Вопрос о том, кто имеет право подписывать трудовую книжку при расторжении трудового договора, остаётся актуальным для бухгалтеров и кадровых специалистов. Ниже рассмотрены нормативные основания, практические возможности и ограничения, связанные с возложением этой функции на главного бухгалтера.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 84.1 регулирует выдачу трудовой книжки при увольнении: работник получает её в день прекращения трудового договора без отдельного заявления.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России от № 320н (п. 36) – определяет, кто может заверять записи в трудовой книжке.
• Кодекс законов о труде (КЗоТ) – ст. 47 обязывает работодателя выдать копию приказа об увольнении и письменное уведомление о начисленных выплатах в день увольнения.
• Правила ведения трудовых книжек (п. 35) – не различают требования к подписи лица, ответственного за ведение книжки, и подписи работника.

Кто уполномочен подписывать трудовую книжку?

Согласно п. 36 Порядка ведения трудовых книжек, подпись ставит лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Обычно это:

• руководитель организации (генеральный директор, директор);
• уполномоченное им лицо (по доверенности или приказу о возложении обязанностей);
• специалист по кадрам, если его должностные инструкции включают ведение трудовых книжек.

Важно, что должность подписывающего лица не имеет значения – главное, чтобы оно было официально наделено соответствующими полномочиями.

Возможность возложения обязанностей на главного бухгалтера

Из материалов справочника «Система Главбух» и комментариев экспертов следует, что главный бухгалтер может быть назначен ответственным за ведение трудовых книжек при условии оформления соответствующего внутреннего документа:

1. Приказ о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек на главного бухгалтера (можно оформить как отдельный приказ или включить в должностную инструкцию).
2. В случае, если генеральный директор передал свои полномочия по доверенности другому лицу, заверять записи может уполномоченное доверенностью лицо (см. фрагмент от 2026‑03‑18).
3. Если в организации нет кадровой службы, а главный бухгалтер уже ведёт учёт персонала, логично возложить на него и функцию ведения трудовых книжек.

Таким образом, главный бухгалтер имеет право подписывать трудовую книжку при увольнении, если:

• у него есть официальное назначение (приказ или должностная инструкция) на ведение трудовых книжек;
• он действует в рамках своих полномочий, не превышая их;
• подпись ставится в соответствии с п. 35 Правил ведения трудовых книжек (без указания должности, если это не требуется внутренними нормативными актами).

Порядок оформления подписи при увольнении

Согласно ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Порядка, процедура выглядит так:

1. В день увольнения работнику выдаётся трудовая книжка с записью об увольнении (номер записи, дата, формулировка основания).
2. Запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (в данном случае – главного бухгалтера).
3. Работник расписывается в личной карточке и в книге учёта движения трудовых книжек (см. фрагмент от 2026‑05‑21 о расписывании работника).
4. Выдаются также копия приказа об увольнении и письменное уведомление о начисленных выплатах (ст. 47 КЗоТ).

При оформлении подписи рекомендуется:

• Указывать ФИО полностью;
• Ставить дату подписи (день выдачи трудовой книжки);
• При необходимости – указывать должность («главный бухгалтер»), если это предусмотрено внутренним нормативным актом организации.

Практические рекомендации

1. Оформить внутренний документ – приказ о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек на главного бухгалтера или внести соответствующие изменения в его должностную инструкцию.
2. Проверить соответствие локальным нормативным актам (положению о бухгалтерском учёте, положению о кадровой работе), чтобы не возникло конфликта полномочий.
3. Обучить персонала – обеспечить, чтобы главный бухгалтер знал порядок заполнения и заверения записей, а также требования к подписи.
4. Вести журнал учёта – фиксировать каждую выдачу трудовой книжки с указанием ответственного лица, даты и номера записи.
5. При отсутствии возможности (например, если главный бухгалтер уже перегружен или внутренние документы запрещают совмещение функций) – delegировать подпись уполномоченному лицу по доверенности или руководителю.

Главный бухгалтер может подписывать трудовую книжку при увольнении, если:

• у него есть официальное назначение на ведение трудовых книжек (приказ или должностная инструкция);
• он действует в пределах предоставленных полномочий;
• подпись ставится в соответствии с п. 35 Правил ведения трудовых книжек и п. 36 Порядка, утверждённого приказом Минтруда России № 320н.

В отсутствие такого назначения подпись должна ставиться уполномоченным лицом (руководителем, доверенным представителем или специалистом по кадрам). Соблюдение указанных требований гарантирует законность оформления трудовой книжки и защищает права как работника, так и работодателя.