Вопрос о том, кто имеет право выдавать и оформлять трудовую книжку, остается одним из самых важных для работников и работодателей. Однако в 2026 году контекст этого вопроса кардинально изменился из-за завершения масштабной цифровой реформы. Ниже мы подробно разберем, кто выдает документ, каковы сроки перехода на «цифру» и что делать, если у вас до сих пор бумажный вариант.
Кто является эмитентом трудовой книжки?
Традиционно и согласно законодательству, первичную выдачу трудовой книжки осуществляет работодатель. Именно организация или частный предприниматель, которые впервые нанимают сотрудника, обязаны завести ему этот документ (если он не был заведен ранее) и внести первую запись о приеме на работу.
Важно помнить ключевые моменты:
- Первое место работы: Если человек трудоустраивается впервые, трудовую книжку (бумажную или электронную) оформляет работодатель.
- Стоимость: Расходы на бланк бумажной трудовой книжки несет работодатель.
- Ведение: Все последующие записи о приеме, переводе, увольнении и награждениях вносит работодатель, у которого сотрудник работает в текущий момент.
Критическая дата: 10 июня 2026 года
Согласно последним данным, 10 июня 2026 года становится поворотным моментом для системы учета трудового стажа, особенно в Украине. С этой даты учет трудового стажа будет осуществляться исключительно в электронном формате.
Что это означает для граждан и работодателей?
- Конец бумажной эры: После указанной даты бумажные трудовые книжки перестанут быть основным документом для подтверждения стажа.
- Обязательная оцифровка: Все данные из бумажных трудовых книжек, оформленных до 1 января 2004 года, должны быть внесены в электронный Реестр застрахованных лиц.
- Защита стажа: Граждане, которые не успеют оцифровать свои данные до дедлайна, рискуют потерять часть страхового стажа или столкнуться с трудностями при оформлении пенсии;
Где и как происходит оцифровка?
Процесс перевода бумажных документов в электронный формат начался еще в 2021 году, но финальная стадия приходится на 2026 год.
Кто занимается внесением данных?
- Работодатели: Обязаны подать сведения о стаже своих сотрудников, работающих у них на момент реформы.
- Самозанятые и архивы: Для тех, кто не работает официально или чьи предприятия ликвидированы, предусмотрены механизмы подачи данных через органы социальной защиты или архивные службы.
Владельцы трудовых книжек, оформленных до 2004 года, должны проявить активность и проконтролировать, чтобы их данные корректно отображались в электронном реестре.
Может ли работодатель задержать выдачу трудовой книжки?
В контексте перехода на электронные форматы вопрос задержки выдачи документа становится еще острее. Согласно разъяснениям Министерств труда (как в Беларуси, так и в Украине действуют схожие нормы защиты прав работников):
Работодатель не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки при увольнении сотрудника. Документ должен быть выдан в день увольнения. Если работник отсутствовал, работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться за книжкой или получить согласие на отправку почтой.
В условиях 2026 года «выдача» все чаще означает обеспечение корректного внесения записи об увольнении в электронную трудовую книжку. Задержка внесения такой записи может повлечь за собой штрафные санкции для работодателя и проблемы с начислением пенсии для работника.
Что делать прямо сейчас?
Если вы гражданин Украины и имеете бумажную трудовую книжку:
- Проверьте наличие у вас бумажного документа, особенно если он оформлен до 2004 года.
- Убедитесь, что ваш текущий работодатель подал данные для оцифровки.
- Не ждите даты 10 июня 2026 года, процесс лучше завершить заранее, чтобы избежать очередей и технических сбоев в системе.
Переход на электронные трудовые книжки — это шаг к прозрачности и защите прав работников. Главное помнить: ответственность за своевременное внесение данных лежит на работодателе, но контроль за наличием записи в реестре — это зона ответственности самого работника.
Информация актуальна на май 2026 года. Следите за обновлениями законодательства в вашем регионе.