В процессе трудовой деятельности многих работников возникает ситуация, когда разделы трудовой книжки о работе или награждениях заканчиваются. В этом случае сотруднику выдается специальный вкладыш. Однако просто выдать документ недостаточно, необходимо грамотно зафиксировать этот факт в самой трудовой книжке. Один из самых частых вопросов у кадровиков: куда ставить штамп «Выдан вкладыш»?
Нормативная база
Согласно пункту 38 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225), если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, выдается вкладыш. При этом без трудовой книжки вкладыш недействителен.
Оформление вкладыша строго регламентировано, и отметка о его выдаче проставляется обязательно. Если штамп отсутствует, считается, что вкладыш выдан с нарушением, что в будущем может вызвать проблемы при подсчете стажа или подтверждении записей в ПФР и Социальном фонде России.
Куда именно ставится штамп?
Штамп с надписью «Выдан вкладыш» проставляется на ьном (первом) листе трудовой книжки. Это делается для того, чтобы при открытии документа сразу было видно, что к нему прилагается дополнительный вкладыш.
Точное место для штампа
На ьном листе нет специально отведенной клеточки или строки для этого штампа. Поэтому кадровик должен самостоятельно выбрать место, соблюдая следующие правила:
- Свободное пространство: Штамп ставится на свободном от текста месте, чтобы не перекрывать другие записи (ФИО, дату рождения, образование и т.д.).
- Верхний правый угол или нижняя часть: Традиционно штамп ставят в правом верхнем углу ьного листа или внизу страницы, под линией с подписью владельца.
- Читаемость: Оттиск штампа должен быть четким, легко читаемым, без смазываний.
Что писать рядом со штампом?
Сам по себе оттиск штампа — это только половина дела. Внутри или рядом с оттиском штампа необходимо вписать реквизиты выданного вкладыша:
- Серию вкладыша (например, АТ-ВХ или ВТ-I).
- Номер вкладыша (состоит из 6 или 7 цифр).
Эти данные указываются строго в соответствии с ьным листом самого вкладыша. Подпись ответственного лица и печать рядом со штампом «Выдан вкладыш» не ставятся (они ставятся на ьном листе вкладыша).
Образец оформления отметки
Поскольку на ьном листе нет специальной строки, штамп выглядит как прямоугольник с текстом, внутри которого вписаны данные. Визуально это выглядит так:
Пример расположения отметки:
В правом верхнем углу ьного листа трудовой книжки (старого или нового образца) проставляется оттиск:
Выдан вкладыш Серия АТ-ВХ № 1234567
Важно: если штамп в организации отсутствует, допускается вписать слова «Выдан вкладыш» от руки чернилами черного, синего или фиолетового цвета, после чего также указать серию и номер. Однако использование штампа является обязательным требованием для работодателя (п. 39 Правил).
Важные нюансы и частые ошибки
При оформлении вкладыша кадровики часто допускают ошибки. Чтобы их избежать, помните о следующем:
- Нельзя вшивать вкладыш в середину трудовой книжки. Он вшивается строго в конец трудовой книжки, между последней страницей и задней обложкой.
- Нельзя приклеивать вкладыш. Он должен быть именно вшит нитками (обычно по левому краю, 4-5 стежков).
- Если вкладышей несколько: При выдаче второго и последующих вкладышей, штамп «Выдан вкладыш» ставится на ьном листе самого вкладыша (а не трудовой книжки), так как на ьном листе трудовой книжки уже нет свободного места. Указывается серия и номер нового вкладыша.
- Исправления: Если серия или номер внесены с ошибкой, зачеркивать их нельзя. Придется признавать вкладыш недействительным, составлять акт и заводить новый, а испорченный уничтожать.
Что делать, если штамп не поставлен?
Если при проверке или увольнении выяснилось, что вкладыш вшит, а штамп на ьном листе трудовой книжки отсутствует, это является нарушением. Работодатель обязан исправить эту ошибку: поставить штамп (или написать фразу от руки) и внести серию с номером вкладыша. Это делается в порядке, описанном выше, с опорой на Правила ведения трудовых книжек.
Правильное оформление вкладыша к трудовой книжке — залог того, что у работника не возникнет проблем с подтверждением стажа. Штамп «Выдан вкладыш» ставится на ьном листе трудовой книжки в любом свободном месте (лучше в правом верхнем углу), а рядом обязательно указываются серия и номер выданного документа. Соблюдение этих простых правил защитит кадровика от штрафов со стороны трудовой инспекции, а работника, от бюрократических проблем на пенсии.