Вопрос о том, может ли работник одновременно иметь более одной трудовой книжки, часто возникает у соискателей, уволившихся с одного места работы и получивших новую книжку, а также у тех, кто хочет «переписать» сведения в электронный формат. Ниже – подробный разбор нормативных актов, практических нюансов и рекомендаций, как действовать в соответствии с законом.
Трудовая книжка в законодательстве РФ
Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. О её статусе и порядке ведения говорит Статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Согласно этой статье:
- Трудовая книжка должна вестись в единственном экземпляре.
- Книжка должна быть установленного образца, выданного работодателем.
- В ней фиксируются сведения о каждом месте работы, периодах занятости, должностях, причинах увольнения и т.д.
С 1 января 2020 года в действие вступил Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Он ввёл электронную трудовую книжку (ЭТК) и определил порядок её использования.
Основное правило: одна трудовая книжка
В соответствии с текущим законодательством каждый работник обязан иметь одну трудовую книжку, будь то бумажный документ или электронный аналог. Наличие двух бумажных книжек одновременно считается нарушением:
- Работодатель обязан вести запись в той книжке, которая была выдана работнику при приёме на работу.
- Если работник уже имеет заполненную книжку, новый работодатель не имеет права выдавать ему вторую бумажную книжку.
- В случае обнаружения у работника более одной книжки, инспекция труда может наложить штраф на работодателя (по статье 5.27 КоАП РФ) и потребовать приведения сведений в порядок.
Когда «две книжки» могут появиться законно
Существует несколько ситуаций, когда у работника может оказаться две (или более) записи о трудовой деятельности, но это не противоречит закону, если соблюдены определённые процедуры.
Переход на электронную трудовую книжку
- Работник может запросить перевод своей бумажной книжки в электронный формат. При этом бумажный документ считается заменённым и более не используется.
- Перевод осуществляется через Пенсионный фонд России или через портал Госуслуг. После подтверждения перехода в системе появляеться запись о том, что у работника «ЭТК», а старая книжка аннулируется.
Утрата, порча или добровольная сдача книжки
Если книжка была утеряна, повреждена или работник сдал её работодателю, он имеет право получить новую книжку. При этом:
- Работодатель оформляет акт утраты/сдачи.
- В новой книжке делается отметка о том, что она заменяет прежнюю (обычно в виде записи «заменена книжка № …»).
- Старый документ считается недействительным и не может использоваться для дальнейшего трудоустройства.
Случайные дублирования при смене работодателя
Иногда работник получает новую книжку от нового работодателя, не уточнив, что у него уже есть заполненная книжка. В таком случае:
- Работник обязан сообщить новому работодателю о наличии предыдущей книжки.
- Работодатель обязан вести запись в той книжке, которая уже находится у работника, либо оформить перевод в электронный вид.
- Если работник уже получил новую книжку, он может вернуть её работодателю с пометкой «заменена» и попросить оформить запись в существующей книжке.
Особые категории работников
Для некоторых категорий (например, военнослужащих, сотрудников силовых структур) могут использоваться специальные формы трудовых книжек, но они тоже подчиняются принципу «одна книжка на одного работника».
Последствия нарушения правила «одна книжка»
Нарушение требований ТК РФ влечёт за собой как административную, так и трудовую ответственность:
- Для работодателя – штраф по статье 5.27 КоАП РФ (от 5 000 до 20 000 рублей) за несоблюдение порядка ведения трудовой книжки.
- Для работника – возможные трудовые споры, осложнения при получении пенсии (некорректные данные в ПФР) и затруднения при подтверждении стажа.
- При проверке в Пенсионном фонде могут возникнуть «дублирующие» записи, что усложнит расчёт страховых взносов и будущих выплат.
Как правильно оформить замену или перевод в электронный формат
- Обратитесь к текущему работодателю. Сообщите о желании перевести книжку в электронный вид или о необходимости заменить утерянную книжку.
- Подайте заявление. В заявлении укажите ФИО, СНИЛС, текущий номер книжки и желаемый вариант (ЭТК или новая бумажная книжка).
- Получите справку об увольнении. В ней будет указано, что книжка заменена или аннулирована.
- Зарегистрируйтесь на портале Госуслуг. Через личный кабинет подайте запрос на создание/перевод ЭТК. Потребуется скан паспорта, СНИЛС и справка от работодателя.
- Подтвердите перевод. После одобрения в системе ПФР появится запись о вашей электронной трудовой книжке. Старая бумажная книжка считается недействующей.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли хранить одновременно бумажную и электронную книжку?
Да, если электронная книжка только что создана, а бумажный документ ещё не аннулирован. Однако в дальнейшем следует использовать только один формат – предпочтительно электронный.
Что делать, если у меня две бумажные книжки?
Необходимо:
- Сообщить об этом обоим работодателям.
- Оформить акт о замене одной из книжек (обычно у работодателя, выдавшего более новую).
- Если обе книжки заполнены, объединить сведения в одну (через перевод в ЭТК) и аннулировать вторую.
Может ли работодатель отказать в переводе в электронный формат?
Согласно закону № 439‑ФЗ, работник имеет право на перевод, а работодатель обязан предоставить необходимые сведения в ПФР. Отказ без уважительных причин считается нарушением.
Как проверить, есть ли у меня электронная трудовая книжка?
Войдите в личный кабинет на Госуслуги или на сайте Пенсионного фонда РФ. В разделе «Трудовая книжка» будет отображена информация о наличии ЭТК.
Один работник – одна трудовая книжка. Это правило действует как для бумажных, так и для электронных форм. Наличие двух бумажных книжек одновременно считается нарушением, которое может привести к штрафам для работодателя и осложнениям для работника.
Если вы столкнулись с дублированием, следует:
- Своевременно уведомить работодателей.
- Оформить замену или перевод в электронный формат в соответствии с ФЗ № 439‑ФЗ и статьей 66 ТК РФ.
- Контролировать свои записи в Пенсионном фонде, чтобы избежать ошибок в расчёте пенсионных прав.
Соблюдая эти рекомендации, вы гарантируете законность своих трудовых документов и упрощаете процесс получения будущих социальных выплат.
Источник: Трудовой кодекс РФ (ст. 66), Федеральный закон № 439‑ФЗ от , Федеральный закон № 436‑ФЗ, постановление Правительства РФ № 590 от , материалы официальных сайтов Министерства труда и социальной защиты РФ, ПФР и портала Госуслуг.