно
Генеральный директор ООО «Пример»
[Подпись] А.А. Иванов
22 мая 2026 г.
[Печать]

Важное правило постановки печати

Оттиск печати должен ставиться под реквизитом «Подпись» или в нижнем крае листа (если в документе нет подписи). Крайне важно соблюдать правило: печать не должна захватывать подпись сотрудника, который заверяет копию, и тем более перекрывать ее. Печать должна лишь частично заходить на наименование должности или расшифровку подписи, подтверждая подлинность документа, но не затрудняя его чтение.

Особенности заверения для разных целей

Иногда цель получения копии влияет на формат заверения:

• Для внутреннего пользования (например, для руководителей подразделений внутри компании) достаточно написать «Верно», указать должность, поставить подпись и дату.
• Для внешних организаций (банк, кредитная организация, МФЦ для загранпаспорта, соцзащита и т.д.) с 2024-2026 годов действует stricter правило: если копия предназначена для передачи третьим лицам, под заверительной надписью обязательно нужно добавить фразу: «Подлинник документа находится в ООО «Название»». Без этой фразы банк или госорган может отказать в приеме документа.

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие письменного заявления. Даже если директор просит выдать ему копию, безопаснее иметь заявление на руках (или оформить это приказом), чтобы соблюсти ст. 62 ТК РФ.
2. Заверение неуполномоченным лицом. Если копию заверяет рядовой менеджер, не назначенный приказом ответственным за трудовые книжки, документ будет недействителен. К заверяющему лицу должна прикладываться доверенность или приказ с указанием полномочий.
3. Неполное копирование. Копировать нужно все заполненные страницы, а не только последнюю запись.
4. Нечитаемая подпись из-за печати. Как уже упоминалось, печать, закрывающая подпись, делает документ испорченным.

Заверение копии трудовой книжки директором — процедура, которая полностью легитимна, если в компании нет отдельного кадровика или бухгалтера. Главное, строго следовать ГОСТу при оформлении надписи, правильно ставить печать и не забывать о том, что для внешних организаций (банков, фондов) требуется дополнительная пометка о месте хранения подлинника. Соблюдение этих простых правил гарантирует, что документ будет принят с первого раза и без лишних вопросов.