Трудовая книжка является основным документом‚ подтверждающим профессиональный стаж и трудовую деятельность гражданина․ Однако в практике кадрового делопроизводства часто возникают ситуации‚ когда документ не забирают при увольнении или организация прекращает свою деятельность․ В таких случаях встает вопрос: куда сдаются трудовые книжки и как они хранятся?
Куда сдаются трудовые книжки?
Место сдачи трудовой книжки зависит от текущего статуса организации и обстоятельств‚ при которых документ остался в распоряжении работодателя․
В архив самой организации
Если компания продолжает функционировать‚ но работник после увольнения не явился за своим документом‚ трудовая книжка перемещается из отдела кадров в архив предприятия․ Это происходит после того‚ как документ официально признается «невостребованным» (обычно по результатам экспертизы ценности документов‚ проводимой ежегодно)․
В государственный или муниципальный архив
В случае ликвидации компании документы по личному составу не могут быть просто уничтожены или выброшены․ Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в частности‚ п․ 10 ст․ 23)‚ при ликвидации организации все документы‚ включая невостребованные трудовые книжки‚ должны быть переданы в соответствующий государственный или муниципальный архив․
Сроки хранения невостребованных трудовых книжек
Сроки хранения документов по личному составу строго регламентированы‚ так как они имеют значение для назначения пенсий и подтверждения стажа:
- В архиве предприятия: Невостребованные книжки хранятся длительный срок (в некоторых источниках указывается период до 50 лет‚ в других — до 75 лет);
- После истечения срока: Только по истечении установленного законом срока документы могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке․
Что делать‚ если трудовая книжка была сдана в архив‚ а вы её потеряли?
Если вы обнаружили‚ что ваша трудовая книжка осталась у бывшего работодателя или была передана в архив при ликвидации фирмы‚ алгоритм действий будет следующим:
- Обращение к бывшему работодателю: Если компания существует‚ обратитесь в отдел кадров или архив организации для получения документа под роспись․
- Запрос в государственный архив: Если компания ликвидирована‚ необходимо выяснить‚ в какой государственный или муниципальный архив были переданы документы данной организации․ После этого подается заявление на получение архивной выписки или справки о стаже․
- Использование Госуслуг: В современных условиях можно запросить выписку из индивидуального лицевого счета (ИЛС) через личный кабинет на портале Госуслуг․ Там отражены сведения о стаже на основании отчислений в Социальный фонд России (СФР)․
Восстановление трудовой книжки (дубликат)
Важно помнить: вторая трудовая книжка не выдается․ Если оригинал утрачен безвозвратно‚ оформляется дубликат․ Для этого потребуются:
- Оригиналы справок с предыдущих мест работы․
- Выписки из архивов․
- Сведения‚ официально предоставленные СФР․
Переход на электронный формат (ЭТК)
С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ К 2026 году этот процесс фактически завершается․ Электронный формат значительно упрощает жизнь граждан‚ так как:
- Исключается риск физической потери документа․
- Сведения о стаже доступны онлайн․
- Нет необходимости искать архивы ликвидированных предприятий для подтверждения периодов работы․
Таким образом‚ трудовые книжки сдаются либо в внутренний архив организации‚ либо (при ликвидации фирмы) в государственный архив․ Знание этих правил помогает работникам своевременно восстановить свой стаж‚ а работодателям — избежать штрафов за нарушение правил хранения персональных документов․