Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Записи в неё вносятся строго в соответствии с законодательством и внутренними нормативными актами организации. Ниже подробно рассмотрено‚ кто именно обязан выполнять эту функцию‚ какие документы служат основанием и как правильно оформить запись.

Нормативная база

Основные положения‚ регулирующие ведение трудовых книжек‚ содержатся в следующих нормативных актах:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ФЗ‑197 от ‚ ред. от ) – ст. 66‚ 68‚ 81.
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (далее – Порядок).
• Правила ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225).

Кто обязан вносить записи

Согласно ст. 66 ТК РФ и пунктам Порядка‚ ответственность за внесение сведений в трудовую книжку возлагается на:

1. Работодателя (организацию‚ ИП‚ фермерское хозяйство и т.д.) – как на основное место работы сотрудника.
2. Уполномоченное лицо по ведению кадрового учета (кадровик‚ специалист по кадровому делопроизводству‚ бухгалтер‚ если такие функции возложены на него приказом руководителя).
3. При работе по совместительству – запись делается по месту основной работы на основании документа‚ подтверждающего совместительство.
4. При увольнении – запись вносится в день увольнения непосредственно лицом‚ ответственным за кадровое делопроизводство.

Важно: если работник трудоустроен до и ведёт бумажную трудовую книжку‚ обязанность по внесению записей остаётся за работодателем независимо от перехода на электронный формат.

Процедура внесения записи

Внесение сведений в трудовую книжку выполняется по следующему алгоритму:

1. Издание приказа (распоряжения) работодателя о приёме‚ переводе‚ увольнении‚ награждении‚ изменении квалификации и т.д.
2. Получение документа‑основания (сам приказ‚ выписка из него‚ справка о награде и т.п.).
3. Внесение записи в соответствующий раздел трудовой книжки:
   • раздел «Сведения о работе» – при приёме‚ переводе‚ увольнении;
   • раздел «Сведения о наградах и поощрениях» – при награждении;
   • раздел «Сведения о квалификации» – при повышении разряда‚ присвоении звания и т.д.
4. Сверка текста записи с текстом приказа – они должны полностью совпадать (за исключением реквизитов документа).
5. Подпись и печать – запись подписывает уполномоченное лицо (кадровик‚ руководитель‚ ИП) и ставит печать организации (если предусмотрено внутренними нормативными актами).
6. Срок внесения – не позднее недельного срока с даты издания приказа; при увольнении – в день увольнения.

Особенности ведения трудовых книжек на двух языках

Согласно п. 6 Правил ведения трудовых книжек‚ при наличии в составе Российской Федерации республики‚ установившей свой государственный язык‚ трудовая книжка может вестись на двух языках:

• Первый язык – русский (государственный язык РФ).
• Второй язык – государственный язык соответствующей республики (например‚ татарский‚ башкирский и т.д.).

В этом случае записи делаются параллельно на обоих языках‚ но содержание должно быть идентичным.

Электронные трудовые книжки

С в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако:

• Если работник был принят на работу до этой даты и у него имеется бумажная книжка‚ работодатель продолжает вносить записи в бумажный вариант.
• Для newly hired сотрудников (с ) записи вносятся исключительно в электронном виде через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через систему работодателя‚ интегрированную с ПФР.
• Ответственность за корректность и своевременность внесения сведений в ЭТК также лежит на работодателе и уполномоченном лице по кадровому учету.

Ответственность за неправильное или несвоевременное внесение записей

Нарушение порядка ведения трудовых книжек влечет административную ответственность:

• Статья 5.27 КоАП РФ – штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб.; на организации – от 30 000 до 50 000 руб.
• При повторном нарушении – увеличение штрафа и возможная дисквалификация должностного лица на срок до 3 лет.

Кроме того‚ некорректные записи могут повлиять на право сотрудника на получение пенсии‚ пособий по безработице и другие социальные выплаты.

Таким образом‚ запись в трудовую книжку делает:

1. Работодатель (как юридическое или физическое лицо‚ являющееся основным местом работы сотрудника).
2. Уполномоченное лицо по ведению кадрового учета (кадровик‚ специалист по кадрам‚ бухгалтер и т.д.)‚ действующее на основании приказа руководителя.
3. При совместительстве – запись вносится по месту основной работы.
4. При увольнении – запись делается в день увольнения ответственным кадровым работником.

Соблюдение установленного порядка‚ своевременность и точность внесения сведений являются обязательными условиями для законного ведения трудовых книжек и защиты прав работников.