Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и опыт работника. Её предъявление требуется не только при устройстве на новую работу, но и в ряде других ситуаций. В этой статье мы разберём, куда и зачем нужно предъявлять трудовую книжку, какие особенности действуют для бумажных и электронных форм, а также какие правовые нормы регулируют этот процесс.
Основные случаи предъявления трудовой книжки
При устройстве на новую работу
Работодатель имеет право требовать предъявления трудовой книжки (бумажной или электронной) для проверки:
- подлинности данных;
- трудового стажа;
- наличия (или отсутствия) конфликтных интересов.
Эта информация используется для:
- оформления трудового договора;
- расчёта пенсионного стажа;
- выплаты компенсаций при увольнении.
При получении выплаты из страхового фонда
При обращении за больничным, отпускными или пенсионными выплатами в Пенсионный фонд РФ требуется подтвердить стаж. Для этого в ПФР запрашивают выписку из трудовой книжки (бумажной или электронной).
При подаче документов в органы соцзащики и Migration Service
Для подтверждения стажа и места работы при оформлении:
- пособий по уходу за ребёнком;
- социального пособия;
- вида и разрешения на работу для иностранных граждан.
При переходе в другой орган государственной власти
При приёме на должность в органах МВД, ФСБ, МО, судах и т.п. требуется предъявить оригинал трудовой книжки, чтобы подтвердить чистоту судимостей и отсутствие ограничений.
При увольнении
По окончании трудового договора работник имеет право получить копию своей трудовой книжки. Работодатель обязан оформить выдачу и поставить отметку о передаче документа.
Бумажная vs электронная трудовая книжка
Бумажная трудовая книжка
Бумажный вариант сохраняется для тех, кто оформил её до 2021 года. Даже при переходе на электронный формат, в бумажной книжке остаётся запись о переходе, которую необходимо показать новому работодателю.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года в России вводится электронный аналог. Основные особенности:
- Ведётся в системе Единый портал госуслуг;
- Позволяет получать выписку в любой момент через личный кабинет;
- Имеет юридическую силу бумажной версии.
Электронную книжку можно предъявлять так же, как и бумажную – через QR‑код, ссылку на страницу в госуслугах или распечатанный экземпляр.
Как правильно предъявлять ЭТК
При устройстве на работу:
- Открыть личный кабинет на портале Госуслуг;
- Перейти в раздел «Трудовая книжка»;
- Скачать выписку в формате PDF или QR‑код;
- Предъявить работодателю (можно распечатать или показать на экране).
Где именно предъявлять трудовую книжку?
В отделе кадров будущего работодателя
Это основное место, где документ проверяется на подлинность и заполняются новые записи.
В Пенсионный фонд РФ
Для расчёта пенсионного стажа и выплаты соответствующих выплат.
В территориальный орган ФСС (Фонд социального страхования)
При оформлении больничного, отпускных и иных выплат.
В отделении МВД или в отделе по работе с иностранными специалистами
Для подтверждения отсутствия уголовной или административной ответственности.
В органы миграции (при оформлении рабочей визы)
Для подтверждения трудового стажа в России.
В суде или арбитражном суде
При рассмотрении дел, связанных с восстановлением утраченной трудовой книжки.
Как правильно оформить выдачу трудовой книжки
По ст. 66 ТК РФ работодатель обязан:
- выдать оригинал трудовой книжки в течение трёх дней с даты увольнения;
- поставить отметку о выдаче (подпись, дата, печать);
- внести в книгу учёта движения трудовых книжек запись о выдаче.
При переходе на электронный формат необходимо оформить запись о выдаче в книге учёта движения трудовых книжек, а также в ЭТК.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли использовать электронную трудовую книжку вместо бумажной?
Да; С 2021 года ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ. Её можно предъявлять во всех перечисленных выше случаях.
Что делать, если бумажная книжка потеряна?
Необходимо обратиться в Пенсионный фонд или в МФЦ за выпиской из ЭТК, а также подать заявление о восстановлении в отделе кадров текущего работодателя.
Нужно ли показывать печать на первой странице бумажной книжки?
Печать не обязательна, но часто ставится для подтверждения подлинности документа. При выдаче новой книжки её ставим заново.
Как узнать, где находится моя электронная трудовая книжка?
Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг, перейдите в раздел «Трудовая книжка». Там будет отображён полный список записей.
Трудовая книжка – обязательный документ, который требуется в самых разных ситуациях: при устройстве на работу, при получении соцвыплат, при оформлении визы и при обращении в суды. С 2021 года в стране действует электронный аналог, который полностью заменяет бумажный вариант, но при этом сохраняет все функции и правовую силу.
Помните, что правильное оформление и своевременное предъявление трудовой книжки (бумажной или электронной) позволяют избежать задержек в трудоустройстве, выплатах и других важных процессах.
Ключевые слова: трудовая книжка, электронная трудовая книжка, где предъявлять, устройство на работу, Пенсионный фонд, выписка из трудовой книжки, закон ТК РФ ст. 66.