Вопрос о возможности наличия у одного работника двух трудовых книжек возникает достаточно часто – при смене места работы, при совместительстве, при утере документа и т.д. Ниже подробно рассмотрим, что говорит российское законодательство, какие исключения существуют и какие последствия могут возникнуть при наличии двух книжек.
Правовая база
Основной нормативный акт, регулирующий ведение трудовых книжек – Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 65.1, 65.2). Кроме того, важны:
- Постановление Минтруда России от № 69 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности»;
- Федеральный закон от № 59-ФЗ «Об индивидуальных лицевых счетах» (в части учета страхового стажа).
Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Она ведётся у работодателя, у которого сотрудник находится на основном месте работы.
Общее правило: одна трудовая книжка на одного работника
Законодательство прямо запрещает вести одновременно две трудовые книжки у одного физического лица. Причина проста: трудовая книжка фиксирует хронологию трудовой деятельности, и наличие двух документов создаёт возможность двойного учёта одного и того же периода работы, что противоречит принципу достоверности учёта страхового стажа.
Исключения из этого правила допускаются только в строго определённых ситуациях, которые мы рассмотрим ниже.
Когда может возникнуть ситуация с двумя книжками
Утеря оригинала и выдача дубликата
Если работник потерял трудовую книжку, он может обратиться к последнему работодателю (или в органы социальной защиты) за выдачей дубликата. Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, но оригинал считается утраченным и недействительным. В этот период у работника фактически могут быть два документа (оригинал – если он вдруг найдётся, и дубликат), но только один из них считается действительным.
Оформление трудовой книжки при первом трудоустройстве
У гражданина, впервые устраивающегося на работу, трудовая книжка заводится у первого работодателя. Если он одновременно устраивается по совместительству к другому работодателю, вторая трудовая книжка не заводится – запись о совместительстве вносится в уже существующую книжку.
Совместительство (внутреннее и внешнее)
Согласно ст. 282 ТК РФ, при совместительстве трудовая книжка ведётся только у работодателя, у которого сотрудник работает по основному месту работы. Запись о внешнем совместительстве делается в этой же книжке (при условии, что работник предоставил её работодателю совместителя). Если основного места работы нет, трудовая книжка заводится у первого работодателя, а последующие места работы отражаются в ней как записи о работе.
Работа по договорам гражданско‑правового характера (ГПХ)
При выполнении работы по договору подряда, авторского договора или иного ГПХ трудовая книжка не ведётся. Поэтому наличие такой книжки у работника, работающего исключительно по ГПХ, не требуется, а при совмещении ГПХ с трудовыми отношениями запись делается только в трудовой книжке, связанной с трудовым договором.
Работа за границей и иностранные трудовые книжки
Если гражданин РФ работает за рубежом и у него есть иностранная трудовая книжка (или аналогичный документ), это не считается нарушением российского законодательства, поскольку такие документы не являются трудовыми книжками в смысле ТК РФ. Однако для учёта стажа в ПФР необходимо предоставлять справки о периоде работы за границей.
Последствия наличия двух трудовой книжек
Если у работника действительно оказываются две действующие трудовые книжки (например, обе выданы разными работодателями и обе содержат записи о текущей работе), это может привести к следующим проблемам:
- Отказ в приёме на работу – кадровая служба нового работодателя может заподозрить фальсификацию трудового стажа.
- Проблемы при начислении пенсии – Пенсионный фонд может обнаружить дублирование периодов и потребовать уточнения.
- Административная ответственность – за выдачу подложного документа (ст. 14.13 КоАП РФ) возможно штрафное взыскание.
- Потеря доверия со стороны работодателя – может привести к расторжению трудового договора по статье о нарушении трудовой дисциплины.
Поэтому при обнаружении второй книжки необходимо немедленно принять меры: сдать одну из них в отдел кадров работодателя (обычно у основного места работы) и оформить дубликат или справку о трудовой деятельности, если требуется подтвердить стаж.
Что делать, если у вас две трудовой книжки
- Определите, какой документ является основным. Обычно это книжка, выданная первым работодателем или содержащая запись о текущем основном месте работы.
- Сдайте вторую книжку в отдел кадров вашего основного работодателя с заявлением о её аннулировании (или оформлении дубликата, если оригинал утерян).
- Получите подтверждение о том, что только одна книжка считается действительной (справка о трудовой деятельности или запись в кадровом учёте).
- При необходимости закажите дубликат у последнего работодателя или в органе социальной защиты, если оригинал утерян.
- Храните документы в безопасном месте и избегайте ситуаций, которые могут привести к их дублированию.
Согласно действующему законодательству РФ, у одного физического лица может быть только одна действительная трудовая книжка. Одновременное наличие двух книжек допускается лишь в исключительных случаях (утеря оригинала и выдача дубликата, временное хранение обоих документов до оформления дубликата) и не должно приводить к ведению параллельного учёта трудовой деятельности. При обнаружении второй книжки следует немедленно уведомить работодателя и привести документы в соответствие с законом, иначе возможны трудности с трудоустройством, начислением пенсии и даже административные санкции.
Соблюдение простых правил ведения трудовой книжки поможет избежать недоразумений и обеспечит корректный учёт вашего страхового стажа.