С 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это нововведение затронуло миллионы граждан и работодателей, но до сих пор вызывает множество вопросов. Один из ключевых: кто именно заводит электронную трудовую книжку — сам работник или работодатель?

В этой статье мы подробно разберём, как и кем оформляется ЭТК, какие категории граждан подлежат этому процессу, и что делать, если вы впервые устраиваетесь на работу.

Краткий ответ на вопрос

С 1 января 2021 года для лиц, впервые вступающих в трудовые отношения, бумажная трудовая книжка не заводится вовсе. Вместо этого работодатель обязан:

• Завести электронную трудовую книжку в системе СФР (Социальный фонд России);
• Внести в неё сведения о приёме на работу;
• Хранить и обновлять данные в электронном формате;
• При увольнении выдать работнику выписку из ЭТК (форму ЕФС-1).

Таким образом, работник не заводит ЭТК самостоятельно — это делает работодатель в рамках своих обязанностей по ведению кадрового учёта.

Кто подлежит оформлению электронной трудовой книжки?

В зависимости от даты начала трудовой деятельности и выбора гражданина, существуют разные сценарии:

Работники, впервые устраивающиеся на работу с 1 января 2021 года

Пример: если вы устроились на первую работу в 2023 или 2025 году — у вас будет только ЭТК.

Работники, которые работали до 2021 года и не перешли на ЭТК добровольно

До 31 декабря 2020 года работники могли выбрать, перейти ли им на электронную трудовую книжку или сохранить бумажную. Если:

• Вы не подали заявление о переходе на ЭТК до конца 2020 года, то у вас остаётся бумажная трудовая книжка;
• Вы написали заявление о переходе — тогда с 2021 года все новые записи ведутся в электронном виде, но бумажная книжка остаётся у вас на руках;
• Вы не написали заявление, но работодатель перевёл вас на ЭТК, это возможно по согласованию.

В этом случае работодатель обязан вести и бумажную, и электронную трудовую книжку до тех пор, пока работник не решит окончательно перейти на ЭТК.

Работники, которые устраиваются на работу впервые, но ранее имели трудовой стаж

Если у вас есть стаж до 2021 года (например, вы работали в 2019 году), но затем не работали длительное время, и теперь устраиваетесь на новую работу впервые после 2021 года — вам всё равно заводят только электронную трудовую книжку.

При этом все предыдущие записи (до 2020 года) уже хранятся в базе СФР, а с 2021 года — только в электронном формате.

Как работодатель заводит электронную трудовую книжку?

Процесс оформления ЭТК регламентирован законодательством и включает несколько этапов:

Сбор и проверка данных

• Работодатель запрашивает у работника:
• Паспортные данные;
• СНИЛС;
• ИНН (при наличии);
• Данные о предыдущих местах работы (если есть);
• Сведения о трудовой деятельности до 2020 года (если есть).

Создание записи в системе СФР

Работодатель формирует электронную запись о приёме на работу в личном кабинете на сайте Социального фонда России и подписывает её усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Информирование работника

Работодатель обязан:

• Сообщить работнику о том, что сведения о его трудовой деятельности будут вестись в электронном виде;
• Выдать на руки бумажную трудовую книжку (если она была ранее) с соответствующей записью о переходе на ЭТК;
• При увольнении выдать выписку из ЭТК (форму ЕФС-1).

Если бумажной книжки не было (например, при первом трудоустройстве после 2021 года), то работодатель просто уведомляет работника устно или письменно.

Ведение и обновление ЭТК

В течение всего периода работы работодатель обязан:

• Вносить записи о приёме, переводе, увольнении;
• Передавать данные в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа;
• Хранить данные в электронном виде в течение 75 лет.

Что делать работнику?

Хотя работник не заводит ЭТК сам, он должен:

Предоставить корректные данные

• Паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН (если есть);
• Сведения о предыдущих местах работы (если есть).

