Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж, квалификацию и право на социальные гарантии. Вопрос о том, может ли индивидуальный предприниматель (ИП) оформлять трудовую книжку, часто возникает у начинающих бизнесменов. В статье разберём, какие правовые нормы регулируют этот процесс, какие варианты существуют и как правильно оформить трудовую книжку в разных ситуациях.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка (в т.ч. электронная) – документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты приема и увольнения, должности, основания увольнения, сведения о повышении квалификации и т.д. Оформлением и ведением трудовой книжки занимается работодатель в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и Федеральным законом «Об электронной трудовой книжке» от № 447‑ФЗ.
Ключевые положения ТК РФ:
- Ст. 67 ТК РФ – обязанность работодателя вести трудовую книжку.
- Ст. 68 ТК РФ – работник обязан предоставлять трудовую книжку работодателю.
- Ст. 71 ТК РФ – порядок оформления, заполнения и выдачи трудовой книжки.
Кто считается работодателем?
Согласно ТК РФ, работодателем может быть:
- Юридическое лицо.
- Индивидуальный предприниматель.
- Государственный орган, муниципальная организация и др.
Таким образом, ИП, зарегистрированный в установленном порядке, имеет статус работодателя и может вести трудовые книжки своих наёмных работников.
Может ли ИП оформить трудовую книжку себе?
Ответ: нет. Трудовая книжка предназначена для оформления трудовых отношений между работодателем и наёмным работником. Индивидуальный предприниматель, работающий на себя, считается самозанятым (самостоятельным предпринимателем) и не подпадает под определение «работник» в ТК РФ. Поэтому ИП не имеет права вести собственную трудовую книжку.
Если ИП хочет фиксировать свой профессиональный опыт, он может использовать:
- Свидетельство о государственной регистрации ИП.
- Квалификационные сертификаты, дипломы.
- Электронный профиль в системе «Портал государственных услуг», где можно указать сведения о предпринимательской деятельности.
Оформление трудовой книжки у наёмных работников ИП
Когда ИП обязан вести трудовую книжку?
ИП обязан вести трудовую книжку, если у него есть наёмные работники, то есть лица, трудоустроенные на основании трудового договора (ст. 2 ТК РФ). К таким работникам относятся:
- Трудовые договоры на полный и неполный рабочий день.
- Договоры подряда, если в них предусмотрено выполнение работы по заданию работодателя (в этом случае трудовая книжка не требуется).
Пошаговая инструкция по оформлению трудовой книжки у ИП
- Подготовка документов:
- Трудовая книжка (бумажная) или запрос на оформление электронной трудовой книжки через портал Госуслуги.
- Трудовой договор с работником.
- Свидетельство о регистрации ИП, ИНН, ОГРНИП.
- Регистрация в системе «Электронная трудовая книжка» (если выбираете электронный вариант):
- Войти в личный кабинет на Госуслуги.
- Подать заявление «О выдаче (переводе) электронной трудовой книжки».
- Получить подтверждение о регистрации в системе.
- Заполнение первой записи (для бумажной книжки):
- Дата приема, должность, основание (трудовой договор).
- Подпись работодателя (ИП) и печать (если ИП использует печать).
- Выдача книжки работнику – в течение 3 дней с момента начала работы (ст. 71 ТК РФ).
- Ведение записей – при каждом изменении условий труда (повышение, перевод, отпуск, увольнение) вносить соответствующие записи.
- Сдача книжки при увольнении – работник получает книжку с заверенными записями о всех периодах работы.
Особенности оформления у ИП без печати
ИП может вести трудовую книжку без печати, но подпись работодателя должна быть заверена печатью, если в уставных документах ИП предусмотрено её использование. В практике допускается оформление подписи без печати, если в договоре с работником указано, что ИП действует без печати.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и ИП
С 2021 года в России вводится обязательное использование электронной трудовой книжки. Для ИП процесс выглядит так:
- Регистрация ИП в системе «ЭТК» через портал Госуслуги.
- Получение доступа к личному кабинету работодателя.
- Ввод данных о приёме на работу, изменениях и увольнении через электронные формы.
- Работник получает уведомление о наличии ЭТК и может просматривать её в личном кабинете.
Преимущества ЭТК:
- Отсутствие необходимости в бумажных носителях.
- Автоматическое уведомление государственных органов.
- Упрощённый контроль за правильностью записей.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Может ли ИП оформить трудовую книжку своему супругу/супруге?
Да, если супруг(а) работает у ИП на основании трудового договора, то он/она считается наёмным работником, и ИП обязан вести его/её трудовую книжку;
Нужно ли вести трудовую книжку, если ИП нанял помощника на основании гражданско‑правового договора?
Нет. Гражданско‑правовой договор (договор подряда, оказания услуг) не создает трудовых отношений, поэтому вести трудовую книжку не требуется.
Что делать, если ИП «забыл» оформить трудовую книжку новому работнику?
Согласно ст. 71 ТК РФ, работодатель обязан оформить трудовую книжку в течение 3 дней с момента начала работы. При просрочке работник может потребовать компенсацию за нарушение трудового законодательства.
Можно ли оформить трудовую книжку в электронном виде, если ИП не имеет доступа к Госуслугам?
Для оформления ЭТК необходимо иметь подтверждённый аккаунт в системе Госуслуг. Если у ИП нет доступа, рекомендуется пройти процедуру регистрации в Госуслугах (это бесплатно и занимает до 5 дней).
Как оформить трудовую книжку, если ИП работает в нескольких регионах?
Трудовая книжка оформляется в месте работы сотрудника, а не в месте регистрации ИП. Поэтому в каждом регионе, где у ИП есть сотрудники, необходимо вести отдельные записи в их трудовых книжках.
Итак, подытожим основные положения:
- ИП может вести трудовые книжки только у своих наёмных работников. Это обязательство возникает с момента заключения трудового договора.
- ИП не может оформить трудовую книжку себе, так как он не является работником, а выступает в роли работодателя.
- Для оформления используется как традиционная бумажная форма, так и современная электронная трудовая книжка через портал Госуслуги;
- Нарушение правил ведения трудовой книжки влечёт административную ответственность (штрафы для работодателя) и может стать основанием для трудовых споров.
Если вы планируете открыть ИП и нанять сотрудников, сразу позаботьтесь о правильном оформлении трудовых книжек – это упростит взаимодействие с налоговыми органами, Пенсионным фондом и другими государственными структурами.
Полезные ссылки
- Трудовой кодекс РФ (консультант.плюс)
- Портал государственных услуг – оформление электронной трудовой книжки
- Федеральная налоговая служба – регистрация ИП и налоговые режимы
При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, либо к специалисту по кадровому учёту.