Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника и его историю занятости. В России она существует уже более 70 лет‚ но с 1 января 2021 года в большинстве случаев она заменяется на электронную трудовую книжку (ЭТК). Вопрос о том‚ кто именно отвечает за ведение трудовой книжки‚ остаётся актуальным как для работодателей‚ так и для работников.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это документ‚ в котором фиксируются все периоды трудовой деятельности работника (начало и конец работы в каждом месте‚ должности‚ причины увольнения и т.д.). Она используется при переходе на новое место работы‚ при оформлении пенсии‚ при получении различных льгот.

Бумажная vs. электронная трудовая книжка

• Бумажная трудовая книжка – традиционный формат‚ который работодатель хранит на месте работы и выдаёт работнику по его требованию.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог‚ который хранится в базе Пенсионного фонда России (ПФР). Вводятся данные работодателем через систему «Социальный фонд России» (СФР).

С 1 января 2021 года все новые трудовые книжки выдаются в электронном виде. Бумажные книжки остаются в работе только в тех случаях‚ когда работник отказывается полностью перейти на ЭТК.

Кто обязан вести трудовую книжку?

Ответственность за ведение трудовой книжки возлагается на работодателя; Это правило закреплено в статье 66 Трудового кодекса РФ и в Постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225.

Исключения из правила

• Физические лица‚ не являющиеся индивидуальными предпринимателями‚ которые нанимают работников‚ обязаны вести трудовые книжки.
• Индивидуальные предприниматели‚ как правило‚ не обязаны вести трудовые книжки‚ но при наличии трудовых договоров они обязаны вести записи в ПФР.

Как ведётся трудовая книжка?

Бумажная трудовая книжка

Ведение бумажной книжки осуществляется в отделе кадров работодателя. При каждом изменении статуса работника (приём на работу‚ перевод‚ увольнение) в книжке вносится запись в хронологическом порядке не позднее 5 дней со дня издания приказа‚ который является основанием для внесения записи.

При выдаче трудовой книжки работнику в неё вносится запись о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ). Запись заверяется подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ и печатью работодателя (если печати имеются).

Электронная трудовая книжка

ЭТК ведётся Пенсионным фондом России. Работодатель обязан передавать сведения о своих сотрудниках в цифровую систему СФР‚ используя форму СЗВ‑ТД. После получения данных ПФР формирует электронную трудовую книжку‚ которую работник может просматривать через портал государственных услуг.

В случае перехода работника с бумажной на электронную трудовую книжку работодатель должен отчитаться в ПФР и внести соответствующие изменения в системе.

Как получить и проверить наличие ЭТК?

• При заключении трудового договора работник предоставляет работодателю свою трудовую книжку (если она есть) или сведения о трудовой деятельности.
• Работодатель обязан оформить запись в ЭТК и передать данные в ПФР.
• Работник может проверить наличие своей ЭТК через портал госуслуг‚ введя номер паспорта и дату рождения.

Что делать‚ если работодатель не ведёт трудовую книжку?

Если в компании отсутствует кадровый отдел или уполномоченное лицо‚ работодатель должен в приказе указать‚ кто будет вести трудовые книжки. В противном случае он нарушает закон и может быть привлечён к ответственности.

Практические рекомендации для работодателя

1. Обеспечьте наличие отдела кадров или назначьте ответственное лицо.
2. Регулярно обновляйте данные в системе СФР (не реже 5 дней после изменения статуса сотрудника).
3. Храните бумажные копии в надёжном месте‚ если работник отказывается от ЭТК.
4. Обучайте сотрудников правилам работы с трудовой книжкой и объясняйте им их права.

Ведение трудовой книжки – это обязанность работодателя‚ которая регулируется Трудовым кодексом РФ и законодательством о пенсионном фонде. С переходом на электронный формат большинство работодательских обязанностей теперь выполняется через систему СФР‚ но бумажная трудовая книжка остаётся актуальной в определённых случаях. Соблюдение всех требований законодательства гарантирует правильный учёт трудового стажа и защищает права как работодателя‚ так и работника.