Вопрос о том, кто именно выдаёт дубликат трудовой книжки, возникает у сотрудников, которые потеряли документ либо получили новую фамилию, а также у работодателей, принимающих на работу такого сотрудника. Ниже рассмотрены нормативные основания, порядок действий и практические рекомендации.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку и выдавать её сотруднику при увольнении.
- Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает форму трудовой книжки нового образца и порядок её заполнения, включая оформление дубликата.
- Письмо Минтруда и соцзащиты РФ от № 14-6/ООГ-726 – разъясняет порядок оформления дубликата при смене фамилии.
- Постановление Правительства РФ от № 225 – форма трудовой книжки прежнего образца (действительна, если бланк закуплен до ).
Когда требуется дубликат трудовой книжки?
Дубликат выдаётся в следующих ситуациях:
- Утрата или порча оригинальной трудовой книжки (в т.ч. после увольнения).
- Смена фамилии, имени, отчества работника.
- Необходимость внесения записей о работе, которые не могли быть сделаны в оригинале (например, если оригинал был утерян до поступления к новому работодателю).
Важно: дубликат – это не новая трудовая книжка, а документ, содержащий те же сведения, что и оригинал, но с пометкой «Дубликат».
Кто имеет право оформить дубликат?
Согласно пункту 2.1 Приказа № 320н и разъяснениям Минтруда, дубликат оформляет организация, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. Это может быть:
- Предыдущий работодатель (у которого сотрудник работал последним перед утерей).
- Текущий работодатель, если последняя запись была сделана именно у него (например, сотрудник потерял книжку уже после поступления на новую работу).
- Предыдущий работодатель отказался выдать дубликат (например, организация ликвидирована, не существует или не отвечает на запросы).
- Сотрудник предоставил письменное заявление о невозможности получения дубликата от прежнего работодателя и приложил подтверждающие документы (справка о ликвидации, выписка из ЕГРЮЛ и т.п.).
- Последняя запись в трудовой книжке сделана у нового работодателя (то есть сотрудник потерял книжку уже после трудоустройства у него).
- Получение заявления от сотрудника – письменное просьба о выдаче дубликата с указанием причины (утрата, порча, смена фамилии и т.д.).
- Проверка документов – запрос у предыдущего работодателя справки о последнем месте работы, выписки из трудовой книжки (если она сохранилась в электронном виде), копий приказов о приёме/увольнении, трудового договора.
- Подготовка бланка – использование бланка трудовой книжки соответствующего образца (новый или старый, в зависимости от даты закупки). На обложке делается надпись «Дубликат».
- Заполнение разделов:
- В разделе «Сведения о работе» в графе 3 указывается общий трудовой стаж до поступления к данному работодателю, подтверждённый документами.
- Вносятся сведения о работе у предыдущего работодателя (если они известны) – даты приёма и увольнения, должность, основание увольнения.
- Если известны награды и поощрения – они также переносятся в дубликат.
- Подпись и печать – дубликат подписывается уполномоченным лицом (руководителем или кадровым специалистом) и ставится печать организации.
- Вручение сотруднику – вручается под расписку. Срок выдачи – не более 15 рабочих дней с момента получения заявления (п. 4 Приказа № 320н).
- Хранение копии – одна копия дубликата остаётся в личном деле сотрудника у работодателя;
- Получить справку о ликвидации/реорганизации из налоговой инспекции или из ЕГРЮЛ.
- Предоставить новому работодателю все доступные документы о своей трудовой деятельности (трудовые договоры, приказы, выписки из пенсионного дела, справки из ПФР).
- На основании этих документов новый работодатель оформляет дубликат, указывая в графе 3 «общий трудовой стаж» и делая пометку, что сведения подтверждены альтернативными документами.
- Срок выдачи дубликата – не более 15 рабочих дней с даты получения заявления сотрудника (п. 4 Приказа № 320н).
- Ответственность за нарушение сроков – возможна административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) в виде штрафа для должностных лиц и организации.
- Ответственность за недостоверные сведения – если в дубликате будут внесены ложные сведения, работодатель может привлечь к дисциплинарной ответственности виновное лицо, а также нести риски в случае спора с Пенсионным фондом или судом.
- Новый работодатель может оформить дубликат трудовой книжки, но только в случаях, когда предыдущий работодатель не может или не обязан это сделать (ликвидация, отказ, отсутствие связи) либо когда последняя запись сделана именно у нового работодателя.
- Основанием для выдачи дубликата служит письменное заявление сотрудника и подтверждающие документы о трудовой деятельности.
- Срок выдачи – не более 15 рабочих дней; нарушение срока влечёт административную ответственность.
- При оформлении дубликата необходимо точно перенести все сведения о работе, стаже, наградах и поощрениях, а также сделать пометку «Дубликат» на обложке.
- Соблюдение указанного порядка гарантирует юридическую силу документа и защищает права как сотрудника, так и работодателя.
Новый работодатель может оформить дубликат только в том случае, если:
Если же последняя запись сделана у предыдущего работодателя и он доступен для взаимодействия, обязанность по выдаче дубликата лежит именно на нём. Новый работодатель в этом случае лишь принимает дубликат на хранение и, при необходимости, вносит свои записи о работе.
Порядок оформления дубликата новым работодателем
Если все условия для выдачи дубликата новым работодателем выполнены, процедура выглядит следующим образом:
При оформлении дубликата важно соблюдать точность переноса данных: любые неточности могут привести к спорам при подтверждении стажа или при назначении пенсии.
Что делать, если предыдущий работодатель недоступен?
Если прежняя организация ликвидирована, реорганизована или иным образом не может выдать дубликат, сотрудник должен:
В этом случае дубликат имеет полную юридическую силу, так как оформлен в соответствии с требованиями законодательства и на основе достоверных сведений.
Сроки и ответственность
Практический пример
Ситуация: Иванов Иван Иванович уволился от ООО «Альфа» , потерял трудовую книжку и поступил на работу в ООО «Бета» . Предыдущий работодатель (ООО «Альфа») существует и готов выдать дубликат.
Решение: Иванов обращается к ООО «Альфа» с заявлением о выдаче дубликата. После получения дубликата он предоставляет его новому работодателю (ООО «Бета»), который вносит свои записи о работе с по настоящее время. Если бы ООО «Альфа» отказалось или было ликвидировано, Иванов бы предоставил в ООО «Бета» справку о ликвидации и другие подтверждающие документы, а ООО «Бета» оформило бы дубликат самостоятельно.
Таким образом, ответ на вопрос «Может ли новый работодатель оформить дубликат трудовой книжки» – да, но только при определённых условиях, предусмотренных трудовым законодательством и нормативными актами Минтруда России.