Вопрос о том, можно ли взять на работе трудовую книжку (или получить её копию), часто возникает у новых сотрудников, тех, кто сменил место работы, а также у тех, кто планирует подать документы в другой орган. Ниже разберёмся, что такое трудовая книжка, как она оформляется, какие права и обязанности у работника и работодателя, а также как получить копию или электронный вариант.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, квалификация, начисленные зарплаты, отчисления в пенсионный фонд и т.д. В России трудовая книжка регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (статьи 114–119);
- Федеральным законом «О трудовой книжке» от № 149-ФЗ;
- Постановлением Правительства РФ № 1819 от «Об утверждении правил оформления трудовой книжки».
С 2015 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), которая хранится в системе «Портал государственных услуг» и доступна работодателю и работнику в электронном виде.
Кто обязан выдавать трудовую книжку?
Обязанность выдачи и ведения трудовой книжки возлагается на работодателя; При приёме на работу работник получает бумажную книгу, а в случае перехода на электронный формат – доступ к ЭТК.
Бумажная трудовая книжка
При приёме на работу работник подписывает заявление о приёме, в котором указывает дату начала работы. Работодатель в течение 10 календарных дней от даты приёма оформляет запись в трудовой книжке.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Для перехода на ЭТК работодатель должен:
- Зарегистрироваться в системе «Портал государственных услуг» как юридическое лицо;
- Подписать электронный договор с Федеральной службой по труду и занятости;
- Внести данные о сотрудниках в систему.
После регистрации работник получает электронный доступ к своей трудовой книжке и может просматривать и скачивать её в формате PDF.
Можно ли взять трудовую книжку на работе?
Ответ зависит от того, что именно вы подразумеваете под «взять»:
- Получить копию трудовой книжки. Работник имеет право запросить у работодателя копию своей трудовой книжки в любой момент. Работодатель обязан предоставить копию в течение 10 дней с момента запроса.
- Взять бумажную книгу с собой. Если работник хочет иметь бумажную копию для личных целей, он может попросить работодателя выдать её. Работодатель не обязан выдавать оригинал, но может выдать копию.
- Получить доступ к ЭТК. Работник может запросить логин и пароль для входа в электронную трудовую книжку. После регистрации в системе «Портал государственных услуг» он сам может просматривать и скачивать данные.
Как оформить запрос на копию трудовой книжки?
Запрос обычно оформляется в письменной форме (письмо, электронное письмо, заявка в HR‑отдел). В заявлении необходимо указать:
- ФИО и должность работника;
- Дата рождения;
- Номер паспорта;
- Требуемый вид документа (копия бумажной книги, доступ к ЭТК);
- Срок, в течение которого работник ожидает получить копию.
После получения запроса работодатель обязан:
- Выдать копию трудовой книжки в течение 10 календарных дней;
- Если работник просит доступ к ЭТК, предоставить логин и пароль.
Что делать, если трудовая книжка потерялась?
В случае потери, кражи или повреждения работник должен:
- Сразу уведомить работодателя о потере;
- Подать заявление в отдел кадров о восстановлении трудовой книжки;
- Получить от работодателя копию трудовой книжки, которая будет использоваться до восстановления оригинала;
- Если работник не находится в компании, он может обратиться в Федеральную службу по труду и занятости (ФСТиЗ) через портал госуслуг и запросить восстановление трудовой книжки.
Права работника при переходе на новую работу
При переходе на новую работу работник имеет право:
- Получить копию трудовой книжки от предыдущего работодателя;
- Попросить работодателя выдать копию в течение 10 дней;
- Если работник уже имеет ЭТК, он может передать данные новому работодателю через систему «Портал государственных услуг».
Особенности для студентов и неполной занятости
Студенты, работающие неполный рабочий день, также имеют трудовую книжку. При приёме на работу они получают запись о работе, а при увольнении – запись о выходе. При смене работы они могут запросить копию трудовой книжки так же, как и любой другой работник.
Как получить электронную трудовую книжку, если вы не работали в России?
Иностранные граждане, работающие в России, могут получить ЭТК, если их работодатель зарегистрирован в системе. Если работодатель не поддерживает ЭТК, работник может запросить бумажную копию.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать копию?
Согласно статье 119 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки в течение 10 дней. Если работодатель отказывается, работник может обратиться в:
- Трудовую инспекцию (ФСТиЗ);
- Прокуратуру;
- Суд.
В большинстве случаев работодатель вынужден предоставить копию.
Итак, вы можете взять на работе копию трудовой книжки, если:
- Вы подали письменный запрос в HR‑отдел;
- Работодатель оформил запись в трудовой книжке и хранит её в бумажном или электронном виде;
- Вы получили копию в течение 10 дней.
Если вы хотите получить доступ к ЭТК, убедитесь, что ваш работодатель зарегистрирован в системе «Портал государственных услуг» и вы получили логин/пароль. В случае потери книги – немедленно сообщите работодателю и оформите восстановление через ФСТиЗ.
Таким образом, ответ на вопрос «Могу ли я взять на работе трудовую книжку?» – да, вы можете запросить копию и получить доступ к электронному варианту, если ваш работодатель поддерживает ЭТК. Работодатель обязан предоставить копию в течение 10 дней с момента запроса.