Вопрос о том, кто выдает трудовую книжку, стал особенно актуальным в последние годы из-за масштабной цифровизации кадрового учета в России. Ответ зависит от формата документа: бумажного или электронного. Давайте разберем все нюансы.
Исторически: выдавал работодатель
Долгое время, согласно Трудовому кодексу РФ, обязанность по выдаче и оформлению трудовой книжки (ТК) лежала на работодателе. При приеме на работу новый работодатель был обязан:
- Принять имеющуюся у сотрудника бумажную ТК.
- Оформить ее (внести запись о приеме, увольнении, награждениях).
- В случае утери — выдать дубликат.
Этот принцип действовал десятилетиями.
Новый порядок: с 2021 года — электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2021 года в России начался переход на обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). Это радикально изменило систему.
Кто теперь «дает» и хранит трудовую книжку?
Согласно новым правилам:
- Организатором и хранителем электронной трудовой книжки является Социальный фонд России (СФР), который заменил Пенсионный фонд (ПФР). Именно в его базах данных хранится вся информация о трудовой деятельности гражданина.
- Работодатель не выдает физический документ. Его обязанность — вносить информацию об каждом сотруднике в единую государственную систему (ЕГИС ТК) через СФР. Это делается путем подачи сведений в форме СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности).
- Работник может в любой момент получить выписку из своей электронной трудовой книжки. Для этого нужно:
- Зарегистрироваться на портале «Госуслуги» или на сайте СФР.
- Получить доступ к разделу «Трудовая книжка».
- Распечатать выписку при необходимости (она имеет юридическую силу).
А что с бумажной трудовой книжкой?
Бумажный формат не отменен полностью. Гражданин вправе:
- Подать заявление в СФР (через «Госуслуги», МФЦ или отделение СФР) о выдаче бумажного трудового книжки.
- В этом случае СФР подготовит и напечатает для него бумажный документ на основании имеющихся в системе электронных сведений.
- Получить его можно в отделении СФР или МФЦ.
Важно: Если у вас уже есть старая бумажная ТК, вы можете продолжать ею пользоваться, а новые записи будут автоматически «подтягиваться» из электронной базы. Но при утере или повреждении бумажного документа дубликат будет выдан уже на основании данных СФР.
Что делать, если потерял или повредил трудовую книжку?
Процедура изменилась:
- Немедленно заявить о потере последнему работодателю, в котором она хранилась (если это бумажный вариант).
- Обратиться в Социальный фонд России (СФР) с заявлением о выдаче дубликата (для бумажного) или просто получить актуальную выписку (для электронной).
- Для бумажного дубликата СФР подготовит документ на основе всех сведений о вашей трудовой деятельности, имеющихся в системе.
Не нужно более искать старые записи у всех бывших работодателей — вся информация уже сосредоточена в одном месте;
Краткая сравнительная таблица
| Критерий | Бумажная трудовая книжка (до 2021 и по заявлению) | Электронная трудовая книжка (с 2021, основной формат) |
|---|---|---|
| Кто выдает/хранит | Работодатель (при приеме) или СФР (при утере/по заявлению) | Социальный фонд России (СФР) — государственная база данных |
| Кто вносит записи | Работодатель в физическую книжку | Работодатель подает сведения в СФР (форма СЗВ-ТД) |
| Как получить | От работодателя при приеме или в СФР/МФЦ по заявлению | Через личный кабинет на «Госуслугах» или сайте СФР (выписка) |
| При утере | Обращение в СФР за дубликатом | Получение новой выписки/заказ бумажного дубликата в СФР |
Таким образом, на вопрос «кто дает трудовую книжку» в современной России ответ однозначен: основной выдачитель и хранитель — это Социальный фонд России (СФР).
- Работодатель больше не выдает физический документ, но обязан оперативно и корректно передавать о вас информацию в СФР.
- Работник получает доступ к своей трудовой истории через «Госуслуги» или сайт СФР.
- Бумажный вариант можно получить по собственному заявлению в СФР, но он является лишь материальным отображением электронной базы.
- Система направлена на защиту от потери данных и упрощение процедуры для гражданина.
Практический совет: Зарегистрируйтесь на «Госуслугах» и проверьте свою электронную трудовую книжку. Убедитесь, что все записи от ваших работодателей отражены верно и в полном объеме. Это ваш главный инструмент контроля.