Личное дело работника и трудовая книжка – два ключевых элемента кадрового учёта, которые обеспечивают документальное подтверждение трудовой деятельности, прав и обязанностей сторон трудового договора. В 2026 году в силу вступили новые положения Трудового кодекса РФ и приказов Минтруда, касающиеся перехода на электронные трудовые книжки, уточнения порядка ведения личных дел и требований к их хранению.

Что такое личное дело работника?

Личное дело – это совокупность документов, формируемых работодателем в отношении каждого сотрудника и хранящихся в отделе кадров (или уполномоченном подразделении). Оно служит для:

• подтверждения личности и квалификации работника;
• фиксирования трудовой истории (приём, переводы, увольнения, повышения);
• учёта периодов нетрудоспособности, отпусков, больничных;
• сбора сведений о дисциплинарных взысканиях и поощрениях;
• формирования данных для расчёта страхового стажа, пенсионных выплат и пособий;
• обеспечения конфиденциальности и защиты персональных данных.

Основные разделы личного дела (форма Т‑2 и её аналоги)

1. ьный лист – ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, должность, подразделение, дата приёма.
2. Сведения о работе – приказы о приёме, переводах, совместительстве, вахтовом методе, отпусках, больничных листах.
3. Документы об образовании и квалификации – дипломы, сертификаты, attestats, прошедшие курсы повышения квалификации.
4. Сведения о дисциплинарной ответственности – выговоры, замечания, досрочное снятие взысканий.
5. Материалы по аттестации и оценке эффективности – протоколы аттестации, KPI, результаты оценки.
6. Документы о социальных выплатах – справки о среднем заработке, расчёты пособий по временной нетрудоспособности, декретные выплаты.
7. Заключительные документы – приказ об увольнении, трудовая книжка (или выписка из электронной), справка о среднем заработке для ПФР.

Трудовая книжка: бумажная и электронная форма в 2026 году

С 1 января 2025 года вступил в силу пункт 8 статьи ФЗ 436‑ФЗ, согласно которому новые сотрудники получают только электронные трудовые книжки. Однако работники, принятые до этой даты, могут продолжать вести бумажную форму, если они подали соответствующее заявление о сохранении бумажного варианта (данные о таких заявлениях фиксируются в личном деле).

Что изменилось в 2026 году?

• Обязательное ведение книги учёта движения трудовых книжек (приходно‑расходная книга) для всех организаций, где используются бумажные бланки.
• Уточнённые требования к заполнению ьного листа: теперь указываются также номер страхового пенсионного свидетельства (СНИЛС) и ИНН.
• Разрешено вносить записи о совместительстве и вахтовом методе работы в отдельном разделе «Дополнительные сведения» без необходимости оформления отдельной трудовой книжки.
• Для электронных трудовых книжек введен обязательный электронный подпись работника и работодателя при каждой записи (подпись через УКЭП или квалифицированную электронную подпись).
• Ужесточённые требования к хранению: бумажные книжки должны храниться в огнеупорных шкафах с контролем доступа не менее 50 лет после увольнения; электронные – в защищённой информационной системе с резервным копированием не реже одного раза в сутки.

Порядок заполнения трудовой книжки (бумажной)

Ниже представлен пошаговый алгоритм, актуальный на 2026 год.

1. Подготовка бланка – проверить серию и номер, отсутствие повреждений, наличие защитных водяных знаков.
2. Заполнение ьного листа:
   • ФИО полностью (как в паспорте);
   • Дата рождения;
   • Паспортные данные (серия, номер, кем выдан, когда);
   • ИНН и СНИЛС;
   • Дата заполнения ьного листа;
   • Подпись работника и расшифровка;
   • Подпись уполномоченного лица от работодателя и печать организации.
3. Внесение записи о приёме на работу:
   • Номер записи (последовательный);
   • Дата приёма;
   • Наименование организации (полное);
   • Должность, подразделение, табельный номер;
   • Основание (приказ № … от …);
   • Подпись работника и представителя нанимателя.
4. Записи о переводах, повышениях, совместительстве – аналогично пункту 3, но указывается вид изменения (перевод, повышение, совместительство) и новые условия труда.
5. Запись об увольнении:
   • Номер записи;
   • Дата увольнения;
   • Основание (приказ № … от …, статья ТК РФ);
   • Формулировка «уволен по собственному желанию» или иная;
   • Подписи обеих сторон.
6. Завершение ведения – после последней записи ставится печать организации, подпись ответственного за ведение трудовых книжек и дата завершения.