Выбрать формат трудовой книжки (если есть выбор)

Если вы работали до 2021 года и ещё не перешли на ЭТК, у вас есть право:

• Остаться на бумажной трудовой книжке;
• Перейти на ЭТК, подав соответствующее заявление работодателю.

Если вы не сделаете выбор до конца 2020 года, работодатель может начать вести ЭТК по умолчанию.

Проверить свою ЭТК

Узнать, какие записи внесены в вашу электронную трудовую книжку, можно:

• Через личный кабинет на сайте Госуслуги;
• Через портал СФР;
• Через работодателя (запросить выписку).

Выписка из ЭТК — это официальный документ, который можно предъявить при устройстве на новую работу или для получения пенсии.

Особые случаи и важные нюансы

Работники, работающие по совместительству

Если вы работаете по совместительству, сведения о вашей трудовой деятельности также вносятся в ЭТК. Работодатель обязан передать данные в СФР.

Работники, уволенные до 2020 года

Если вы были уволены до 2020 года, и у вас есть бумажная трудовая книжка, то при новом трудоустройстве после 2021 года вам заводят только ЭТК. Все предыдущие записи уже храняться в базе СФР.

Работники, которые хотят вернуться к бумажной книжке

Вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на ЭТК нельзя. Это связано с тем, что с 2021 года бумажные книжки для новых сотрудников не заводятся. Однако вы всегда можете запросить выписку из ЭТК.

Работники, которые не хотят переходить на ЭТК

Если вы работали до 2021 года и не подали заявление о переходе на ЭТК, то у вас остаётся бумажная трудовая книжка. Работодатель обязан вести её параллельно с ЭТК.

Что делать, если работодатель не заводит ЭТК?

Если вы впервые устраиваетесь на работу после 2021 года, а работодатель отказывается заводить ЭТК или не передаёт данные в СФР, вы можете:

• Обратиться к работодателю с требованием выполнить обязанности;
• Написать жалобу в Государственную инспекцию труда;
• Обратиться в прокуратуру;
• Подать иск в суд.

Помните, что ведение ЭТК — это обязанность работодателя, а не право.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1. Могу ли я отказаться от электронной трудовой книжки?

Нет, если вы впервые устраиваетесь на работу после 2021 года. В этом случае у вас не будет бумажной книжки, только электронная. Если вы работали до 2021 года, вы можете остаться на бумажной книжке, не подавая заявление о переходе на ЭТК.

Вопрос 2. Как мне получить выписку из электронной трудовой книжки?

Вы можете запросить выписку:

• У работодателя (при увольнении или по запросу);
• Через личный кабинет на портале Госуслуги;
• Через портал СФР.

Вопрос 3. Что будет, если я потеряю бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Если вы перешли на ЭТК и у вас на руках осталась бумажная книжка, потеря которой не критична, так как все записи дублируются в электронном виде. Однако рекомендуется хранить бумажную книжку в надёжном месте, так как она может понадобиться для подтверждения стажа в некоторых случаях.

Вопрос 4. Могут ли уволить за отказ от электронной трудовой книжки?

Нет, это незаконно. Переход на ЭТК — добровольный для тех, кто работал до 2021 года. Работодатель не может принуждать к отказу от бумажной книжки или угрожать увольнением.

Вопрос 5. Как проверить, что моя электронная трудовая книжка оформлена правильно?

Вы можете:

• Запросить у работодателя выписку из ЭТК;
• Проверить данные на портале Госуслуги или СФР;
• Сравнить записи с бумажной книжкой (если она есть).

Электронная трудовая книжка — это современный формат ведения трудовой деятельности, который упрощает кадровый учёт и снижает риск потери данных. Заводит и ведёт её работодатель, а работник получает доступ к своим данным через государственные порталы.

Если вы впервые устраиваетесь на работу после 2021 года, у вас будет только электронная трудовая книжка. Если вы работали до 2021 года, у вас есть выбор: остаться на бумажной книжке или перейти на ЭТК.

Помните, что ведение ЭТК — это обязанность работодателя, и вы всегда можете проверить корректность внесённых данных через государственные сервисы.