Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий основные сведения о трудовой деятельности сотрудника. Правильное оформление и своевременное внесение записей – обязательное условие для любого работодателя. В статье рассмотрены все необходимые типы записей, порядок их оформления и особенности, связанные с переходом на электронный формат.

Какие сведения требуется занести в трудовую книжку?

Согласно Трудовому кодексу РФ и Приказу Минтруда России от № 320н, в трудовую книжку вносятся сведения о:

• приёме на работу;
• переводе, изменении ставки или формы занятости;
• увольнении;
• награждениях и благодарностях;
• квалификации и специальности;
• воинском учёте (при наличии);
• других обстоятельствах, влияющих на трудовое положение.

Каждая запись оформляется в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом 320н).

Приём на работу

Запись вносится в графу «Сведения о приёме на работу». Пример оформления:

Наименование организации: ООО «Пример» 
Должность: Инженер‑конструктор 
Дата приёма: 
Ставка: 1 (полная) 
Основание: Договор № 15‑2026 от 

Если работник был принят до  г. и не желает переходить на электронный формат, запись делается в бумажную книжку.

Перевод и изменение условий труда

При переводе на другую должность, изменении ставки или переходе на другую форму занятости вносятся новые данные, а прежние – зачёркиваются одной чертой (см. ниже).

Увольнение

Запись о увольнении указывается в соответствующей графе с указанием даты увольнения, основания (по статье 81 ТК РФ или иных) и номера приказа.

Награждения и благодарности

Награждения (поощрения, премии, благодарности) фиксируются в разделе «Сведения о награждении». Пример:

 – Благодарность за выдающиеся результаты в проекте «Эко‑тех».

Правила заполнения и корректировки записей

Следующие правила обязательны к соблюдению:

1. Записи вносятся арабскими цифрами. Месяц пишется двумя цифрами (01‑12), день – тоже двумя (01‑31).
2. При исправлении ошибки в книге допускается только зачеркивание одной чертой и внесение правильных данных рядом.
3. Если в книге закончились свободные строки, оформляют вкладыш – дополнительный лист, который также подписывается и ставится в конец книги.
4. Запрещено стирать, замазывать или подделывать записи. Любые изменения должны быть оформлены согласно Порядку 320н;
5. При переходе на электронный формат записи вносятся в электронный кадровый модуль, но в бумажной книжке остаются записи, сделанные до даты перехода.

Как оформить зачёркивание

При замене данных (например, при переводе) предыдущие сведения оформляются одной вертикальной чертой, после чего в том же месте вносятся новые данные. На внутренней стороне обложки указываются ссылки на соответствующие документы.

Вкладыш в трудовую книжку

Если свободных строк больше не осталось, в конец книги прикрепляют вкладыш. Вкладка оформляется так же, как и основная страница: указываются дата, основание, сведения о работе.

Особенности перехода на электронные трудовые книжки

С  г. возможен переход на электронный формат ведения кадровых документов. При этом:

• Для сотрудников, принятых до  г., оформление продолжается в бумажном виде, если они не подают заявления об отказе от электронного формата.
• Работодатель обязан уведомить сотрудника о возможности перехода и получить его согласие.
• Электронные записи должны соответствовать тем же требованиям (дата, основание, подпись) и храниться в защищённой системе.

Переход на электронный формат не отменяет необходимости вести бумажную запись до момента её полного замены.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Как правильно оформить запись о приёме на работу по срочному договору?
Ответ: В графе «Сведения о приёме на работу» указываются: дата начала работы, тип договора (срочный), его срок, должность и основание (договор). Пример:

 – Приём по срочному договору № 34‑2026 на 6 месяцев, должность «Техник».

Вопрос: Нужно ли ставить печать в трудовых книжках?
Ответ: Печать организации ставится в правом нижнем углу первой страницы ьного листа и в конце каждой записи, если это предусмотрено внутренними документами компании.

Вопрос: Как правильно оформить исправление ошибки в уже сделанной записи?
Ответ: Ошибку зачёркивают одной вертикальной чертой, подписывают и вносят правильные данные рядом, указав дату и основание исправления.

Записи в трудовую книжку – это фундамент юридической защиты как работодателя, так и сотрудника. Правильное оформление, соблюдение требований Порядка 320н и своевременный переход на электронный формат позволяют избежать ошибок и спорных ситуаций при проверках трудовой инспекции.

Для удобства работы рекомендуется:

• Сохранять образцы заполнения в отдельном документе.
• Регулярно проверять заполненность страниц и своевременно оформлять вкладыши.
• Консультироваться с юристом при возникновении вопросов, связанных с переходом на электронный формат.

Соблюдая эти рекомендации, вы гарантируете корректное оформление всех записей и сохранность трудовых отношений.