Электронная трудовая книжка: порядок оформления и ведения

Электронная трудовая книжка (ЭТК) формируется в системе «Госуслуги.Кадр» или в корпоративной кадровой информационной системе, интегрированной с ПФР.

1. Создание карточки сотрудника – вносятся персональные данные (паспорт, СНИЛС, ИНН).
2. Формирование электронной записи о приёме – система генерирует уникальный идентификационный номер записи (УИНЗ).
3. Подпись записи – работник подтверждает запись своей квалифицированной электронной подписью (КЭП); работодатель – своей КЭП или печатью организации в электронном виде.
4. Хранение – запись сохраняется в защищённом реестре с резервным копированием и журналом доступа.
5. Выдача выписки – по требованию работника система формирует выписку из ЭТК в формате PDF с электронной подписью, которую можно распечатать и предоставить третьим лицам (например, при приёме на новое место работы).

Книга учёта движения трудовых книжек (приходно‑расходная)

Обязательна для всех организаций, использующих бумажные бланки. Ведётся в виде таблицы или специализированного журнала.

Структура книги учёта

При возврате трудовой книжки (увольнение, перевод в другую организацию) в книге учёта делается отметка о дате возврата и подписи обеих сторон.

Хранение и конфиденциальность

• Срок хранения – личные дела и трудовые книжки хранятся не менее 50 лет после увольнения работника (ст. 66 ТК РФ).
• Условия хранения – бумажные документы в металлических шкафах с ограниченным доступом, защищённые от огня и влаги; электронные – в информационной системе с уровнем защиты не ниже класса КС2 (по ФСТЭК).
• Конфиденциальность – доступ к личным делам предоставляется только уполномоченным сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии и руководителю организации; обработка персональных данных осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» (152‑ФЗ).
• Аудит и контроль – ежегодно проводится внутренняя проверка наличия и актуальности записей в личных делах и трудовых книжках; результаты фиксируются в акте инвентаризации.

Практические рекомендации для кадровой службы

1. При приёме нового сотрудника сразу проверяйте наличие заявления о сохранении бумажной трудовой книжки; если такого заявления нет – оформляйте только электронную.
2. Ведите журнал incoming/outgoing трудовых книжек в электронном виде (например, в Excel с защитой листа) для ускорения поиска и формирования отчётов.
3. Регулярно обновляйте шаблоны ьного листа и приказов в соответствии с последними приказами Минтруда (проверяйте даты публикаций на официальном сайте министерства).
4. Обучайте сотрудников отдела кадров работе с КЭП: без квалифицированной электронной подписи запись в ЭТК не будет иметь юридической силы.
5. При переходе с бумажной на электронную форму храните скан‑копии всех ранее заполненных страниц трудовой книжки в личном деле сотрудника – это обеспечит возможность восстановления данных при сбоях системы.
6. Ведите отдельный раздел в личном деле для документов о совместительстве и вахтовой работе – это упростит предоставление сведений в ПФР и соцстрах при расчёте страхового стажа.

Ведение личного дела и трудовых книжек в 2026 году требует от кадровой службы внимательного следования изменяющемуся законодательству, использования современных средств электронного документооборота и строгого соблюдения правил конфиденциальности и хранения. Правильно организованный документооборот не только защищает права работников и работодателей, но и существенно упрощает взаимодействие с ПФР, ФСС и другими государственными органами, обеспечивая своевременное начисление пособий, пенсий и социальных выплат.

Следуя представленным рекомендациям и используя приведённые образцы и схемы, ваша организация сможет обеспечить безупречное ведение личных дел и трудовых книжек, минимизировать риски штрафов и споров, а также повысить уровень доверия сотрудников к кадровой службе.