Трудовая книжка – это официальный документ‚ фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. Правильное оформление записей в ней имеет юридическое значение‚ поэтому важно знать‚ кто и когда ставит подпись в трудовой книжке.
Нормативная база
Основные положения‚ регулирующие ведение трудовых книжек‚ содержатся в:
- Трудовом кодексе РФ (ст. 66);
- Постановлении Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности»;
- Приказе Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения».
Кто имеет право ставить подпись
Работодатель (или его уполномоченное лицо)
Подпись работодателя ставится:
- при приёме на работу – в разделе «Сведения о работе» (запись о приёме);
- при переводе на другую должность‚ изменении условий труда;
- при увольнении – в записи о расторжении трудового договора.
Подпись может ставить непосредственно руководитель организации либо лицо‚ уполномоченное на это приказом (например‚ руководитель отдела кадров‚ главный бухгалтер). Уполномоченное лицо должно иметь соответствующую доверенность или быть указано в локальном нормативном акте организации.
Работник
Подпись работника ставится:
- при получении трудовой книжки при приёме на работу (подтверждает получение документа);
- при каждой записи‚ сделанной работодателем‚ если работник согласен с её содержанием (подпись подтверждает ознакомление и отсутствие возражений).
Если работник не согласен с записью‚ он имеет право сделать замечание в письменной форме; в этом случае подпись работника не ставится до устранения разногласий.
Уполномоченное лицо отдела кадров (кадровик)
В большинстве организаций фактическое заполнение трудовой книжки и проставление подписей осуществляется специалистом отдела кадров по поручению руководителя. Его подпись ставится рядом с подписью работодателя (или вместо неё‚ если он уполномочен) и подтверждает правильность оформления записи.
Где именно ставится подпись
В трудовой книжке предусмотрены специальные поля:
- В колонке «Подпись работодателя» – ставится подпись руководителя или уполномоченного лица.
- В колонке «Подпись работника» – ставится подпись сотрудника.
- Иногда рядом с подписью указывается расшифровка (ФИО‚ должность) и дата.
Порядок действий при внесении записи
- Кадровик готовит запись (дата‚ наименование организации‚ должность‚ вид трудовой деятельности‚ основание – приказ‚ договор и т.д.).
- Запись вносится в трудовую книжку черной или синей пастой‚ разборчивым почерком.
- Работник знакомится с записью; если замечаний нет – ставит свою подпись и дату.
- Уполномоченное лицо (руководитель или его представитель) ставит свою подпись и дату.
- При необходимости ставится печать организации (если она предусмотрена внутренними нормативными актами).
Частые ошибки и как их избежать
- Подпись ставит не уполномоченное лицо. Решение: издать приказ о назначении ответственных за ведение трудовых книжек и ознакомить всех сотрудников с ним.
- Отсутствует подпись работника при согласии с записью. Решение: обязательно получать подпись работника после ознакомления.
- Подпись ставится карандашом или размазывается. Решение: использовать только черные или синие чернила‚ обеспечивающие стойкость.
- Не указана дата подписи. Решение: всегда проставлять день‚ месяц и год рядом с подписью.
Практические рекомендации для работодателей
- Утвердить внутренний порядок ведения трудовых книжек (положение‚ инструкция).
- Оформить приказы о назначении ответственных за подписи (директор‚ заместитель‚ кадровик).
- Хранить образцы подписей уполномоченных лиц для сверки при необходимости.
- Проводить периодическое обучение кадрового персонала изменениям в законодательстве.
- При переходе на электронный документооборот сохранять бумажные трудовые книжки до их полной отмены (на 2026 год бумажные книжки всё ещё действуют).
Подпись в трудовой книжке ставится работодателем (или его уполномоченным представителем) и работником (при ознакомлении с записью). Уполномоченное лицо отдела кадров часто выполняет фактическое оформление и проставление своей подписи рядом с подписью руководителя. Соблюдение установленного порядка и нормативных требований гарантирует юридическую значимость записей и защищает права обеих сторон трудового отношения.