Подписание трудовой книжки – это действие, которое относится к кадровому документообороту и требует наличия полномочий у лица, выступающего от имени работодателя․ Вопрос о том, может ли директор, находясь в отпуске, подписать трудовую книжку (или иной кадровый документ), часто возникает в практике․ Ниже рассмотрены правовые основания, возможные варианты оформления и практические рекомендации․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 68) – трудовая книжка ведётся работодателем; запись в неё делается уполномоченным представителем работодателя․
• Гражданский кодекс РФ (ст․ 185‑189) – возможность оформления доверенности на представителя․
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» – уточняет, кто может подписывать записи․
• Письма Роструда и Минтруда (например, Письмо Роструда от № ПГ/07‑226257) – разъясняют, что директор в отпуске может оформить доверенность на подписание документов, но сам факт подписания в отпуске без delegating полномочий может быть признан нарушением режима труда и отдыха․

Может ли директор подписывать трудовую книжку, находясь в отпуске?

Согласно действующему законодательству, отпуск не лишает директора его полномочий как единоличного исполнительного органа организации․ Однако:

• Если директор сам подписывает документ, находясь в отпуске, это формально не запрещено, но может быть расценено как нарушение режима труда и отдыха (ст․ 112 ТК РФ)․ На практике инспекторы труда часто рекомендуют оформить временное замещение․
• Более безопасный путь – делегировать полномочия на время отпуска другому лицу (заместителю, главному бухгалтеру, уполномоченному работнику) посредством:
• приказа о возложении обязанностей;
• доверенности на подписание конкретных кадровых документов (в т․ч․ трудовой книжки)․

Таким образом, директор может подписывать трудовую книжку в отпуске, но рекомендуется оформитьDelegation полномочий, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов․

Кто может подписать трудовую книжку вместо директора?

В зависимости от структуры организации и наличия уполномоченных лиц варианты следующие:

Заместитель директора (исполняющий обязанности)

Если в штате есть заместитель, ему можно издать приказ о временном исполнении обязанностей директора․ В этом случае заместитель подписывает трудовую книжку от имени работодателя․

Уполномоченный работник по доверенности

Директор может выдать доверенность на подписание кадровых документов (в т․ч․ трудовой книжки) любому сотруднику, которому доверяет․ Доверенность должна содержать:

• наименование организации;
• ФИО и должность доверителя (директора);
• ФИО и должность доверенного лица;
• перечень полномочий (подписание трудовой книжки, приказов о приёме/увольнении и т․д․);
• срок действия доверенности (обычно совпадает с периодом отпуска);
• подпись директора и печать организации․

Учредитель / участник общества

Если директор является единственным сотрудником и одновременно единственным учредителем, подпись трудовой книжки при увольнении может быть выполнена:

• одним из учредителей (если их несколько) по поручению остальных;
• лицом, уполномоченным решением общего собрания участников (протокол собрания)․

Отдел кадров или ответственный за ведение трудовых книжек

В организациях, где есть отдел кадров, запись в трудовую книжку обычно делает сотрудник отдела кадров, а подпись ставит уполномоченное лицо (директор или его заместитель)․ Печать организации ставится независимо от того, кто подписал․

Пошаговая инструкция оформления подписи трудовой книжки при отпуске директора

1. Определить замещающее лицо (заместитель, уполномоченный работник, учредитель)․
2. Подготовить документ оDelegation полномочий:
   • Приказ о возложении обязанностей (формат свободный, но обязательно указывает период, ФИО замещающего лица, перечень полномочий)․
   • Или доверенность на подписание кадровых документов (см․ пункт 3․2)․
3. Уведомить сотрудников (особенно тех, чьи документы будут подписываться) о том, кто уполномочен подписывать в период отпуска директора․
4. Подписать трудовую книжку уполномоченным лицом, поставив свою подпись и, если требуется, печать организации․
5. Сделать запись в журнале учета трудовых книжек (если ведётся) о том, кто подписал и на основании какого документа․
6. После выхода директора из отпуска отменить приказ/доверенность (издать приказ об отмене возложения обязанностей или отозвать доверенность)․

Особенности случая «один сотрудник – генеральный директор»

Когда в организации только один сотрудник, который одновременно является генеральным директором и единственным учредителем, ситуация требует особого подхода:

• При увольнении такого директора трудовую книжку подписывает уполномоченное лицо от учредителей (если их несколько) либо сам учредитель (если он выступает в роли физического лица‑работодателя)․
• Если учредитель – физическое лицо, он может подписать трудовую книжку как работодатель, указав свою должность (например, «Учредитель ООО „Ромашка“»)․
• В случае отсутствия иных лиц, можно оформить доверенность на подписание трудовой книжки на внешнего юриста или бухгалтера, действующего от имени учредителя․

Возможные риски при неправильном оформлении

• Признание подписи недействительной – запись в трудовой книжке может быть оспорена в суде, что приведёт к необходимости её исправления․
• Штрафы со стороны ГИТ за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• Налоговые риски: если подпись относится к финансово значимому документу (например, приказу о премировании), налоговые органы могут оспорить её легитимность․

Пример формулировки приказа о возложении обязанностей

ПРИКАЗ
№ 45 от 22 мая 2026 г․
г․ Москва

О возложении обязанностей генерального директора

В связи с отпуском генерального директора Иванова И․И․ с по ,
в соответствии со ст․ 66 ТК РФ и внутренними нормативными актами организации,
возлагаю на заместителя генерального директора Петрова С․В․ исполнение обязанностей
генерального директора, включая право подписи кадровых документов (трудовых книжек,
приказов о приёме/увольнении, премировании и т․д․)․

Контроль за исполнением приказа возлагаю на главного бухгалтера Смирнову А․Н․
Приказ вступает в силу с момента подписания․

Генеральный директор ______________ /Иванов И․И․/

• Директор, находясь в отпуске, сохраняет свои полномочия, однако для минимизации рисков лучше оформитьDelegation полномочий на замещающее лицо․
• Подпись трудовой книжки может ставить заместитель, уполномоченный работник по доверенности, учредитель или ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник․
• В организациях с единственным сотрудником‑директором подпись трудовой книжки при увольнении осуществляет учредитель (или лицо, уполномоченное им)․
• Несоблюдение порядкаDelegation может привести к признанию подписи недействительной и последующим штрафам․

Соблюдение описанных процедур гарантирует легитимность записей в трудовой книжке и защищает организацию от возможных претензий со стороны трудовой инспекции и налоговых органов․