Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и на какой должности работал человек, а также о его поощрениях. С 2021 года в России произошли масштабные изменения в трудовом законодательстве: при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (ЕФС-1). Однако бумажный формат до сих пор не отменен полностью, и в некоторых ситуациях вести и заводить ее просто необходимо.

В этой статье мы подробно разберем, кому именно заводится трудовая книжка в современных реалиях и какие существуют исключения из правил.

Кому обязательно заводится бумажная трудовая книжка?

Несмотря на переход на электронный документооборот, существует категория работников, для которых бумажная трудовая книжка заводится в обязательном порядке. К ним относятся:

• Лица, впервые устраивающиеся на работу. Это правило действует для тех, кто начал свою трудовую деятельность после 31 декабря 2020 года. Если человек устраивается на работу впервые в 2021 году и позже, работодатель обязан завести на него электронную трудовую книжку. Однако, если такой сотрудник письменно заявит о желании иметь бумажный документ, кадровик должен оформить и электронную, и бумажную версии.
• Работники, не подавшие заявление о выборе. Если до конца 2020 года сотрудник, имевший стаж работы, не подал работодателю заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о переходе на электронный формат, его документ остается на руках, но перестает обновляться. Но если такой сотрудник устраивается на новое место работы и предоставит пустую бумажную книжку, работодатель обязан продолжить ее ведение по его заявлению.

Кому трудовая книжка НЕ заводится?

Законодательство четко определяет категории граждан, на которых трудовая книжка не оформляется ни в бумажном, ни в электронном виде (если речь идет о стандартном трудовом договоре). К ним относятся:

1. Работники по совместительству. Трудовая книжка ведется только по основному месту работы. Если вы устраиваетесь по совместительству, запись об этом может быть внесена в книжку по основному месту работы по вашему желанию и на основании справки от второго работодателя.
2. Самозанятые и индивидуальные предприниматели. Они работают на себя, поэтому трудовую книжку на себя не заводят. Их стаж подтверждается иными документами (например, выписками из налоговых органов или ПФР).
3. Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями (например, если вы нанимаете нянечку или домработницу напрямую). Они не имеют права вносить записи в трудовые книжки работников.
4. Исполнители по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). Подрядчики и фрилансеры не состоят в трудовых отношениях, поэтому трудовая книжка на них не заводится и не ведется.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): что изменилось?

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Теперь работодатель ежемесячно передает сведения о трудовой деятельности сотрудников в Социальный фонд России (СФР).

Однако в некоторых ситуациях вести бумажный документ все же необходимо:

• Если сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки (это можно сделать в любой момент, а не только до 2021 года).
• Если сотрудник впервые устраивается на работу и изъявил желание иметь бумажный вариант наряду с электронным.

Важно помнить: если работник выбрал ведение бумажной трудовой книжки, работодатель обязан дублировать информацию и в электронный формат (подавать отчеты в СФР), и в бумажный.

Особенности для иностранных граждан

Часто возникает вопрос: нужна ли трудовая книжка иностранным гражданам или лицам без гражданства?

Ответ зависит от их статуса:

• Постоянно или временно проживающие в РФ — трудоустраиваются на тех же основаниях, что и граждане РФ. Если они устраиваются на работу впервые в России, на них заводится российская трудовая книжка.
• Временно пребывающие в РФ (например, по патенту) — также подлежат обязательному пенсионному страхованию, поэтому при первичном трудоустройстве в России работодатель обязан завести на них трудовую книжку (с 2021 года — в первую очередь электронную, а при наличии заявления — и бумажную).

При этом трудовые книжки образца СССР или других государств не используются и не ведутся на территории РФ. Если у иностранца есть такой документ, он считается подтверждением стажа, но работодатель заводит ему новый документ российского образца.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если работник потерял бумажную трудовую книжку, он должен обратиться к работодателю по последнему месту работы с заявлением о выдаче дубликата. Работодатель обязан выдать дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления.

Если же работник перешел на электронную трудовую книжку и потерял бумажную, восстанавливать ее нет необходимости, все сведения уже хранятся в базе данных СФР. Работник может в любой момент заказать выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг или МФЦ.

Подводим итоги

Сегодня трудовая книжка существует в двух параллельных форматах: электронном (обязательном для всех, кто работает по трудовому договору) и бумажном (по желанию работника).

Краткие выводы о том, кому заводится трудовая книжка:

• Всем впервые устраивающимся на работу — в обязательном порядке заводится ЭТК, бумажная — только по их заявлению.
• Работникам, подавшим заявление о сохранении бумажного формата, — продолжается ведение бумажной книжки.
• Совместителям, самозанятым и исполнителям по договорам ГПХ, трудовая книжка не заводится.

Самое главное помнить, что электронный формат стал основным, но право на бумажный документ остается за работником, и работодатель не имеет права отказать в его ведении при наличии соответствующего заявления.