Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ С ее помощью работник может подтвердить свой опыт работы, а также стаж для назначения пенсии или социальных выплат․ Поэтому вопрос о том, кто именно несет ответственность за ведение записей в трудовых книжках, является критически важным для любой организации․ Ошибки, халатность или несоблюдение сроков в этом деле могут привести к серьезным юридическим и финансовым последствиям для работодателя․
Согласно действующему законодательству Российской Федерации, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них несет работодатель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель)․
Однако работодатель — это субъект, а не конкретный человек․ Именно поэтому руководитель организации обязан своим приказом (распоряжением) назначить конкретное лицо, на которое будет возложена персональная ответственность за правильное и своевременное ведение трудовых книжек․ Как правило, таким лицом выступает:
- Специалист по кадрам (кадровик);
- Инспектор по кадрам;
- Начальник отдела кадров;
- В небольших организациях — бухгалтер или даже сам руководитель (если штат состоит из нескольких человек)․
Важные правила назначения ответственного
- Приказ обязателен․ Если ответственный сотрудник увольняется или уходит в отпуск, руководитель обязан издать новый приказ о передаче этих обязанностей другому работнику․
- Передача дел․ При смене ответственного лица необходимо составить акт приема-передачи трудовых книжек, чтобы новый сотрудник принял на себя ответственность за сохранность и учет уже имеющихся бланков․
Обязанности ответственного лица
Сотрудник, назначенный приказом, обязан не просто заполнять графы, но и строго соблюдать установленный Порядок ведения и хранения трудовых книжек․ В его основные обязанности входит:
- Внесение записей о приеме на работу, переводе, увольнении, а также сведений о награждении за трудовые заслуги (в силу п․ 25 Порядка, внесению подлежат только определенные виды награждений);
- Внесение исправлений в случае допущенных ошибок или внесение пропущенных записей (например, если необходимо внести пропущенную запись о переводе после записи об увольнении, это делается по строгим правилам);
- Выдача трудовой книжки при увольнении;
- Обеспечение сохранности бланков строгой отчетности;
- Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходной книги по учету бланков․
Электронные трудовые книжки (ЭТК): новые обязанности
С 2021 года в России произошел масштабный переход на электронные трудовые книжки․ Теперь при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять именно электронные трудовые книжки, передавая сведения в Социальный фонд России (СФР)․
Однако это не означает, что бумажные варианты полностью отменены․ В некоторых ситуациях вести бумажную трудовую книжку необходимо продолжать (например, если сотрудник в 2020 году подал заявление о сохранении бумажной формы)․ Кроме того, ответственный сотрудник обязан корректно вести ЭТК․ Наши коллеги из clubtk․ru подробно разбирали материал о том, как заполнять электронную трудовую книжку при приеме на работу, и кадровикам необходимо регулярно актуализировать свои знания в этой сфере․
Сложные и нестандартные ситуации
В своей практике ответственный за ведение записей может столкнуться с рядом специфических ситуаций:
Иностранные граждане и лица без гражданства
Частый вопрос: как быть, если на работу принят гражданин РФ, который получил гражданство в 2018 году, а до этого был гражданином Республики Армения? Можно ли продолжать вести его трудовую книжку образца СССР или Армении?
Ответ: трудовые книжки граждан других государств (в т․ч․ образца СССР, выданные в союзных республиках) не имеют юридической силы на территории РФ для подтверждения стажа․ Если работник не предоставил трудовую книжку установленного в РФ образца, ответственный сотрудник обязан завести ему новый бланк российской трудовой книжки․ При этом стаж, приобретенный в другой стране, может быть подтвержден иными документами (справками, договорами), если это предусмотрено международными соглашениями․
Передача трудовой книжки третьим лицам
Министерство труда и социальной защиты РФ в своем письме от г․ № 14-2/ООГ-7143 четко разъяснило: передавать трудовую книжку через бывших коллег работника категорически нельзя․ Трудовая книжка выдается лично в руки работнику под роспись в книге учета․ Если работник не может забрать ее лично, он должен дать письменное согласие на пересылку документа по почте или оформить нотариальную доверенность на право получения трудовой книжки другим лицом․ Нарушение этого правила влечет за собой административную ответственность для работодателя․
Утеря или порча документа
Если трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность по вине работодателя, ответственное лицо обязано выдать работнику дубликат․ В дубликат вносятся сведения об общем стаже работы до поступления к данному работодателю на основании подтверждающих документов (справок, выписок из архивов и т․д․)․
Ответственность за нарушения
Если ответственный сотрудник или работодатель в целом нарушает правила ведения, хранения, учета или выдачи трудовых книжек, предусмотрена серьезная ответственность:
- Административная ответственность (по ст; 5․27 КоАП РФ): штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей․ За задержку выдачи трудовой книжки при увольнении работодатель может быть оштрафован, а также обязан возместить работнику неполученный заработок за время вынужденного прогула․
- Материальная ответственность: работодатель обязан возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения возможности трудиться․
- Уголовная ответственность: может наступить в случае умышленного уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов (ст․ 325 УК РФ)․
Роль ответственного за ведение записей в трудовых книжках невозможно переоценить․ Этот сотрудник стоит на страже как интересов работника (обеспечение его пенсионных и социальных прав), так и интересов работодателя (защита от штрафов и судебных исков)․ В условиях, когда кадровый учет стремительно цифровизируется (переход на ЭТК), специалисту необходимо быть предельно внимательным, регулярно изучать разъяснения Минтруда и неукоснительно соблюдать установленные регламенты как в бумажном, так и в электронном формате․