В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносится новая запись, чем отличается бумажный формат от электронного и что делать, если документ утерян.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Хотя в законодательстве формально нет понятия «электронная трудовая книжка» как отдельного физического объекта, на практике ЭТК стала цифровым аналогом привычного бумажного документа. Это единая база данных, содержащая полную информацию о трудовой деятельности человека.

В отличие от бумажного варианта, ЭТК обеспечивает:

• Удобный и быстрый доступ работников к информации о своей деятельности в любое время;
• Минимизацию ошибок при внесении данных;
• Сохранность сведений даже при ликвидации работодателя;
• Автоматическую передачу данных в Пенсионный фонд.

В электронной версии фиксируются личные данные (ФИО, дата рождения, СНИЛС), наименования работодателей, даты приема, перевода и увольнения, а также должности.

Порядок внесения новой записи

Согласно статье 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении. Также обязательно указываются основания прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт закона.

Сроки оформления

Оформление трудовой книжки (внесение записи о приеме на работу) должно быть произведено в течение пяти рабочих дней со дня фактического приема сотрудника. Этим занимается отдел кадров или уполномоченное лицо компании;

Какие документы нужны?

При заключении трудового договора работник обязан предоставить:

1. Трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде и не была ранее заменена на электронную по выбору работника в переходный период);
2. Или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р), если работник перешел на электронный формат.

Исключение составляют случаи, когда трудовой договор заключается впервые — тогда заведение трудовой книжки происходит автоматически в электронном виде.

Как получить выписку или справку о трудовой деятельности?

В 2026 году наиболее удобным способом получения информации о стаже является заказ электронной выписки. Это можно сделать быстро и без посещения госучреждений:

1. Необходимо авторизоваться на портале государственных услуг или в личном кабинете гражданина.
2. Система перенаправит вас на страницу «Гражданам», где самая первая закладка называется «Электронная трудовая книжка».
3. На этой странице нужно нажать на активную ссылку: «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности».
4. Документ будет сформирован мгновенно и подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка работника по каким-либо причинам утеряна (сотрудником или работодателем), ее следует восстановить. Порядок действий зависит от обстоятельств:

• При утере работником: он должен написать заявление работодателю о выдаче новой трудовой книжки с указанием причины утраты. Стаж, предшествующий утере, восстанавливается на основе архивных справок, копий приказов и договоров с предыдущих мест работы.
• При утере работодателем: работодатель обязан восстановить все записи, обратившись к работникам за копиями документов или в архивы. За потерю бумажной трудовой книжки работодатель несет материальную ответственность.

Цифровизация документов: что еще важно помнить?

Тенденция 2026 года, максимальная оцифровка кадрового делопроизводства. Помимо трудовой деятельности, в цифровом виде все чаще требуются и хранятся:

• Дипломы и другие документы об образовании;
• Военный билет;
• Свидетельства о рождении детей (для получения льгот);
• Справки об уходе за детьми или инвалидами.

Важно помнить, что трудовая книжка установленного образца (будь то бумажный бланк старого образца или электронный реестр) остается главным документом, подтверждающим профессиональный путь гражданина. В нее также могут вноситься сведения о наградах за успехи в работе, что особенно важно для ветеранов труда и при присвоении почетных званий.

Следите за актуальностью своих данных в электронной трудовой книжке, регулярно проверяя выписки, чтобы избежать проблем при выходе на пенсию или смене работы.