Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Правильное оформление трудовой книжки – обязанность работодателя, установленная Трудовым кодексом РФ. В этой статье мы подробно рассмотрим пошаговую инструкцию по оформлению трудовой книжки, начиная от сбора необходимых документов и заканчивая внесением записей о работе.

Необходимые документы

Прежде чем приступить к оформлению трудовой книжки, необходимо подготовить следующие документы:

• Заявление о приеме на работу (форма Т-2). Этот документ заполняется работником и подтверждает его согласие на работу по предложенным условиям.
• Копия паспорта работника. Необходимо предоставить копию страницы с фотографией и регистрацией;
• Копия СНИЛС работника. Для идентификации работника в системе социального страхования.
• Копия ИНН работника. Для налоговых целей.
• Трудовая книжка работника (если ранее была). Если у работника уже была трудовая книжка, необходимо получить ее для переноса записей.
• Приказ о приеме на работу. Официальный документ, оформляющий трудовые отношения между работником и работодателем.
• Должностная инструкция. Описывает обязанности, права и ответственность работника. (Рекомендации по созданию должностной инструкции описаны ниже).

Заполнение должностной инструкции (рекомендации)

Должностная инструкция – важный документ, определяющий круг обязанностей работника. При составлении должностной инструкции необходимо указать:

• Основные функциональные обязанности. Четко перечислите, что должен делать работник.
• Требования к квалификации. Укажите необходимую квалификацию, образование и опыт работы.
• Положение об ответственности за исполнение должностных обязанностей. Опишите ответственность работника за ненадлежащее выполнение своих обязанностей.

Заполнение трудовой книжки

После сбора всех необходимых документов можно приступать к заполнению трудовой книжки.

Заполнение ьного листа

ьный лист трудовой книжки заполняется работодателем. Внимательно заполните следующие поля:

• Наименование организации. Полное наименование организации, указанное в учредительных документах.
• Юридический адрес организации. Полный юридический адрес организации.
• ИНН организации. Идентификационный номер налогоплательщика организации.
• ОГРН организации. Основной государственный регистрационный номер организации.
• ФИО работника. Полное имя работника.
• Дата рождения работника.
• Паспортные данные работника.
• Дата приема на работу.
• Должность работника.

Внесение записей о работе

Работодатель обязан внести записи в трудовую книжку о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении и других изменениях в трудовую деятельность работника.
Прием на работу:
В графе 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись о приеме на работу. Пример записи:

Принят на должность электромеханика для выполнения работ вахтовым методом;

Перевод на другую работу:

В графе 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись о переводе на другую работу. Пример записи:

Переведен на должность старшего электромеханика.

Увольнение:

В графе 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись об увольнении. Пример записи:

Уволен по собственному желанию.

Важно:

• Записи в трудовой книжке делаются работодателем на основании приказов.
• Записи делаются в хронологическом порядке.
• Записи делаются черной или синей шариковой ручкой.
• Записи делаются без сокращений, за исключением общеупотребительных слов. (Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ»).
• В случае изменения фамилии работника, необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку.

Выдача трудовой книжки работнику

После внесения всех необходимых записей трудовая книжка выдается работнику под роспись в трудовой книжке и в приказе о приеме на работу. Работник обязан проверить правильность заполнения трудовой книжки и подписать ее.

Хранение трудовой книжки

Работодатель обязан хранить трудовые книжки работников в течение 50 лет.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

В настоящее время все больше организаций переходят на ведение электронных трудовых книжек. Электронная трудовая книжка хранится в базе данных СФР (Социального фонда России). Работодатель обязан передавать сведения о работнике в СФР для ведения ЭТК.

Что делать при ошибках в трудовой книжке?

Если в трудовой книжке допущена ошибка, необходимо внести поправку. Поправка вносится работодателем на основании приказа. В графе 5 раздела «Сведения о работе» ставится отметка о внесении поправки, указывается дата и основание для внесения поправки.

Правильное оформление трудовой книжки – важная задача работодателя. Соблюдение требований Трудового кодекса РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек поможет избежать проблем и обеспечить защиту прав работника;

Важно помнить:

• Записи в трудовой книжке должны быть сделаны своевременно и в соответствии с требованиями законодательства.
• Не допускается использование сокращений при заполнении трудовой книжки.
• Работодатель несет ответственность за правильность заполнения трудовой книжки.

—
Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к юристу.