С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж, а также все сведения о трудовой деятельности сотрудника теперь фиксируются исключительно в электронном виде. В статье мы разберём, что это значит для работника и работодателя, как правильно оформить ЭТК, какие преимущества она даёт и как проверить наличие электронного документа.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, в которой фиксируются:

• Дата начала работы и места трудоустройства;
• Должность и должностные обязанности;
• Сведения о повышениях, переводах и увольнениях;
• Стаж работы в компании и в целом;
• Сведения о начислениях и удержаниях.

С момента введения ЭТК в 2020 году электронный формат исключает риск потери работником сведений о своём трудовом стаже и обеспечивает более быстрый доступ к данным.

Переходный период и его завершение

Переходный период по внедрению ЭТК длился с 2020 по 2025 год. В течение этого времени работодатель мог вести как бумажную, так и электронную трудовую книжку. С 1 января 2026 года:

1. Переходный период завершён – электронный формат стал обязательным;
2. Сотрудник автоматически получает электронную трудовую книжку при приёме на работу;
3. Бумажная трудовая книжка остаётся в наличии только в случае, если работник не подал заявление об отказе от бумажной версии.

Как устроена система электронных трудовых книжек?

ЭТК реализована в рамках Федеральной системы электронных кадров (ЕФС-1) и интегрирована с 1С:ЗУП (Зарплата и Управление Персоналом). Для корректной работы необходимо:

• Настроить в 1С:ЗУП трудовые функции и коды ОКЗ (Общероссийский классификатор занятости);
• Обеспечить корректную работу справочников и классификаторов, так как 1С «не любит работать с незнакомой для неё информацией»;
• Подключить электронную подпись для подтверждения изменений в записи;
• Обеспечить доступ к данным через портал государственных услуг.

Пошаговая настройка в 1С:ЗУП

1. Откройте конфигуратор 1С и перейдите в раздел «Трудовые функции»;
2. Добавьте новые коды ОКЗ, соответствующие должностям и видам занятости;
3. Настройте справочники «Должности», «Отделы», «Типы занятости»;
4. Включите модуль ЕФС-1 и настройте параметры интеграции с порталом госуслуг;
5. Проверьте корректность работы, создав тестовую запись сотрудника.

Как проверить наличие у работника электронной трудовой книжки?

Существует несколько способов:

• Проверка в личном кабинете сотрудника на портале государственных услуг – там отображается статус ЭТК;
• Запрос у работодателя – он обязан предоставить копию электронного документа;
• Проверка в базе ЕФС-1 – доступна только уполномоченным лицам;
• Запрос в налоговой инспекции – при необходимости подтверждения стажа.

Важно помнить, что электронная трудовая книжка хранится в защищённой базе данных, к которой доступ имеют только уполномоченные органы и сам сотрудник.

Права и обязанности работника при работе с ЭТК

• Работник обязан своевременно сообщать работодателю о любых изменениях в данных (смена адреса, номера телефона и т.д.);
• У него есть право на доступ к своему электронному документу в любое время;
• Он может запросить печатную копию ЭТК, если это необходимо для оформления документов в других организациях;
• При увольнении работник получает электронный сертификат об окончании трудового договора.

Плюсы и минусы электронного формата

Преимущества

• Отсутствие риска потери документа;
• Быстрый доступ к информации в любой точке мира;
• Сокращение бумажных расходов и времени на оформление;
• Упрощённая проверка стажа при подаче заявлений в госорганы;
• Автоматическое обновление данных при изменении статуса сотрудника.

Недостатки

• Требуется доступ к интернету и цифровой инфраструктуре;
• Нужна цифровая подпись для подтверждения изменений;
• Возможные проблемы с совместимостью старых систем;
• Необходимость обучения персонала работе с новой системой.

Как оформить заявление об отказе от бумажной трудовой книжки

Если работник предпочитает иметь только электронную версию, он может подать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. Процедура выглядит так:

1. Составить письменное заявление (можно в электронном виде);
2. Подписать заявление (электронно или вручную);
3. Передать заявление работодателю;
4. Получить подтверждение о принятии заявления (сокращённый бумажный документ).

После получения подтверждения работодатель прекращает вести бумажную трудовую книжку.

Что делать, если у вас возникли проблемы с ЭТК?

• Обратитесь в отдел кадров вашего работодателя – они должны помочь с доступом к системе;
• Если проблема связана с 1С:ЗУП, обратитесь к техподдержке 1С;
• При невозможности решить проблему самостоятельно, можно обратиться в региональный центр компетентных органов (например, Фонд социального страхования);
• В крайних случаях – в суд, если ваши права нарушены.

Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к более прозрачной и эффективной системе управления персоналом. С 1 января 2026 года электронный формат стал обязательным, но работник может сохранить бумажную копию, если не подал заявление об отказе. Для работодателя это значит, что все данные о сотрудниках теперь доступны в цифровой форме, что упрощает контроль, расчёт зарплаты и соблюдение законодательных требований. Для работника – это гарантия сохранности информации и удобный доступ к ней в любой момент.

Полезные ссылки

• Портал государственных услуг – доступ к личному кабинету и ЭТК
• 1С:ЗУП – официальная документация и поддержка
• Фонд социального страхования – информация о стаже и пенсионных начислениях

Надеемся, что данная статья поможет вам разобраться в нюансах работы с электронной трудовой книжкой и сделает процесс оформления более понятным и прозрачным.