Ликвидация филиала или обособленного подразделения организации, это сложный юридический процесс, который требует от работодателя строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ. В 2026 году правила оформления документации, включая трудовые книжки, остаются жестко регламентированными. Ошибки в формулировках или процедуре могут привести к судебным разбирательствам и штрафам.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести запись в трудовую книжку при ликвидации филиала, какие существуют нюансы для разных категорий работников и что делать с документами, если сотрудник не забрал их вовремя.
Юридическое основание увольнения
Важно понимать ключевое различие: ликвидация филиала (обособленного подразделения) приравнивается законодательством к ликвидации всей организации в контексте оснований для увольнения.
Согласно пункту 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ, трудовой договор может быть расторгнут работодателем в связи с ликвидацией организации либо прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем. Это основание позволяет уволить абсолютно всех работников филиала, включая:
- Находящихся в ежегодном отпуске;
- Находящихся в отпуске по уходу за ребенком;
- Временно нетрудоспособных (на больничном);
- Беременных сотрудниц.
Важно: Если вместо полной ликвидации филиала планируется открытие нового обособленного подразделения в той же местности с сохранением профиля деятельности, суды могут расценить это как реорганизацию, а не ликвидацию. В таком случае увольнение по ст. 81 п. 1 ТК РФ будет незаконным, и работников необходимо предлагать перевод.
Порядок внесения записи в трудовую книжку
Запись в трудовую книжку (бумажную) и в форму СТД-Р (электронную) вносится в строгом соответствии с приказом об увольнении. Процедура выглядит следующим образом:
Формулировка записи
В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается причина увольнения дословно, со ссылкой на закон. Некорректная формулировка (например, «в связи с закрытием филиала») может сделать запись недействительной.
Правильная формулировка:
«Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Даже если увольняется сотрудник именно филиала, а не головного офиса, формулировка остается единой — «в связи с ликвидацией организации», так как филиал не является отдельным юридическим лицом.
Алгоритм заполнения (образец)
- Графа 1 (№ записи): Присваивается порядковый номер записи в данном разделе.
- Графа 2 (Дата): Указывается дата увольнения (последний рабочий день).
- Графа 3 (Сведения о приеме, переводе, увольнении): Вносится текст: «Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Графа 4 (Документ-основание): Указываются дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении.
Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется). Сотрудник ставит свою подпись об ознакомлении.
Особенности для электронных трудовых книжек
В 2026 году ведение электронных трудовых книжек (формы СЗВ-ТД / СТД-Р) является обязательным. При ликвидации филиала работодатель обязан:
- Сформировать отчетность в Пенсионный фонд (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении (или в сроки, установленные актуальным законодательством на момент 2026 года).
- В поле «Причина увольнения» выбрать соответствующий код и внести текстовую формулировку, идентичную бумажному варианту.
- Выдать работнику форму СТД-Р (бумажный вариант сведений о трудовой деятельности) в день увольнения.
Специфические ситуации
Увольнение участника СВО
Если работник филиала является участником специальной военной операции (СВО), процедура увольнения по ликвидации также применима. Однако работодатель обязан проявить особую внимательность к уведомлению. Если работник не может явиться лично, документы могут быть отправлены по почте с описью вложения или выданы представителю по нотариально заверенной доверенности.
Работники в отпуске по уходу за ребенком
Ликвидация филиала — это одно из немногих оснований, позволяющее законно уволить сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком. Запись в трудовую книжку вносится в общем порядке, датой увольнения считается последний день работы перед отпуском или дата, указанная в приказе с учетом сроков уведомления (за 2 месяца).
Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?
Частая проблема при ликвидации: сотрудник не является за трудовой книжкой и справками. Трудовое законодательство не содержит четкого алгоритма действий, если работник игнорирует уведомления.
Рекомендуемый порядок действий работодателя:
- Фиксация факта: Составьте акт об отказе (или невозможности) выдачи трудовой книжки в присутствии свидетелей.
- Уведомление: Направьте работнику уведомление (заказным письмом с описью вложения) о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте.
- Хранение: До момента фактической ликвидации юридического лица (филиала) невостребованные трудовые книжки хранятся у работодателя.
- Передача в архив: При полной ликвидации организации работодатель обязан сдать невостребованные трудовые книжки в государственный или муниципальный архив по месту нахождения ликвидированного предприятия. Об этом делается соответствующая отметка в реестре.
Важно: С 2023 года бумажные трудовые книжки не заводятся для новых работников, но для тех, кто выбрал бумажный формат ранее, они продолжают вестись. При ликвидации филиала выдача бумажной книжки на руки или передача в архив остается обязанностью работодателя.
Ликвидация филиала требует безупречного документального оформления. Главная задача бухгалтера и кадровика — использовать единую правильную формулировку: «Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 ТК РФ». Соблюдение сроков уведомления (минимум за 2 месяца), правильное заполнение граф трудовой книжки и своевременная передача невостребованных документов в архив защитят организацию от претензий со стороны проверяющих органов и бывших сотрудников.
Помните, что даже при закрытии только части бизнеса (филиала) для закона это равносильно ликвидации юрлица в части трудоустроенных там людей, что дает право на получение выходного пособия в размере среднего месячного заработка и сохранение среднего заработка на период трудоустройства (до 3-х месяцев).