С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ которая полностью изменила порядок ведения и хранения информации о трудовой деятельности граждан. Вопрос о том‚ кто именно вносит данные в электронную трудовую книжку‚ волнует как работодателей‚ так и сотрудников. Рассмотрим все аспекты этого процесса подробно.

Правовые основы ведения электронных трудовых книжек

Основным нормативным актом‚ регулирующим этот процесс‚ является:

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
• Изменения‚ внесенные в статьи 66.1 и 312 Трудового кодекса РФ;
• Постановления и приказы Пенсионного фонда России (ныне Социального фонда России)‚ регулирующие порядок предоставления сведений;
• Форма отчетности ЕФС-1 с подразделом 1.1‚ которая подается работодателями.

Кто конкретно отвечает за внесение данных

Работодатель как основной субъект

Работодатель ⎻ это юридическое или физическое лицо‚ которое:

1. Заключает трудовой договор с работником;
2. Вносит сведения о приеме на работу‚ переводе‚ увольнении‚ изменении должности и других значимых событиях;
3. Подает отчетность в СФР (Социальный фонд России) в установленные сроки;
4. Обеспечивает ведение как электронной‚ так и бумажной трудовой книжки (если сотрудник не отказался от последней).

Специалисты кадровой службы

Непосредственное внесение данных осуществляют специалисты кадрового отдела или кадровики‚ которые:

• Обрабатывают приказы о приеме‚ увольнении и переводе;
• Формируют и направляют отчеты в СФР;
• Ведут учет всех изменений в трудовой деятельности сотрудников;
• Обеспечивают соответствие данных в электронной и бумажной версиях (при их параллельном ведении).

Социальный фонд России (СФР) как хранитель данных

Хотя СФР не вносит данные самостоятельно‚ он играет ключевую роль:

• Принимает и обрабатывает сведения от работодателей;
• Формирует и хранит электронные трудовые книжки;
• Предоставляет доступ к данным гражданам через личный кабинет на портале госуслуг;
• Обеспечивает целостность и сохранность информации.

Процесс внесения данных: пошаговый алгоритм

При приеме на работу

При заключении трудового договора работодатель обязан:

1. Запросить у нового сотрудника СНИЛС и паспорт;
2. Внести сведения о приеме на работу в электронную трудовую книжку;
3. Подать форму ЕФС-1 (подраздел 1.1) в СФР в течение 5 рабочих дней;
4. Если сотрудник сохранил бумажную трудовую‚ сделать соответствующую запись и в нее (если не подано заявление об отказе от бумажной версии).

В процессе трудовой деятельности

В течение всего периода работы специалисты кадровой службы:

• Вносят изменения при переводе на другую должность;
• Обновляют данные при повышении квалификации;
• Фиксируют награды и поощрения;
• Вносят информацию о временной нетрудоспособности (если это предусмотрено законодательством);
• Обновляют сведения при смене структурного подразделения.

При увольнении

При расторжении трудового договора работодатель:

1. Вносит запись об увольнении в электронную трудовую книжку;
2. Указывает причину увольнения и основание;
3. Подает соответствующую форму ЕФС-1 в СФР;
4. Выдает сотруднику справку о трудовой деятельности (по запросу).

Особые случаи: что делать при разных формах занятости

Совместители

Для работников‚ работающих по совместительству‚ работодатель:

• Вносит сведения в основную электронную трудовую книжку;
• Указывает‚ что работа является внешним или внутренним совместительством;
• Подает отчетность по месту основной работы.

Гражданско-правовые договоры (ГПХ)

По договорам ГПХ:

• Не ведется электронная трудовая книжка;
• Сведения о таких договорах подаются в отдельной форме в СФР;
• Эти данные не включаются в основную трудовую книжку.

Дистанционная работа

При удаленной занятости:

• Все процедуры по внесению данных аналогичны стандартным;
• Обмен документами осуществляется в электронном виде;
• Сроки подачи отчетности не изменяются.

Ответственность за нарушения

За непредставление или несвоевременное внесение данных в электронную трудовую книжку предусмотрены:

• Административная ответственность для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Штрафы от 1 000 до 5 000 рублей для юридических лиц;
• Привлечение к дисциплинарной ответственности сотрудников кадровой службы;
• Возможность проверок со стороны трудовой инспекции и СФР.

Как работник может проверить свои данные

Сотрудник может:

• Получить выписку из электронной трудовой книжки через:
• Личный кабинет на портале Госуслуги;
• МФЦ (при наличии паспорта и СНИЛС);
• Работодателя (по запросу);
• Оспорить неверные данные через СФР;
• Получить справку о трудовой деятельности для предоставления в различные инстанции.

Основная ответственность за внесение данных в электронную трудовую книжку лежит на работодателе. Специалисты кадровой службы выполняют эту работу на практике‚ а Социальный фонд России обеспечивает хранение и обработку информации. Работник может только инициировать проверку или корректировку данных‚ но не вносить их самостоятельно.

Система электронных трудовых книжек направлена на:

• Упрощение процесса ведения записей;
• Повышение надежности хранения данных;
• Удобный доступ для граждан к своей трудовой истории;
• Сокращение бумажного документооборота.

Понимание того‚ кто вносит данные в электронную трудовую книжку‚ помогает как работодателям соблюдать законодательство‚ так и сотрудникам контролировать правильность своих записей.