Трудовая инспекция требует, чтобы трудовые книжки (трудовые книжки работников) были оформлены и хранились правильно. В случае изменения места работы, перевода, увольнения или передачи ответственности за персонал необходимо выполнить передачу трудовых книжек другому ответственному лицу. Ниже – пошаговое описание процесса, правовых оснований и практических рекомендаций.
Кому и зачем передавать трудовые книжки
- Новый работодатель – получает полную информацию о трудовом стаже, должностных обязанностях и условиях работы.
- Контрольные органы (ФНС, инспекция труда) – требуют точных данных для проверок.
- Сам сотрудник – сохраняет свои права и гарантии, избегая потери записи о стаже.
Кто может стать «другим ответственным»
- Новый работодатель (организация, в которую переводится сотрудник).
- Администратор или руководитель подразделения, унаследовавший персонал.
- Отдельный бухгалтер/HR‑специалист, назначенный для ведения кадровых документов.
Правовая база
В России трудовые книжки регулируются:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 64, 65).
- Постановлением Правительства РФ № 1
- Федеральным законом «О труде» № 122‑ФЗ.
Согласно этим нормам, трудовая книжка – это документ, фиксирующий:
- ФИО работника.
- Дата и место рождения.
- Место и дата начала работы.
- Сведения о должностях, местах и сроках работы.
- Сведения о наградах, премиях, отпуске и др.
Пошаговая инструкция по передаче
Подготовка документа
- Убедитесь, что в книжке нет пропусков и ошибок.
- Проверьте, что все подписи (работодателя, сотрудника, свидетеля) присутствуют.
- Сделайте копию (не менее 2‑х копий) для последующего хранения.
Оформление акта передачи
Акт передачи должен содержать:
- Наименование организации‑передающей и организации‑получающей.
- ФИО и должность ответственного лица, принимающего книжку.
- Список передаваемых трудовых книжек (номер, серия, дата выдачи).
- Дата передачи и подписи сторон.
Пример оформления:
АКТ ПЕРЕДАЧИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК От: ООО «Альфа» (Иванов И.И., HR‑директор) Кому: ООО «Бета» (Петрова П.П., руководитель отдела) Подписи: ___________________ ___________________
Передача и подтверждение получения
- Передайте оригинал книжки вручную или по почте с уведомлением.
- Получатель подписывает акт о получении.
- Оригинал хранится в новой организации, копия – в архиве старой.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи получателя – без подписи акт не считается юридически значимым.
- Неучёт всех страниц – проверьте, чтобы каждая страница была учтена.
- Несоответствие дат – дата передачи должна совпадать с датой начала работы у нового работодателя.
- Утрата оригинала – всегда делайте копию перед передачей.
Чек‑лист для контроля
- Есть ли в книжке все необходимые подписи?
- Сделаны ли копии перед передачей?
- Оформлен ли акт передачи с указанием всех реквизитов?
- Получатель подписал акт о получении?
- Копия акта и книжки отправлена в архив старой организации?
Пример письма‑уведомления получателю
Если передача происходит дистанционно, удобно оформить письмо‑уведомление:
Уважаемый(ая) Иван Иванович! В связи с переводом сотрудника Иванова Ивана Ивановича в вашу компанию, просим принять к передаче его трудовые книжки (серия № 123456, выдано ). Для удобства прилагаем акт передачи и копию книжки. С уважением, Отдел кадров ООО «Бета»
Что делать, если книжка потеряна?
В случае утери оригинала необходимо:
- Собрать справки о работе из предыдущих мест.
- Подать заявление в ФНС о восстановлении трудовых данных.
- Оформить новую книжку с отметкой «восстановлена».
Передача трудовых книжек другому ответственному – важный процедурный момент, требующий внимательности и соблюдения нормативных требований. Правильно оформленный акт, подписи сторон и своевременное хранение копий позволяют избежать юридических проблем и гарантируют сохранность трудовых прав сотрудника.
Помните: каждая деталь имеет значение. При соблюдении вышеописанных рекомендаций процесс передачи будет проходить гладко и без лишних рисков.