Трудовая книжка – один из самых важных документов в трудовой истории каждого сотрудника. В ней фиксируются все этапы трудового пути: от даты приема до увольнения, а также все изменения в должности, заработной плате и прочие решения работодателя. Важной частью оформления является четвёртая графа – «Летопись» (или «Данные о приёме»). В этой статье мы подробно разберём, что именно нужно указывать в этой графе, как правильно вносить записи, как исправлять ошибки и какие нюансы стоит учитывать в 2026‑году.

Что такое «Летопись» в трудовой книжке?

В трудовой книжке «Летопись» – это строка, где фиксируется дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, подтверждающего приём работника на работу. В отличие от других граф, в которой указываются должность, отдел и т.п., в графе 4 фиксируются именно дата и номер решения работодателя, которое оформлено в официальном документе.

Пример записи:

• «Принят по должности инженера-строителя, , приказ № 1234 от »

Таким образом, графа 4 служит юридическим подтверждением того, что работник действительно был принят на работу в указанный день.

Правила заполнения графы 4

Согласно Инструкции по ведению трудовых книжек (2025‑год), в графе 4 должны быть указаны:

1. Дата приёма работника (день, месяц, год).
2. Номер приказа (распоряжения) работодателя, который подтверждает приём.
3. Дата выдачи приказа (обычно совпадает с датой приёма, но может отличаться).

Важно не допускать ошибок в написании даты и номера приказа, так как это может стать причиной отказа в получении пособий, пенсии и других льгот.

Ключевые моменты:

• Точность данных – ошибки в датах и номерах приказов могут привести к юридическим спорам.
• В первой строке указывается только дата приёма и номер приказа, без лишних уточнений о должности или условиях работы.
• Если приём был оформлен в несколько этапов (например, сначала «временно», а потом «постоянно»), в графе 4 фиксируется только первый приём.

Как исправить запись в трудовой книжке?

Ситуация, когда запись в трудовой книжке сделана неверно, встречаеться довольно часто. В таком случае необходимо:

1. Получить исправительный приказ от работодателя с указанием правильной даты и номера.
2. Записать в графу 4: «Принят по такой-то профессии (должности) и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя». Это правило закреплено в ГАРАНТ (2025‑год).
3. Подписать и поставить печать работодателя.

В случае, если запись была сделана в электронном виде, но работник отказался переходить на электронный формат, работодателю необходимо внести исправление в бумажную копию, как указано в правилах 2026‑года.

Примеры заполнения графы 4

Ниже приведены несколько типовых примеров, которые помогут избежать ошибок.

Приём на работу в новой компании

«Принят по должности менеджера по продажам, , приказ № 5678 от »

Перевод сотрудника в другую организацию

«Перевод в отдел маркетинга, , приказ № 4321 от »

Исправление неверной даты приёма

«Принят по должности инженера-строителя, , приказ № 1234 от » (исправление)

Практические рекомендации

• Проверяйте данные перед записью – убедитесь, что дата и номер приказа совпадают с оригиналом.
• Если работник был принят до 1 января 2021 года, обязательно используйте бумажный формат, даже если компания уже перешла на электронную систему.
• В случае перехода на электронный формат, выдайте расписку о получении трудовой книжки в произвольной форме, но с указанием реквизитов нанимателя.
• Не забывайте о печатке кадровой службы – это подтверждает подлинность документа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли изменить дату приёма в трудовой книжке? – Да, но только с официальным приказом работодателя и соответствующей записью в графе 4.
2. Что делать, если номер приказа отсутствует в графе 4? – Запишите «Приказ № –» и уточните в комментарии, что номер отсутствует. Однако это может вызвать проблемы при проверке.
3. Можно ли использовать электронный документ вместо бумажного? – Да, если работник согласен и компания имеет электронную систему. В противном случае – бумажный формат обязателен.
4. Какой срок действия исправления записи? – Исправление считается действительным с момента подписания и печати работодателя.

Графа 4 «Летопись» в трудовой книжке – это ключевой элемент, подтверждающий факт приёма работника. Правильное заполнение и своевременное исправление ошибок обеспечивают юридическую защиту сотрудника и работодателя. Следуя рекомендациям, изложенным в статье, вы сможете избежать многих проблем, связанных с недостоверными данными в трудовой книжке.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к специалистам по кадровому учёту или в Единый общероссийский справочно‑информационный центр по охране труда (ЕИСОТ).